1. Kapsam Yönetiminden herkesi sorumlu tutun. Çoğu kapsam değişiklik süreçleri proje yöneticisi seviyesinde gayet etkili olur fakat takım üyeleri tarafından suiistimal edilebilir. Proje yöneticisi kapsam değişikliği kurallarını uygulamada çok detaycı ve zorlayıcı olduğunda müşteriler genelde doğrudan takım üyelerine gitmeyi deneyebilirler.Buradaki temel nokta herkesin bu değişikliklerden sorumlu tutulması gerekliliğidir. Takım üyelerinin de kapsam değişikliği süreçlerini ve neden önemli olduklarını anlamaları gerekmektedir. Hatta müşterinizin de süreçleri ve neden önemli olduklarını anlamaları gerekir. Bu süreçlerin sadece sponsorun ve proje yöneticisinin ilgisinde kalmasını engelleyin. Tüm takıma ve müşteriye yayılmasını sağlayın.

2. Büyük projeler için Değişiklik Kontrol Kurulu ( Komitesi) Kullanın. Bazı zamanlar büyük projelerde sponsorlar kapsam değişikliği kararlarını almakta rahat olamayabilirler. Bu durumlar genelde değişikliklerin diğer organizasyonları etkileyeceği durumlarda olur. Bazı durumlarda da birden fazla organizasyon değişiklik kararlarına katılmakta, katkı sağlamakta veya projeye fon saplamaktadırlar, ve değişiklik konusunda söz sahibidirler. Bu gibi durumlar için kapsam değişikliği onaylaması için bir grup kişiye ihtiyaç duyulacaktır.Bu grubun genel olarak adına Değişiklik Kontrol Kurulu(Komitesi) denir. Bir Kurul ile çalışmak genelde karışıklık yaratabilir. Buna rağmen genel değişiklik yönetim sürecinin çok fazla değişmesi gerekmeyebilir. Örneğin değişiklik talebi halen bir doküman ile alınacaktır. Proje ekibinin değişikliğin etki ve maliyet analizini yapması gerekecektir. Kurulun ise değişikliğin projeye etkisini, proje değerlerine katkısını zamanlamayı vb, değerlendirmeleri yapıp bir karara vararak değişikliği kabul veya ret etmesi gerekecektir.Diğer bir yanda ise değişiklik yönetim süreçlerinin karmaşıklığına ihtiyaç duyulan yerler olacaktır. Kuruluda kimlerin olması gerektiği, ne kadar sıklıkla toplanılacak, acil durumlarda nasıl haberleşilecek, karara nasıl varılacak( çoğunluk, oy birliği vb..) ek işler nasıl ödenecek vb..·

3. Kapsam Değişikliklerini Doğru kişinin onayladığından emin olun. Bir projedeki tipik problem, takımın değişiklik yönetimindeki rolleri, ör, sponsorun, müşterinin veya son kullanıcının, anlayamamasıdır. Genelde sponsor projenin fonlamasını sağlayan kişidir. Yönetim kademesinde üstlerdedir ve günlük operasyonlarda karşılaşmanız olası değildir.Proje takım üyelerinin genelde çoğunlukla çalışması gerekeceği kişiler müşteriler ve son kullanıcılar olacaktır. Son kullanıcılar projenin oluşturduğu çözümü kullanacak kişilerdir.Bir değişikliğin son kullanıcıya ne kadar önem arz ettiği önemli değildir. Son kullanıcılar kapsam değişikliği kararı veremezler ve takım üyelerinize kapsam değişikliklerini yapmaları için onay veremezler. Sponsor onayı verir. Son kullanıcılar değişiklik isteği yapabilirler ama onaylayamazlar, çünkü son kullanıcılar değişikliklerin etkisini hesaplayıp sizin organizasyonunuz için ek bir fon oluşturamazlar.

Kaynak: Proje Eğitim Merkezi
http://www.projeegitimmerkezi.com