Projeler genelde bir grup kişi tarafından yapılır. Bir proje yöneticisi olarak ekibinizdeki kişilere görevlerini dağıtırsınız. Hepsini kendiniz yapmaya kalkarsanız veya doğru kişilere doğru göreve atamazsanız, ciddi biçimde projeniz yavaşlayacaktır. Bundan kaçınmak ve kaynaklarınızın zaman programını daha etkin yapabilmeniz için 5 ipucundan yararlanabilirsiniz;

İpucu 1: Kaynakları görevlere atayın.

 İlk yapmanız gereken iş projenizde yapılması gereken işleri ekip üyelerine atamaktır. Burada önemli nokta doğru işi doğru kişiye atayabilmek için önceden kaynakların profillerini ve yeteneklerini belirleyip görevleri buna dikkat ederek atamanızdır. Bunun için kişilerin kendileriyle ya da birim yöneticileri ile görüşün. Yanlış bir atama yaparsanız, üyeler sizi uyarabilmeli ve hızlıca başka birine atama yapabilmelisiniz

 İpucu 2: Kimin yeterli zamanı olduğunu kontrol edin.

Görevlendirmeleri yaparken, her bir görev için ne kadar uygun /boş zamanı olduğunu bilmeniz gerekecektir. Bunun için kurumsal ölçekte bir kaynak takvimine ihtiyaç duyabilirsiniz. Ya da Microsoft Project veya Primevera gibi planlama yazılımları ile kimlerin uygun olduğunu görerek atamalarınızı yapabilirsiniz.

 İpucu 3: Kimin çok fazla işi olduğunu kontrol edin.

Görevlendirilen kaynakların bazıları birkaç göreve aynı anda atanmış olabilirler. Belirlenen çalışma zamanının üzerinde çalışması beklenen kaynaklarda stres artabilir ve bu da tüm ekibin moralini düşürebilir. Yine Microsoft Project veya Primevera gibi zaman planlama yazılımları yardımıyla fazla yükleme yapılmış kaynakları görüp düzeltmeler yapabilirsiniz.

İpucu 4: İlerlemeyi düzenli olarak gözlemleyin. 

Projenizde sürekli olarak ilerleme ve değişiklikler yaşanacaktır. Çok fazla iş yükü olan bir kişi ilerleme sağlayıp daha sonrasında görevlerini dengeli biçimde yapıyor hale gelebilir veya az iş yükü olan bir kişi de birden çok fazla iş ile mücadele ediyor duruma gelebilir.Takvim ve görevlendirme raporlarınızı düzenli olarak kontrol ederek herkesin iş yükü dengesinin düzgün olduğundan emin olun. Aynı zamanda kimlerin yeni görevler almaya uygun hale geldiğini de takip edebilirsiniz.

İpucu 5: Gerekli durumlarda yeniden görevlendirme yapın. 

Çok fazla görev atanmış bir kaynağın işlerinin tamamını veya bir kısmını aynı yeteneklere sahip başka bir kaynağa atayabilirsiniz. Bazı durumlarda işler başladıktan sonra kaynağın ilerleme performansının istediğiniz gibi olmadığını da fark edebilirsiniz. Bu gibi durumlarda yeteneklerine en uygun başka bir kaynağı görevlendirmek herkesin en uygun şekilde değerlendirilmesini sağlayacaktır. Tabi bu noktada her iki kaynağı da durumdan önceden haberlendirmeniz sürprizlerle karşılaşmalarını engelleyecektir.

Kaynak: Proje Eğitim Merkezi

http://www.projeegitimmerkezi.com