Doküman Yönetimi, İletişim Yönetiminin bir parçasıdır. Proje Yöneticisi bir dokümanın yaratıldıktan tamamlanana kadar geçirdiği evreleri tanımalıdır. Bu bilgi proje yöneticisine herhangi bir anda dokümanların durumunun ne olduğunu anlama ve bitene kadar gereken zamanı tanıma yetisi kazandıracaktır.

Örneğin takım elemanlarından birisi bir doküman için 2 haftaya hazır olur dediğinde, dolaşıma çıkarmak için 2 hafta gerekir mi, yoksa tüm dolaşım ve onaylardan geçmesi için 2 hafta gerekir mi demek istemektedir?
Tabii ki tüm dokümanlar doküman oluşturma ve onaylama süreçlerinin hepsinden geçmezler. Bununla birlikte dokümana göre aşağıdaki basamaklardan bir veya birkaçı gerekebilir;

 Dokümanı planlayın

 Bazı zamanlarda oturup hemen dokümanı yazmaya başlayabilirsiniz. Diğer zamanlarda ise doküman hazırlamak için düşünmeniz ve planlama yapmanız gerekir. Dokümanlar büyüdükçe ve karmaşık hale geldikçe bu ihtiyaç daha da belirgin olur. Planlama ve hazırlık yaparak, dokümanın ana hatlarını, bölümlerini ve içeriğini hazırlamanız size başlamakta yardımcı olacaktır.

İlk Taslağı hazırlayın

Bu basamak dokümanın ilk halinin hazırlanması demektir. Eğer daha fazla gözden geçirme veya onaylama basamağı gerekmiyor ise son basamak ta olabilir. En çok efor bu safhada harcanır.

Geribildirim için dokümanı dolaşıma sokun ve güncelleyin

 Bu basamak dokümanın gözden geçirilmek üzere dolaştırılmasını ve gerbildirim alınmasını içerir. Dokümanın özelliğine göre bu aşama kendi içinde tekrar eden bir basamak olabilir. Bir doküman ilk önce iç gözden geçirmeye uğrayıp sonra paydaşlara sunulabilir ve oradan da yönetim gözden geçirmesine sunulabilir.

 Doküman onayı alın

Doküman geribildirim için gözden geçirme adımlarından geçtikten sonra son onay için hazır hale gelecektir. Bazı dokümanlar resmi yazılı bir şekilde onaylanma ihtiyacı duyarken diğerleri son gözden geçirmelerden sonra otomatik olarak onaylanmış kabul edilebilir.

Kaynak: Proje Eğitim Merkezi

http://www.projeegitimmerkezi.com