Proje yöneticisiyseniz muhtemelen bu durumu yaşarsınız. Mesela ekip üyesine önemli bir görevin durumunu sorabilirsiniz ve cevap olarak size projeye atandığından haberi olmadığını söyleyebilir.
Direktiflerinizin ve atamalarınızın ekip üyeleri tarafından anlaşıldığını test etmenin en iyi yolu önlerindeki iki hafta boyunca nelerle sorumlu olduklarını sormaktır. Bu belirli süre aralıklarında sorulduğunda ya da önemli bir projeyi yürütürken değerli olabilir. Eğer üyeler sizin onlardan ne beklediğiniz bilirse, işleri etkili ve açık şekilde tayin etme şansınız olur. Çalışanlar sizlere beklediğinizden farklı cevaplar veriyorsa, açıklık ve kesinlik konusunda daha fazla çalışmanız gerekecektir.
İş tayini yaparken aşağıdaki 8 maddenin net olduğundan emin olmalısınız;
Etkinlik ismi: İş takviminden gelir.
Açıklama: Gerektiği takdirde işlerinizi açıklayın.
Başlangıç ve bitiş tarihi: Proje yöneticisi aktivitelerin başlayacağı ve biteceği tarih konusunda net olmalı. Eğer ekip üyeleri işleri bitiş tarihine yetiştiremeyecekse, proje yöneticisine en kısa zamanda bildirilmeli.
Tahmini efor süreleri: Proje yöneticisi etkinliğin bitirilmesi için gerekli olan zamanı hesaplamalıdır. Bu durum genellikle önem sıralamasında bitiş tarihinden sonra gelir. Eğer ekip üyeleri tahmin edilen efor sürelerinde işi bitiremezse proje yöneticisine bunu bildirip onayını almalıdır.
Tahmini gider: Eğer ekip üyeleri tahmin edilen giderler çerçevesinde işi bitiremezse proje yöneticisine bunu bildirip onayını almalıdır. Eğer proje sadece insan gücüne bağlıysa, projenin uzamasından doğan maliyet fazla çalışma saatleriyle direk alakalıdır. Eğer aktivitemiz insan gücüne bağlı değilse, maliyetimiz bütçenin üzerinde olabilir.
Çıktı: Ekip üyeleri yaptıkları işin içeriğini yada iş sonucunda çıkan çıktıları anlamalıdır. Eğer karşılanması gereken kalite kıstasları varsa ekip üyeleri bunlardan haberdar olmalıdır.
Bağlılık: Ekip üyeleri diğer aktiviteler ile olan ilişkileri hakkında emin olmalıdır. Birinin başlaması için diğer etkinliğin bitmesi gerekebilir.
Diğer kaynaklar: Farklı insanlar ve kaynaklar aynı etkinlik içinde kullanılıyorsa iletişim ömemlidir. Ekip üyeleri diğer personelleri ve projenin tamamından kimin sorumlu olduğunu bilmelidir.
Eğer ekip üyeleri işi tam anlayıp ta zamanında teslim edememişse performans probleminiz var demektir. Eğer üyeler atandıkları iş hakkında fikirleri yok ise, net değillerse proje yöneticisinin iletişim problemi var demektir.

Kaynak: Proje Eğitim Merkezi

http://www.projeegitimmerkezi.com