Proje kapsam yönetimi, projeyi başarıyla tamamlamak amacıyla, projenin tüm gerekli çalışmaları içermesini sağlamaya yönelik süreçlerden oluşur.

Proje kapsamını yönetmek, öncelikle projeye nelerin dahil edileceğini ve nelerin edilmeyeceğini tanımlama ve kontrol etme işidir.

1.       Gereksinimlerin Toplanması: Proje hedeflerine ulaşmak amacıyla, paydaşların ihtiyaçlarının tanımlanması ve belgelenmesi sürecidir.

  • Gereksinim Dokümantasyonu: Gereksinim Dokümantasyonu her bir gereksinimin projeyle bağlantılı iş ihtiyacını nasıl karşıladığını açıklar. Gereksinimler başlangıçta genel bir liste olarak hazırlanabilir ve daha çok bilgi elde edildikçe kademeli olarak daha ayrıntılı hale gelebilir.
  • Gereksinim Yönetim Planı: Gereksinim yönetim planı gereksinimlerin proje süresince nasıl analiz edileceğini, belgeleneceğini ve yönetileceğin belgeler. Fazlar arası ilişkilerin, gereksinimlerinin nasıl yönetileceği üzerinde büyük etkisi vardır.
  • Gereksinim İzlenebilirlik Matrisi: gereksinim izlenebilirlik matrisi, gereksinimlerin başlangıç noktalarıyla bağlantısını gösteren ve proje yaşam döngüsü boyunca izlenebilmelerini sağlayan bir tablodur. Bir gereksinim izlenebilirlik matrisinin uygulanması, gereksinimleri iş ve proje hedefleriyle bağlantılı hale getirerek her bir gereksinimin iş değeri katmasını güvence altına almaya katkıda bulunur.

2.       Kapsamın Tanımlanması: Proje ve ürünün ayrıntılı bir açıklamasının oluşturulması sürecidir.

  • Proje Kapsam Bildirimi: Proje kapsam bildiriminde projenin teslimatları ve bu teslimatları yaratmak için gerekli çalışmalar ayrıntılı olarak açıklanır. Proje kapsam bildirimi, ayrıca, proje paydaşlarının proje kapsamına ilişkin ortak bir anlayışa sahip olmalarını sağlar. 

3.       İş Kırılım Yapısının (İKY) Oluşturulması: Proje teslimatlarının ve proje çalışmalarının daha küçük ve yönetilebilir bileşenlere ayrılması sürecidir.

  • İKY: İKY, proje ekibinin proje hedeflerine ulaşmak ve gerekli teslimatları yaratmak için yürüttüğü çalışmaların teslimata yönelik olarak hiyerarşik şekilde ayrıştırılmasıdır. İKY’nin her alt seviyesi proje çalışmalarının giderek ayrıntılandırılan bir tanımını temsil eder. İKY, çalışma paketleri için kontrol hesaplarının ve hesap kodları için benzersiz bir belirtecin belirlenmesiyle sonuçlandırılır. Bu belirteçler maliyet zaman çizelgesi ve kaynak bilgilerinin hiyerarşik bir şekilde toplanması için bir yapı sağlar.
  • İKY Sözlüğü: İKY sözlüğü, İKY’nin oluşturulması süreciyle üretilen ve İKY’yi destekleyen bir belgedir. İKY sözlüğü çalışma paketleri ve kontrol hesapları da dahil olmak üzere, İKY’nin bileşenlerinin  daha ayrıntılı olarak tanımlanmasını sağlar.

4.       Kapsamın Doğrulanması: Tamamlanan proje teslimatlarının kabulünü resmileştirme sürecidir.

5.       Kapsamın Kontrolü: Proje ve ürün kapsamının durumunun izlenmesi ve kapsam temel çizgisindeki değişikliklerin yönetilmesi sürecidir.  

Bu süreçler birbirleriyle ve diğer bilgi alanlarındaki süreçlerle etkileşim halindedir. Her süreç projenin ihtiyaçlarına bağlı olarak bir ya da birkaç kişinin çalışmasını gerektirebilir. Her süreç her projede en az bir kez gerçekleştirilebilir ve proje fazlara ayrılırsa, bir ya da birkaç fazda gerçekleştirilebilir. Süreçler burada iyi tanımlanmış ara yüzleri olan ayrı ayrı bileşenler şeklinde sunulmakla birlikte, uygulamada burada ayrıntılı olarak açıklanmayan şekillerde iç içe geçer ve etkileşirler.

Proje bağlamında kapsam terimi şu anlamlara gelebilir:

Ürün Kapsamı: Bir ürün, hizmet ya da sonucu tanımlayan özellikler ve fonksiyonlar

Proje Kapsamı: Belirtilen özelliklere ve fonksiyonlara sahip bir ürün, hizmet ya da sonucu teslim etmek için yapılması gereken çalışmalar.