Proje iletişim yönetimi, proje bilgilerinin zamanında ve uygun şekilde üretilmesi, toplanması, dağıtılması, saklanması, erişilmesi ve nihai olarak tanzim edilmesi için gerekli süreçleri içerir. Proje yöneticileri zamanlarının büyük bir bölümünü ekip üyeleriyle ve gerek organizasyon içi gerekse organizasyon dışı paydaşlarla iletişim kurmaya ayırırlar. Etkin bir iletişim, farklı kültürel ve organizasyonel geçmişleri, farklı deneyim düzeylerini ve projenin yürütülmesi ya da sonucuna ilişkin farklı bakış açılarını ve çıkarları birleştirerek projeyle ilişkili çok farklı özelliklere sahip paydaşlar arasında bir köprü oluşturur.
1. Paydaşların Belirlenmesi: Projeden etkilenen tüm kişi ve organizasyonları belirleme ve onların çıkarlarına projeyle ilişkilerine ve projenin başarısı üzerindeki etkilerine ilişkin bilgileri belgeleme sürecidir.
• Paydaş listesi: Paydaşların belirlenmesi sürecinin ana çıktısı paydaş listesidir. Paydaş listesi, belirlenen paydaşlarla bağlantılı olarak tüm ayrıntıları içerir. Kimlik bilgileri, değerlendirme bilgileri, paydaş sınıflandırması gibi.
2. İletişimin Planlanması: Proje paydaşlarının bilgi ihtiyaçlarının belirlenmesi ve bir iletişim yaklaşımının tamamlanması sürecidir.
• İletişim Yönetimi Planı: İletişim yönetimi planı proje yönetimi planının bir parçası ya da alt planıdır. İletişim yönetimi planı projenin ihtiyaçlarına bağlı olarak resmi ya da gayri resmi, çok ayrıntılı ya da sadece konunun genel hatlarını içeren bir belge.
3. Bilgilerin Dağıtılması: İlgili Bilgilerin proje paydaşlarına planlandığı şekilde sunulması sürecidir.
4. Paydaş Beklentilerinin Yönetilmesi: Paydaşların ihtiyaçlarını karşılamak ve ortaya çıkan sorunları ele almak üzere onlarla iletişim kurma ve birlikte çalışma sürecidir.
5. Performansın Raporlanması: Durum Raporları, ilerleme ölçümleri ve tahminler gibi performans bilgilerinin toplanması ve dağıtılması sürecidir.
Bu süreçler birbirleriyle ve diğer bilgi alanlarındaki süreçlerle etkileşim halindedir. Her süreç, projenin ihtiyaçlarına bağlı olarak bir ya da birkaç kişinin çalışmasını gerektirebilir. Her süreç her projede en az bir kez gerçekleştirilir ve proje fazlara ayrılıyorsa bir ya da birkaç fazda gerçekleştirilebilir. Süreçler burada iyi tanımlanmış arayüzleri olan ayrı ayrı bileşenler şeklinde sunulmakla birlikte uygulamada burada ayrıntılı olarak açıklanmayan şekillerde iç içe geçer ve etkileşirler.