Proje Tedarik Yönetimi, gerekli ürünleri, hizmetleri ya da sonuçları proje ekibi dışından satın almak ya da elde etmek için gereken süreçleri kapsar. Organizasyon, bir projenin ürünlerinin, hizmetlerinin ya da sonuçlarının alıcısı ya da satıcısı olabilir.
Proje Tedarik Yönetimi, sözleşmeleri ve yetkili proje ekibi üyeleri tarafından çıkarılan satın alma emirlerini hazırlamak ve yönetmek için gerekli sözleşme yönetimi ve değişiklik kontrol süreçlerini içerir.
Proje Tedarik Yönetimi harici bir organizasyonun düzenlediği sözleşmenin idare edilmesini ve sözleşmenin proje ekibine yüklediği yükümlülüklerin idare edilmesini de kapsar.
1. Tedariklerin Planlanması: Projenin satın alma kararlarının belgelenmesi, yaklaşımın belirtilmesi ve potansiyel satıcıların belirlenmesi sürecidir.
• Tedarik Yönetim Planı: Tedarik yönetimi planı, tedarik belgelerinin geliştirilmesinden sözleşmenin sona ermesine kadar tedarik süreçlerinin nasıl yönetileceğini tanımlar. Bir tedarik yönetimi planı , her bir projenin ihtiyaçlarına bağlı olarak , resmi ya da gayri resmi, çok ayrıntılı ya da sadece konunun genel hatlarını içeren bir belge olabilir. Tedarik yönetimi planı, proje yönetimi planının bir alt bileşenidir.
• Tedarik Çalışma Bildirimleri: Her bir tedarik çalışma bildirimi proje kapsamı temel çizgisine göre oluşturulur ve sadece proje kapsamının ilgili sözleşmeye dahil edilecek bölümünü tanımlar. Tedarik çalışma bildirimi tedarik kalemini olası satıcıların ürünleri hizmetleri ya da sonuçları sağlayıp sağlayamayacaklarını belirleyebilmelerine izin verecek düzeyde ayrıntılı bir şekilde tanımlar. Yeterli ayrıntı düzeyi tedarik edilecek kalemin niteliğine alıcının ihtiyaçlarına ya da beklenen sözleşmenin biçimine göre farklılık gösterebilir.
• “Yap ya da Satın Al” Kararları: “Yap ya da satın al” kararları hangi proje ürünlerinin hizmetlerin ya da sonuçların proje organizasyonunun dışından elde edileceği ve hangilerinin organizasyon içinde proje ekibi tarafından yürütüleceği konusunda varılan kararları belgeler. Bu, tanımlanan risklerin bazılarını kapsayan sigorta poliçeleri ve kesin teminat mektupları şart koşma kararlarını da içerebilir. “Yap ya da Satın Al” kararları belgesi, kararların gerekçelerini özetleyen basit bir listeden ibaret olabilir. Bu kararlar daha sonra gelen tedarik aktivitelerinin farklı bir yaklaşım gereksinimini ortaya çıkarması halinde değiştirilebilir.
• Tedarik Belgeleri: olası satıcılardan teklif istemek için tedarik belgeleri kullanılır. Satıcı seçimi kararının fiyata bağlı olduğu durumlarda genellikle fiyat teklifi terimi kullanılmakla birlikte teknik kapasite ya da teknik yaklaşım gibi farklı faktörlerin çok önemli olduğu durumlarda genellikle teknik teklif terimi tercih edilir. Farklı türde tedarik belgeleri için bilgi talebi ihaleye davet teknik teklif talebi fiyat talebi ihale bildirimi müzakereye davet ve satıcının ilk yanıtı gibi terimler kullanılır.

2. Tedariklerin Yürütülmesi: Satıcılardan yanıt alma, bir satıcı seçme ve sözleşme imzalama sürecidir.
3. Tedarik İşlerinin İdaresi: Tedarik ilişkilerinin yönetilmesi, sözleşme performanslarının izlenmesi ve gerekli olduğunda değişikliklerin ve düzeltmelerin yapılması sürecidir.
4. Tedarik Kapanışı: Proje kapsamındaki tüm tedariklerin kapanması sürecidir.
Bu süreçler birbirleriyle ve diğer bilgi alanlarındaki süreçlerle etkileşim halindedir. Her süreç, projenin ihtiyaçlarına bağlı olarak bir ya da birkaç kişinin çalışmasını gerektirebilir. Her süreç her projede en az bir kez gerçekleştirilir ve proje fazlara ayrılıyorsa bir ya da birkaç fazda gerçekleştirilebilir. Süreçler burada iyi tanımlanmış arayüzleri olan ayrı ayrı bileşenler şeklinde sunulmakla birlikte uygulamada burada ayrıntılı olarak açıklanmayan şekillerde iç içe geçer ve etkileşirler.
Proje Tedarik Yönetimi Süreçleri, alıcı ile satıcı arasında düzenlenmiş hukuki belgeler olan sözleşmelerle ilgilidir. Sözleşme satıcıya belirlenmiş ürünleri, hizmetleri ya da sonuçları temin etme, alıcıyla da para ya da başka değerlerle ödeme yapma yükümlülüğü getiren, karşılıklı olarak bağlayıcı bir anlaşmadır. Sözleşme basit ya da karmaşık olabilir ve teslimatlarının ve bunlar için gereken çabanın basitliğini ya da karmaşıklığını yansıtabilir.