ERP Nedir?

Günümüzde artık ERP, bir kurumun bütününde akan tüm bilginin tamamen entegre ve birbiriyle %100 bütünlüklü biçimde kayıt ve kontrol altına alınmasını sağlayan yazılımlara deniyor.

ERP artık sadece iş gücü ve finansal kaynakları yöneten kısır bir yazılım olarak algılanmamalı. İşletmelerin süreçlerini siparişten başlatıp faturada sonlandıran bu eski nesil klasik ERP yazılımları günümüzün iş dünyasına kesinlikle cevap veremez durumda. Çünkü sipariş öncesi, fatura sonrası operasyonlarını ve iş ortakları ile müşterilerini entegre biçimde yönetemeyen işletmeler rekabetin dışında kalmaya mahkum.

Ön Hazırlık Yapın

Kurum olarak ERP Seçim sürecine hazır mısınız? Herhangi bir yazılım şirketiyle görüşmeye başlamadan önce kurumsal bilgi sisteminden (bu komple bir E-İş (Web Tabanlı ERP çözümü, CRM çözümü, İK çözümü vb. olabilir) kurumsal ihtiyaç ve beklentilerinizi belirlemek için pek çok sorunun cevabını bulmanız gerekir. Aşağıdaki sorulara vereceğinizi cevaplar hem seçim hem de proje aşamasında hangi uygulamalara ve ne tür fonksiyonlara ihtiyaç duyduğunuzu belirlemenizde size yardımcı olacaktır.

Kurumunuzun üst yöneticileri ERP Proje sürecini destekliyor mu?

Seçim, implementasyon ve proje başarısının değerlendirilmesi sürecinde üst yönetimden kim veya kimler rol alacak? Projelerin başarılı olması için, kurum içerisindeki yöneticilerin özellikle yazılımı kullanacak farklı departmanların yöneticilerinin seçim sürecin bir parçası olması şarttır.

Uygulamaya alınacak yazılımın modüllerinin kendi departmanlarına ve işlerine uygunluğunun belirlenmesinde hangi profesyoneller sorumlu olacak?

IT departmanının ötesinde diğer kurumsal departmanların projeyi ve başarısını sahiplenmesi çok önemlidir.

Proje yöneticiniz kim olacak?

ERP veya başka bir yazılım seçim sürecinde bir kişi (dışarıdan bir danışman veya bir kurum çalışanı) bu sürecin hızlı ve başarılı yürümesinden sorumlu olmalıdır. Yazılım tedarikçilerinin demolarını koordine etme, bu şirketlerle bilgi alışverişinde bulunma, satış, finans, insan kaynakları, üretim gibi şirketin tüm birimlerinden gelen katılımcılara liderlik etme ve yeni sistem ile anahtar kullanıcıları tanıştırma gibi görev ve sorumlulukları bu proje lideri yönetmelidir.

Satın almayı düşündüğünüz yazılım çözümü ile çözmeyi planladığınız temel problem ve iş ihtiyaçlarınız neler?

Örneğin; üretim sürecini kısaltmak mı istiyorsunuz, tedarikçilerinizle veya bayilerinizle iletişiminizi mi artırmak istiyorsunuz?  Tüm bu ihtiyaç ve beklentileri önem sırasına göre listelemeniz seçim sürecinde değerlendirmelerinizi kolaylaştıracaktır.

Uygulamaya koyacağınız ERP çözümünün size sağladığı faydaları ölçmek için kullanacağınız hedefler ve ölçümlemeler neler olacak?

Bu tip ölçümleme kriterleri için en iyi başlangıç noktası stokların doğruluğu ve güncel takibi, maliyet düşüşleri, ay sonu veya yıl sonu kapanışlarını hızlı yapabilme gibi zaten yapmakta olduğunuz bazı işleri temel performans göstergesi olarak baz almak olabilir. Bunlar dışında daha önce yapamadığınız ama yeni sistemle mutlaka yapmayı planladığınız iş ve operasyon yeteneklerini (örneğin bir B2B portal kurmak ve buradan sipariş almak gibi) de temel performans göstergesi olarak belirleyebilirsiniz. Bu listeyi de öncelik sırasına göre yapmanız yazılım tedarikçilerinin size daha etkin demo yapmalarını kolaylaştıracak zamandan tasarruf sağlayacaktır.

Kullanıcıların üretkenliğini artırmak, ihtiyaç duyduğu verilere veya işlem sayfalarına daha hızlı ulaşmalarını sağlamak için yeni bir bilgi sisteminden beklediğiniz özellik ve fonksiyonlar neler?

Yazılımın web  tabanlı olması, kullanıcı dostu arayüzü olması, sayfaların kullanıcılara göre özelleştirilebilmesi,  self-ser vis işlemleri kapsaması, kullanıcılara göre özelleştirilen  menü  yapısına sahip olması, kurumunuzdaki  olası değişikliklere karşı şekillenebilen parametrik  yapıda olması, sistemin mobil  cihaz entegrasyonu olması, zengin-medya (Web 2.0) entegrasyonlarını desteklemesi vb. kriterler  kullanıcıların verimlilik, erişim ve iletişim olanaklarını ar tıran temel göstergeler olacaktır.

Kurumunuzun içerisinde yeni bilgi sistemi ile entegre edilmesi zorunlu in-house çözümler, makine üretim yazılımları veya önceden satın alınmış diğer bilgi yönetimi yazılımları var mıdır?

Bu yazılımların kod yapısı ve teknolojisinin entegrasyona uyumlu olması en az yeni yatırım yapacağınız yazılımın entegrasyona uygunluğu kadar önemlidir. Bu yüzden tedarikçiler  ile görüşmeden  bu yazılımları ve teknik bileşenlerini gösteren bir liste hazırlayarak tedarikçilere  sunmanız alacağınız cevapların  daha hızlı ve doğru  olmasını sağlar.

Satın aldığınız yazılım paketini uygulamaya hangi modülden başlayacaksınız?

Genellikle ERP, CRM veya insan Kaynakları Yönetimi gibi çözümler faz faz uygulamaya konabilecek yapıdadır. Bu açıdan kurumunuzun çözümlenmeye en şiddetli ihtiyaç duyulan iş süreçlerini öncelikli olarak yeni sisteme taşımak isteyebilirsiniz. Bu konuda adım adım uygulama sıralaması yapabilirsiniz. Bu konuda pek çok proje yapmış ve en iyi uygulama yöntemleri hakkında fikir ve deneyim  sahibi yazılım tedarikçilerinin  de uyguladığı bir implementasyon metodolojisi ve sıralaması var ise demolarda bunu da detaylarıyla anlattırmak hem bu konudaki deneyim ve tecrübelerini  test etmek açısından hem de yeniden yapılanma gerektiren bu tip süreçleri daha başarı ile yönetmek  açısından size katkı sağlayacaktır.

Yeni sistemin kullanımı ile ilgili hangi kullanıcıların eğitilmesi gerekmektedir?

Sistemin son kullanıcılarıkimlerdir Bukişiler sistemi kullanabilecek yetkinlik ve yeterliliklere sahip midir? Yeni bir sistemi kurum bütününde hayata geçirmek için yeni eleman almak gerekecek midir? Unutmayın, hangi yazılım çözümü olursa olsun, yeni bir bilgi sisteminin kurumunuzdaki başarısı direct olarak kullanıcılarının yeni sisteme adaptasyonları, kullanımı ve yetenekleri ile alakalıdır.

UNUTMAYIN: Dünyada başarısız olmuş ERP projelerinin pek çoğunun temelinde proje öncesi kurumun, yeterli hazırlığı ve süreç tasarımı çalışmalarını yapmamış olması yatmaktadır.

Bir Komite Kurun

erp-secimi-222.jpg

ERP, CRM veya başka bir kurumsal bilgi sistemi yazılımı seçerken öncelikle  seçim sürecini yürütecek  ve kararı verecek bir komite  kurmanız faydalı olacaktır. Bu komitede ilgili tüm depar tmanları temsil etme ve karar verme yetkisine sahip kişiler yer almalıdır.

  • Bir komite lideri belirleyin. Bu komite liderinin mutlaka IT profesyoneli olması gerektiği gibi yanlış bir kanıya kapılmayın. Kurumsal bilgi sistemi seçimi bir IT projesi değildir. Bir kurumsal gelişim projesidir. Bu yüzden bu komite lideri karar verme ve değişim yönetme yetkisine sahip ve işinizin bütünü ve sektörünüz hakkında bilgili ve yetkin birisi olmalıdır.
  • Komite üyelerinin bu sürece aktif olarak zaman ayırabileceklerini bilmeleri gerekir. Eğer zamanlarını bu iş için ayıramayacaklarsa başka adayları da gözden geçirmeniz gerekecektir.
  • Komite üyelerinden en az birinin yazılım şirketiyle kontrat imzalama yetkisine sahip olması gerekir. Bu kişinin komite dışından biri olması, komite üyelerinin seçim süreci boyunca yaptıkları görüşmelerden elde ettikleri bilgileri bütünüyle anlamasını engeller. Çünkü ERP Seçimi büyük bir karardır. Bu yüzden son karar vericinin seçim sürecine mümkün olduğunca çok katılması büyük önem taşır.

Problemlerinizi ve Kritik Başarı Faktörlerini Belirleyin

Yeni yazılım ile şirketinizde çözmeniz gereken problemleri ve kritik başarı faktörlerini belirlemeniz önemlidir. Proje ile ulaşmak istediğiniz amaçların bir listesini yapın. Bu liste almak istediğiniz yazılımın özelliklerinden ziyade sizin bu yazılım ile yapmak istediklerinize odaklanmalıdır. Bu listeyi, müşteriye üretim sürecini SMS ile bildirmek veya çalışanların hobilerini kaydetmek gibi detaylardan değil, temel amaçlarınızdan oluşturun. Örneğin; Stokları doğru tutmak/ Maliyetleri düşürmek/ Pazar payını artırmak/ Satış ve ürün teslim sürecini tutarlı ve hızlı hale getirmek/ Üretimde yaşanan kayıpları önlemek vb.

UNUTMAYIN: Amaçlarınıza ulaşmak sadece satın aldığınız yazılım ile gerçekleşmez. Bu süreç kullanıcıların aktif olarak eğitilmesi, iş süreçlerinin doğru tasarlanması, kurumsal iş yapış biçimlerinin yeniden yorumlanması gibi çabaları da içerir. Projenin başarı kriterlerinin belirgin biçimde konması implementasyon sürecinde çalışanları motive ettiği gibi projenin doğru yolda ve hedefe odaklı gidip gitmediğinin takibini de kolaylaştırır. Dünyada başarısız olmuş ERP projelerinin pek çoğunun temelinde proje öncesi kurumun yeterli hazırlığı ve süreç tasarımı çalışmalarını yapmamış olması yatmaktadır.

Var olan İş Süreçlerinizi İyi Tahlil Edin ve Süreçleri Geliştirme Yöntemleri Üzerine Kafa yorun.

document-management.png

Var olan iş süreçlerinizin işleyişini ve aksaklıklarını tam olarak anlamadan bir ERP projesine hazır olamazsınız. Maalesef, ne yaptığını ve ne için yaptığını bilmeyen çalışanların var olduğu bir sürü işletme mevcuttur. Bu konudaki ilk adımınız departman bazında çalışanlarla konuşmak ve ne yaptıklarının bir analizini çıkartmaktır. Unutmayın, başarı da başarısızlık da ayrıntılarda gizlidir. Pek çok işletme ERP projeleri öncesi kurumsal gelişimi ve iş süreçlerinin tanımlanması, etkin hale getirmek üzere yeniden yorumlanması konularında yönetim danışmanlığı şirketlerinden hizmet almaktadır.Süreçleriniz nasıl yöneteceğinizi bilemezseniz ERP projeniz bir yap boz tahtasına döner ve başarısını değil ama başarısızlığını kesin olarak garanti altına almış olursunuz. Yazılım danışmanları size süreçlerinizi nasıl yönetmeniz gerektiğini söylemekle mükellef değildirler. Sadece sizin tanımladığınız süreçleri (yazılımın yapısına uygun ise) gerçekleştirebilmeniz üzere yazılıma taşırlar ve yazılım üzerinde nasıl yönetebileceğinizin yollarını gösterirler.

Yazılım Tedarikçilerinin Bir Listesini Yapın

Temel amaçlarınızı karşılamak için ihtiyaç duyacağınız çözümlere cevap üreten ERP Yazılım tedarikçilerinin bir lstesini yapın.

Nasıl bir tedarikçi ile çalışmak İstiyorsunuz?

Genel ve Yatay Çözüm Üreten Yazılımcılar: Teknolojileri ve parametrik yapılarıyla her sektörün ihtiyaçlarına cevap üretebilen yazılım şirketleri hem daha çok müşteriye hem de daha çok çözüm ortağı ve satış kanalı üyesine sahip olur. Bu sizin satış sonrası proje yönetimi ve destek konusunda daha çok hizmet alternatifine sahip olduğunuz anlamına gelir. Ayrıca jenerik yani yatay yazılımlar kullanıcı arayüzleri ve parametrik yapıları ile kişiselleştirme ve özelleştirmelere en yatkın olan yazılımlardır.

Dikey (Sektöre Özel) Çözüm Üreten Yazılımcılar: Bir sektöre özel çözüm üreten yazılım şirketleri o sektöre özel pek çok fonksiyonalite ve deneyim sahibi olabilir. Dikey çözümler ihtiyaçlarınızı %100 çözebilir. Bu tip dikey çözümleri farklı alanlarda faaliyet gösteren birden çok şirketi veya departmanı olan grup şirketlerinin diğer şirketlerine yaygınlaştırmak ise çoğu zaman imkansızdır. Bu açıdan ileride diğer şirketlerle veya departmanlarla entegrasyon veya tüm şirketleri tek bir ortak çözüm üzerine taşıma potansiyelini engellemiş olabilirsiniz. Her sektöre uyumlanabilen yatay (horizontal) yazılım üreticilerinin de uzmanlaştığı belli sektörler veya alanlar vardır. Bu açıdan bu tip yazılım şirketlerinin dikey çözümlerini seçmek ileride olabilecek yaygınlaşma stratejileri için daha mantıklı bir çözümdür.

Kurumunuza Özel Yazılım Üreten Şirketler: Bu grup paket satıcılarından ziyade şirketler için özel yazılımlar üreten yazılım evlerinden oluşur. İhtiyaçlarınıza birebir çözüm üretecek bir yazılım ortaya çıkması olasılığı yüksektir ama bu yazılımın geliştirilmesi ve yaşatılması çok zor olacaktır. Öncelikle yazılımı yazdıracağınız şirketin sürekliliği bir soru işaretidir. Bu yüzden destek konusunu kendi bünyenizde yazılımın sorunlarını giderecek, gerektiğinde ek geliştirimler, testler vb. yapacak bir yazılım ekibiyle çözmeniz gerekecektir.

Bu üç gruptan hangi tedarikçiler üzerine yoğunlaşacağınıza öncelikle karar vermeniz faydalı olacaktır.

Diğer Önemli Sorular

Tedarikçi araması yapmadan önce cevaplamanız gereken diğer sorular sistem altyapısı ve kullanımına dair sorular olmalıdır.

Hangi database’i kullanmak istiyorsunuz?

SQL, IBM, Oracle vb. mutlaka kullanmak istediğiniz bir veri tabanı var ise aday tedarikçilerinizi bu platformu destekleyen yazılım üreticilerinden oluşturursunuz.

Sistemi tahminen kaç kişi kullanacak?
Kullanıcı bazlı fiyatlama yapan yazılım tedarikçilerinden alacağınız tekliflerde kullanıcı sayısı yazılımın gerçek ve ileride oluşabilecek potansiyel maliyetini görmenize katkı sağlar.

Bütçeniz nedir? 
Farklı fiyat skalalarında pek çok yazılım çözümü mevcuttur. Bütçenizi yazılım lisans bedeli ve proje bedeli şeklinde ikiye ayırabilirsiniz. Bütçenizi netleştirirseniz bedelini ödeyemeyeceğiniz pahalı ERP paketlerini incelemekle vakit kaybetmezsiniz.

Uygun aday tedarikçileri seçmek için

  1. İnternet’ten araştırma yapın
  2. Bu konuda yatırım ve proje yapmış arkadaşlarınızın fikirlerine danışın
  3. Varsa işbirliği yaptığınız veya tanıdığınız danışmanların görüşlerini alın
  4. Sektörel stk v.b. yerlerden bilgi almaya çalışın

İnternet’ten yaptığınız aramalarda favori arama motorunuza ERP, CRM, İnsan Kaynakları Yazılımı vesaire ihtiyaç duyduğunuz yazılımın özelliğine göre keyword’ler yazarak arama yapmanız daha objektif sonuçlara ulaşmanızı sağlar. İlgili olduğunuz çözüme özel bilgi portallerinde yer alan listeler genellikle portal yöneticileri ve tedarikçiler tarafından manipüle edildikleri için size yeterince objektif bilgi vermeyebilir. Bulduğunuz tedarikçilerin Web sitelerini inceleyerek sizin ihtiyaçlarınız için uygun olup olmadıkları konusunda bir ön eleme yapabilirsiniz.

Temel Fonksiyonlar Üzerinde Vakit Kaybetmeyin

Pek çok ERP çözümü temel fonksiyonları (finansal işlemler, fatura vb.) başarı ile yerine getirir. Ürünler arasında karşılaştırma yaparken özel ihtiyaçlarınızı çözebilme yeteneklerine ve diğerine göre sunduğu ekstra özellik ve fonksiyonlara daha çok odaklanın.

İhtiyaçlarınızı öncelik sırasına göre yazarak değerlendirmenizde bu ihtiyaçları göz önünde bulundurun. Tüm ihtiyaçlarınız aynı önem derecesine sahip olmayabilir. İhtiyaçlarınızı;

  • En kritik ihtiyaçlar
  • Yüksek öneme sahip olanlar
  • Orta derecede önemli olanlar
  • Düşük derecede önemli olanlar
  • Olmasa da olur konular.

Çözümlerin ihtiyaçlarınızı önem sırasına göre karşılama yüzdesi güzel bir karşılaştırma tablosu elde etmenizi kolaylaştıracaktır.

İhtiyaçlarınızı %100 Karşılayan Bir Çözüm Bulmaya Kalkmayın

Kurumunuz için özelleştirilmedikçe hiçbir yazılım çözümü tüm ihtiyaçlarınızı %100 karşılayamaz. Bu açıdan değerlendirme sürecinde yazılımların tüm ihtiyaçlarınızı karşılama yeteneklerinden çok bu ihtiyaçlarınızı ne kadar kısa sürede %100 karşılar hale gelebileceğini değerlendirmeniz gerekir.

İhtiyaçlarınızı %60 karşılayan ama ihtiyaçlarınıza göre hızla şekillenebilen esnek bir çözüm, ihtiyaçlarınızı %80 oranında karşılayan ama üzerinde özelleştirme ve geliştirim yapması uzun süren bir yazılım çözümüne göre daha avantajlıdır. Bu da yazılımın teknolojisinin esnekliği ve geliştirilebilirliği ile yakından alakalıdır.

RFP (Request for Proposal) Hazırlayın

RFP tedarikçiler ile iletişiminiz belli bir formatta yürütmeniz ve ön eleme yapmanız için iyi bir araçtır. Hazırladığınız RFP’de tedarikçilerinize maliyet, temel modül ve fonksiyonlar, teknoloji, müşteri tabanı, geliştirim ve proje implementasyon ekibi ve yetenekleri, benzer referansları vb. hakkında sorulara yer vererek tedarikçilerin cevaplamasını sağlayın. Aldığınız cevaplar ile beklenti, amaç ve ihtiyaçlarınızı karşılaştırarak bir ön eleme yapın.

Hazırladığınız Kısa Listedeki Tedarikçiler ile Görüşün

Görüşmelerde hazırlık sürecinizde tespit ettiğiniz ihtiyaç ve problemleri tedarikçiniz ile paylaşın ve bu ihtiyaçları karşılayıp karşılayamadıklarını canlı demo ortamında görmeye çalışın. Komite lideri firmalarla ön görüşme yapıp ilk bilgileri aldıktan sonra bir short-list oluşturabilir ve kalan firmaları demo yapmak üzere kurumunuza davet edebilir.

Demo toplantılarında seçim komitesinin üyelerinin bulunması ortak görüşe daha çabuk varılabilmesini sağlar. Büyük kurum ve projelerde demolar diğer katılımcıların vaktini almamak için her bir departman için ayrı ayrı planlanabilir. Kafanızda bazı konularda şüpheler olduğunda tedarikçinizi tekrar demoya çağırmaktan asla çekinmeyin.

Toplantılarda Tedarikçileri Sınırlamayın

office-meeting.jpg

Yazılım seçimi için yapılan toplantılarda ve demolarda en sık düşülen hatalardan biri de tedarikçilerin hepsinden ortak bir senaryoyu sistem üzerinde hayata geçirerek size sunmalarını istemektir. Oysa tedarikçinizin size anlatacağı ve size tahmininizden de çok faydası dokunacak pek çok başka özellik ve fonksiyon da olabilir. Bir diğer açıdan aynı senaryoyu çözmek üzere demosu yapılan yazılımların birbirleri arasındaki farkları yeterince anlayamayabilirsiniz.Bu yüzden tedarikçileriniz ile kritik ve önemli ihtiyaçlarınızı, problemlerinizi, yönetmek istediğiniz süreçleri yazılı veya sözlü olarak paylaştıktan sonra tedarikçinizin nasıl devam etmek istediğini sorarak demolarda inisiyatifi onlara bırakmanız sizin lehinize olacaktır. Ancak bu arada kendilerini mutlaka görmek istediğiniz temel amaç ve ihtiyaçlarınızı da hatırlatmaktan çekinmeyiniz.

Demo sırasında, demoyu yapan kişiler sadece yazılımı iyi bilen ve anlatan kişiler mi, yoksa ihtiyaçlarınız anlamaya çalışarak bunları sistemde nasıl hayata geçirebileceğinize mi odaklanıyor? Unutmayın ki bu tedarikçi elindeki yazılımı sizin ihtiyaç ve isteklerinize uygun hale getirmek için de daha sonra size hizmet sunacak. Bu yüzden sizi ve ihtiyaçlarınızı anlayıp anlamadıklarını değerlendirmeniz çok önemlidir. Bu değerlendirmeyi yapmak için aşağıdaki soruların cevaplarını dikkate almalısınız.

  • Tedarikçi çalışanları demo öncesinde sizi daha yakından tanımak için gayret sarf ediyorlar mı?
  • Demoda kullanabilmek için sizden örnek senaryo, veri talebinde bulunuyorlar mı?
  • Demo yaparken sizin listenizin ilk sıralarındaki amaç ve ihtiyaçlarınıza odaklanıyorlar mı?
  • Sizin ihtiyaçlarınızı anlıyorlar mı yoksa sadece bildikleri yazılımı mı anlatmaya çalışıyorlar?
  • Sizin amaçlarınızdan çok kendilerine göre önemli olanları mı vurguluyorlar?

Toplantılarda Not Almayı Unutmayın

Birden çok tedarikçi ile görüşeceğiniz için bir müddet sonra hangi tedarikçi hangi özelliklere sahipti birbirine karıştırma olasılığınız yüksektir. Bu yüzden toplantılarda ciddi biçimde demoya katılan herkesin not almasını sağlayın. Sizin ve diğer komite üyelerinin ilk demolardan sonra gördüğünüz yazılımların çok azının ihtiyaçlarınızı çözeceğine inanma olasılığı yüksektir. Bu normal bir tepkidir. Ancak bu sadece yazılıma odaklı bir değerlendirme olur. Daha önce de belirttiğimiz gibi yazılımın teknolojisi, esnekliği, tedarikçinin ihtiyaçlarınızı algılama, yorumlama, hazırlık konusundaki profesyonelliği gibi konular da değerlendirmenin içine girdiğinde tedarikçiye ve ürüne bakış açınız değişebilecektir. İlk demolardan sonra kısa listenizi 2 veya 3 tedarikçiye indirgeyecek şekilde son haline getirin.

2. Tur Kısa Listenizi 2 veya 3 Tedarikçi ile Sınırlı Hale Getirin

Kısa listenizi 2 veya 3 tedarikçi ile sınırlı hale getirdikten sonra daha derin inceleme ve araştırmalara girmeniz gerekecektir. Son aşamada tedarikçi sayısını 2’ye düşürmek matematiksel olarak komiteden daha net bir sonuç çıkmasına yardımcı olur. 7 kişilik bir komiteniz var ise bunlardan 3′ü A ürününü, 2’si B ürününü, 2’si C ürününü istediğinde en çok oy alan A ürününü seçmek doğru gibi görünebilir. Ama bu seçim 3 kişiyi memnun ederken 4 üyenin bu seçimden memnun olmamasına sebep olur, bu durum özellikle implementasyon sürecinde başınızı ciddi biçimde ağrıtır. Bu yüzden final listeyi 2 tedarikçi ile sınırlamak en azından memnun olanların sayısının memnun olmayanlardan fazla olmasını garanti altına alır.

Departmanlarınıza Özel Demo Talebinde Bulunun

business-presentation.jpg

Yazılım özelliklerini ve fonksiyonlarını ileri seviyede incelemek departman yöneticilerinin onayını almak için departmanlara özel demo taleplerinde bulunmanız ortak kabul oranının artmasına katkı sağlayacaktır. Ancak bu demoları 2-3 gün ile sınırlı tutmanız önemlidir.

Tedarikçinin Implementasyon Metodolojisini Dinleyin

Tedarikçinin olası ERP projenizi nasıl yöneteceğini, bu konuda var ise özgün implementasyon metodolojisini, proje aşamalarını, projenin ne şekilde kayıt altına alınacağını, iletişimin nasıl kurulacağını, proje ekibinde hangi rolde kişilerin yer alacağını, proje kapsamında tedarikçinin sizden neler bekleyeceğini anlamaya çalışın.

Bütüne ve Bütünün Faydalarına Odaklanın

Her bir departmana yapılan demolardan sonra birbiriyle hiç alakası olmayan yorumlarla karşılaşmanız muhtemeldir. Bir departman bizim için doğru yazılım bu derken diğeri bu yazılımı asla kullanamayacaklarını, yazılımın çok kötü ve yeteneksiz olduğunu söyleyebilir.  Unutmamanız gereken en önemli şey herkesi aynı anda memnun edecek bir çözümü asla bulamayacağınızdır. Özellikle muhasebe ve finans gibi eski nesil yazılımların kullanıldığı departmanlar değişime en çok direnç gösterenlerdir. Doğal olarak eski alışkanlıklarından kurtulmaları ve bunu kabullenmeleri zaman alır. Sizin tüm şirketinizi tek bir platforma taşıyabilecek, teknolojisi, fonksiyonları, konsolide olma özelliği ve tedarikçisinin profesyonelliği ile bütünde şirketinize daha çok fayda sağlayacak bir çözümü seçmek üzere kendinizi odaklamanız önemlidir.

Tedarikçilerin Referanslarını Arayın

Tedarikçi referansları ile görüşmek için tedarikçiden arayabileceğiniz kurum ve kişi listesi isteyebileceğiniz gibi, şirketin web sitesinde yazan ve işinize uygun sektörde veya alanda iş yapan referansları direk olarak da arayabilirsiniz. Bu aşamada referansı ve sistem kullanımını yerinde ziyaret etmek istiyorsanız, tedarikçiden bu konuda bir programlama yapmasını talep etmeniz gerekir. Tedarikçilerden yazılım ile ilgili sevdikleri veya sevmedikleri pek çok şey duyabilirsiniz.
Referanslara şu soruları sorun;

  • Tam olarak yazılımın hangi modül ve fonksiyonlarını kullanıyorlar?
  • Referans, yazılımdan umduğu temel amaç ve hedeflere ulaşabilmiş mi?
  • Yazılım implemente edildikten sonra elde ettikleri en önemli getiri (fayda) ne olmuş?
  • Seçim sürecinde ön göremedikleri sürprizlerle karşılaşmışlar mı?
  • Proje ve destek hakkındaki memnuniyetleri nedir?
  • Seçim sürecinde ön görülen zaman ve bütçe ile proje tamamlanabilmiş mi?

UNUTMAYIN: Her hikayede mutlaka en az iki taraf vardır. Sadece bir tarafı, yani referansın dediklerini dinleyerek tedarikçinizi doğrudan yargılamamanız gerekir. Ancak her iki tarafı da dinleyerek gerçeğin ne olduğunu bulabilirsiniz.

Yazılım Şirketini Yerinde Ziyaret Edin

Yazılım şirketini yerinde ziyaret etmek kurumsallığını, ekibini yakından görmeniz açısından fayda sağlayacaktır. Ancak unutmamanız gereken bir diğer konu da yazılım şirketlerini sadece kendi çekirdek kadroları ile değil iş ortaklarının içinde yer aldığı networkünün büyüklüğü ve yetenekleri ile değerlendirmeniz gerektiğidir.

ERP Yazılımı Seçerken Tedarikçiler ile Pazarlık Yapın

client-meeting-600x300.jpg

Şu ana kadar seçim sürecinde elde ettiğiniz tüm veriler doğru bir karara varmanız için oldukça yeterlidir. Bundan sonraki aşamada seçim komitesi ve ERP projesini en üst seviyede sahiplenen yöneticinin de katılımıyla bir karar vermek durumundasınız. Bu güne kadar elde ettiğiniz veriler doğrultusunda birlikte ilerleyebileceğiniz tedarikçileri seçin. Daha sonra finale kalan tedarikçiler ile son bir kez görüşüp fiyat konusunda bir pazarlık yapmak isteyebilirsiniz. Pazarlık yaparken unutmamanız gereken şey yapacağınız pazarlıkta her iki tarafın da memnun ayrılmasını sağlayan makul bir seviyede pazarlığı yapmanızdır. ERP veya başka bir kurumsal yazılım tedarikçisi ile gireceğiniz ilişki uzun süreli bir ilişkidir. Fiyat, başarısı size ve işinize direk olarak yansıyacak bu ilişkinin kiminle olacağı konusundaki en son ayırt edici kriter olmalıdır. Bir kaç dolar daha avantaja sahip olmak için bu süreçteki tüm çalışmalarınızı bir kenara bırakıp sadece fiyatı kriter olarak almanız ERP yazılımı ve tedarikçisi konusunda yanlış bir seçim yapmanıza ve çok para kaybetmenize sebep olabilir. Kurumunuzun toplam performansını etkileyecek bu projenin planlanan zamanda ve planlanan hedeflere uygun olarak gerçekleşmesi için tedarikçinizden önemli ölçüde hizmet alacaksınız. Aldığınız hizmetin kalitesi ödediğiniz parayla doğru orantılı olacaktır. Fiyatı en alt seviyeye çekmek tedarikçinizi memnun etmeyeceği için bu verdiği hizmete de yansıyacak ve projenizin başarıyla ve zamanında sonuçlanmasını zora sokacaktır. İlk başta size tasarruf olarak gelen fiyat indirimleri ileride çok daha büyük zararlara sebebiyet verebilir.Pazarlık aşmasında genel olarak karşılaşılan bir durum, ihtiyaçlarınız %100 karşılayamayacağını ve sizin için en iyi seçim olmadığını bilen tedarikçilerin fiyatları yüksek seviyede kırmasıdır. Çünkü bu tip tedarikçilerin kaybedecekleri hiç bir şey yoktur. Seçilmeleri halinde kazanacakları ise çok olabilir. En kötü ihtimalle ürünlerinin geliştirim masraflarını sizin üzerinize yıkmış olacaklardır.

Fiyatı karar verme sürecinizin bir parçası haline getirirseniz değerlendirmede tüm diğer kriterler bir kenara itilerek fiyat en üst seviyede değerlendirilecek ve bu güne kadar yaptığınız tüm çalışmaların hepsi boşa gidecektir.

Genel olarak pazarlık aşamasında proje adam/gün ücretleri ve bakım destek fiyatları indirim yapılmayan kısımlardır. Çünkü bu tutarlar direk olarak verilen hizmet ile ilişkilidir. Pazarlığın temel olarak lisans bedeli üzerinde yoğunlaştırmanız daha mantıklıdır.

Pazarlık aşamasında tedarikçiden bir rakam talep etmek yerine kendilerine;

  • Yaptığımız değerlendirmede için de sizin de bulunduğunuz 2 veya 3 tedarikçinin ürünü ile yola devam edebileceğimize karar verdik.
  • Bu noktadan sonra sizin bizim ile iş yapmak için bize ekstra ne avantajlar sunacağınızı bilmek istiyoruz
  • Bunun sonucunda işi alıp almadığınızı size bildireceğiz gibi bir yaklaşım daha sağlıklı olacaktır.

Son pazarlık aşamasından sonra seçeceğiniz tedarikçinizle sözleşme imzalama aşamasına gelirsiniz.

Kaynak: Bu dokümanda yer alan yazıların tümü Workcube A.Ş. yönetici ve danışmanlarının araştırma, deneyim ve öngörülerine dayanarak yazdıkları ve derledikleri bilgilerden oluşur.

– See more at: http://www.erphaber.com/2014/10/13/erp-yazilimi-secim-surecinizi-dogru-yonetmeniz-icin-faydali-bilgiler/#sthash.HlmCf72F.dpuf