kyk_calistay

PMBOK ve BABOK’dan yararlanarak yönettiğimiz ve yönlendirdiğimiz projemizde; Gereksinimlerin netleştirilmesi için Süreç İyileştirme aşamasında Çalıştay ile çalışmalarımıza devam ediyoruz.

Çalıştayımızda uygulayacağımız tekniğin detaylarını aşağıdaki gibi belirledik.

1.ADIM GENEL BİLGİ VERME

Süresi: 10 dk.

Süreçlerden sorumlu Proje Analisti sürecin kapsamı, işleyişi ve paydaşları hakkında bilgi verir.

Salon Koordinatörü uygulanacak tekniği katılımcılara anlatır.

2.ADIM SORUNLARI TESPİT ETME

Süresi:20 dk.

İlk 10 dakika; Masalardaki Proje Analistleri ve raportörler daha önceden tespit ettikleri sorunları masadakilerle paylaşır. Raportörlerin koordinasyonunda, masa katılımcıları kendilerine dağıtılan süreçlerin aşamaları bazında sarı renkte post-it’lere süreçte gördükleri sorunları her soruna bir kağıt olacak şekilde keçeli kalemle büyük harfle kısa özet şeklinde yazar. Proje analistleri, raportörler ve salon koordinatörleri katılımcılara yardımcı olur.

Son 10 dakika; Proje Analisti balık kılçığı tekniğini kısaca tarif ettikten sonra masa katılımcılarının bulduğu sorunları post-it’lerden sesli okuyarak, balık kılçığı diyagramını yeterince büyük şekilde duvarda ayrı bir alana yapar. Raportör Balık kılçığındaki sorunları ve kırılımları Süreç Aşamalarına göre detaylı numaralandırarak not alır. Bu notları ayrı bir yerde herkesin göreceği şekilde yazılır. Salon koordinatörleri masalar arasında varsa farklı sorunlar diğer masalarında kılçığına bu farklılıkları yazmasını sağlar.

3.ADIM ÇÖZÜM BULMA

Süresi: 30 dk.

İlk 15 dakika; Masa katılımcıları tespit edilen her soruna karşılık sorun numarasıyla beraber çözüm önerisi özetini her post-it kağıdına bir çözüm önerisi gelecek şekilde yazar. Proje analistleri, raportörler ve salon koordinatörleri katılımcılara yardımcı olur.

Son 15 dakika; Proje Analisti yazılan çözümleri aşama bazında sorun numarasına göre sırayla okuyarak masa katılımcılarına oylamaya sunar, raportör sorunlara karşılık gelen önerileri oylarıyla beraber not alarak sıralar. Çözüm önerilerinin fazla olması durumunda raportör en fazla oy alan 5 öneriyi (eşitlikle sayı artabilir) masa kararı olarak 4.Adımda dile getirebilir.

4.ADIM ÇÖZÜMLERİ KONSOLİDE ETME

Süresi: 30 dk.

Salon koordinatörleri süreç aşamalarına göre sırayla masa raportörlerine söz vererek çözüm önerilerini salon raportörüne not aldırır. Alınan notlar salon katılımcılarına sesli ifade edilerek varsa görüş ve itirazları çok uzun tutulmadan değerlendirilerek not alınır.

Gerekli Malzemeler:

  1. Katılımcı sayısının 2 katı kadar sarı ve beyaz (iki farklı renkte ), ortalama avuç içi büyüklüğünde (76X127) POST-IT Not Kağıdı
  2. Katılımcı sayısından 50 fazla Siyah Keçeli Kalem
  3. Masa Sayısı kadar Duvar Alanı, Flip Chart, 2 katı kadar iki farklı renkte Tahta Kalemi
  4. Masa Sayısı kadar Proje Analisti, Masa Raportörü, Laptop (Raportör Kullanımı için)
  5. Salon Sayısı kadar Salon Koordinatörü, Salon Raportörü

 

BALIK KILÇIĞI TEKNİĞİ

Balık kılçığı diyagramı, bir örgütün süreçlerinde ve sistemlerinde ortaya çıkan problemleri ve bu problemlerin doğmasına neden olan temel sebepleri belirlemeye yardımcı olur. Bu yapıda, temel problemleri doğuran nedenlerin yanı sıra bu nedenlerin nedenleri de analize tabi tutulur. Analizin sonucunda problemler kökenlerinden itibaren çözülmeye başlanır.

hjfj

Örnek Çıktı Şablonu

SÜREÇ İSMİ
Aşama1 Aşama… AşamaN
Sorun1 Çözüm1 Oy Sayısı SorunN Çözüm1 Oy Sayısı SorunN Çözüm1 Oy Sayısı
Oy Sayısı Oy Sayısı Oy Sayısı
ÇözümN Oy Sayısı ÇözümN Oy Sayısı ÇözümN Oy Sayısı
SorunN Çözüm1 Oy Sayısı SorunN Çözüm1 Oy Sayısı SorunN Çözüm1 Oy Sayısı
Oy Sayısı Oy Sayısı Oy Sayısı
Çözüm1 Oy Sayısı Çözüm1 Oy Sayısı Çözüm1 Oy Sayısı