Kamuda bugüne kadar 1,5 yıl süren Proje Yönetim deneyimimi 7 yıllık Proje Yönetim Deneyimimle yorumlamak istedim. Söylemek istediklerimi 10 maddede aşağıdaki gibi toparlamaya çalıştım. Belki ilerleyen günlerde eklemeler yapabileceğim.

1-Kurum Mevzuatını ve Durumunu Öğrenme

Öncelikle Kamu kurumlarındaki mevzuatların özellikle satın alma-ihale mevzuatlarının proje kapsamında sağlıklı yönetilebilmesi için iyi bilinmesi gerekmektedir. Öyle ki bu süreçler kamuda özel sektörden tamamıyla farklıdır. İnsan Kaynağının yönetimi, eskalasyon ve diğer idari süreçler için mevzuatın öğrenilmesi önemlidir. Mevzuatın yanı sıra çalışılan kamu kurumunun mevcut durumunun iyi analiz edilmesi, kullanılan yazılımlar, sistem ve network altyapısı ve ihtiyaçlar iyi tespit edilmeli, Kurum organizasyonu ve stratejilerle eş güdümlü ihtiyaçlar iyi anlaşılmalıdır.

2-Kuruma Özgü Proje Yönetim Süreci Belirleme

Kurumun organizasyon yapısı, uyması gereken mevzuat ve yasalar göz önüne alınarak uluslararası standartlar ışığında süreçler roller ve formlar belirlenecek şekilde yapılandırılmalıdır. Özellikle karar vericiler ve doldurulması gerekli formlar detaylı çalışılmalıdır.

3-Kurum Kültürü Oluşması için Faaliyetleri Planlama ve Uygulama

Kurumun durumuna ve yapısına uygun Proje yönetim süreci bir kültür olarak yaşaması için kurumdaki ilgili birimlere anlatılmalı, deklare edilmeli ve günlük taleplerde proje yönetimine yönlendirme yapılarak bilgi verilir.

4-İletişim Altyapısı Oluşturma ve Etkili Kullanım

Kurum kültürüne, ihtiyaçlarına ve amaçlarına uygun toplantı, mail ve telefon gibi iletişim kanalları kurularak bu kanallarda etkili ve düzenli iletişim yapısı planlanır.

5-Kurum Altyapısını Değerlendirme, Güncelleme ve Yenileme

Kurumda geliştirilecek yeni sistemler ve yazılımlara hazır olunması için mevcut alt yapının değerlendirilmesi gerekir. Fayda Maliyet analizi yapılarak sistemlerin güncellenmesi gerekmektedir.Bu yenilenme ve dönüşüm çalışmaları için iş süreçleri analiz edilmeli süreç ilişkileri ve paydaş gereksinimleri detaylı ortaya konmalıdır.

6-İnsan Kaynağı Yönetimi ve Proje Uygulama

Projelerde Proje Yöneticisinin idari amir olmaması sebebiyle Proje Yöneticisinin sorumlu ve yönetici olarak tanıtılması ve tanınması gerekmektedir. Güçlü Matris organizasyonun uygulanması için gerekli planlama ve duyurular yapılmalıdır.

7-Teknik Süreç ve Tedarik (Satın Alma) Yönetimi

Satın Alma ve İhale Mevzuatı öğrenilerek (Doğrudan Temin-Davet Usülü ve Açık İhale) Şartname Hazırlama ve Kabul Süreçleri Proje Yönetimine entegre edilmeli roller ve sorumluluklar net belirlenmelidir.

8-Problem Yönetimi

Ortaya çıkan problemlerin çözümü için gerekli komiteler ve süreçler planlanmalı, sorunların çözülmesi için ilgili birimlerle bir araya gelinerek çözüm için gerekli aksiyonların fiilen sözlü görüşmelerle yapılmalıdır.

9-Değişiklik Yönetimi

Kamuda Proje Yönetiminin kaçınılmaz unsuru değişiklik yönetimidir. Mevzuat ve şartlar değişebilmekte bunun yanı sıra proje gereksiniminde de değişiklikler belirsizlik olarak projeyi çıkmaza sürüklemektedir. Bu durumda proje yöneticisi değişikliği iyi analiz etmeli, durduramıyorsa yapılması için gerekli tedbir ve onayı alarak uygulamaya çalışmalıdır. Uygulama sonrası etkilerini iyi raporlamalı ve etkilerini elemine edecek önlemleri almalıdır.

10-Sürdürülebilir Proje Yönetişimi

Kurumda proje yönetiminin kurum kültürüne uygun yapılandırılması, öğrenilmiş derslerle olgunlaşması ve ideal sürece yönelik yapılan değişiklikler sonrası yönetişimin sürdürülebilir olması için süreçlerin, prosedürlerin ve formların resmileşmesi benimsenmesi zorunlu tutularak başarısının ödüllendirilmesi veya takdir edilmesi gerekmektedir.