Arşiv | Portföy Yönetimi RSS feed for this section

Proje Yönetim Ofisleri Ne Yapmamalı?

13 May

Proje Yönetimini yaygınlaştırmış olan veya yaygınlaştırmaya çalışan tüm organizasyonlar farklı amaçlarla Proje Yönetim Ofisleri kurmaya çalışıyor. Kurumsal yapıların merkezi kontrol kaygısıyla uyumlu olan proje yönetim ofisi, özellikle ortak insan kaynağı, bütçe, satın alma ve riskleri yönetmek için çok ideal bir çözüm. Ayrıca üst yönetimle projeler arasında bilgi alışverişini sağlarken üst yönetime yakınlığı nedeniyle hem şeffaflığı hem de çoğu talimatın daha hızlı yerine getirilmesini sağlıyorlar.

Bu doğrultuda bazı proje yönetim ofisleri sadece projeleri takip ediyor, bunu yapmak için de bazı standart süreçleri ve şablonları proje yöneticilerine kullandırmaya çalışıyorlar. Bu durumu daha çok proje yönetim olgunluğu düşük ya da daha yolun başında olan organizasyonlarda görüyoruz.

Bazı Proje Yönetim Ofisleri de iç eğitimleri vermek ve yerine göre destek görevini de üstlenmek üzere kurgulanabiliyor. Bu yapıların bazen yetkisi de fazla olabiliyor. Böylece daha kontrolcü olabiliyorlar. Bazı proje yönetim ofislerinde proje yöneticilerinin dedike olarak proje yönettiği ve program ve portföy yönetim ilişkisinde olduklarını da biliyoruz.

Kurumsal Proje Yönetim Ofisi gibi bir tür ve isimlendirme de görebiliyoruz. Bu yapılar daha merkezi olarak organizasyonun stratejisinin gerçekleşmesini projeler üzerinden takip etmekle sorumlu olabiliyor.

Proje Yönetim Ofisleri zamanla proje yönetim yaklaşımlarına göre format, görev ve isim değişikliğine de uğradı. Çevik organizasyonlarda Çevik Proje Yönetim Ofisi (APMO), Çevik Mükemmeliyet Merkezi (AEC) veya Değer Üretim Merkezi (VDO) gibi kavramları artık daha fazla duymaya başladık.

Türü, görev tanımı ve adı ne olursa olsun Proje Yönetim Ofisleri, organizasyonun verimlilik, koordinasyon ve raporlama beklediği merkezi bir yapı. Projelerin seçimi, proje yönetim süreçlerinin özelleştirilmesi, organizasyonel gelişimin sağlanması, dönüşümün yönetilmesi, bütüncül izlemenin yapılması ve sürekli iyileştirmenin yapılması gibi görevlerin yerine getirilmesi konusunda herkesin mutabık kaldığını söyleyebiliriz. Peki Proje Yönetim Ofisleri Ne Yapmamalı?

1- Proje Yönetim yaklaşımlarını ve standlarını olduğu gibi yani kurum kurallarını, kültürüne ve dinamiklerine göre özelleştirmeden uygulamaya çalışmamalı. Her organizasyon benzersizdir. Bu nedenle özel çözümler denenmelidir. Bu çözümler organizasyonun da dönüşümü anlamına geldiğinden tüm personelin olmadığı bir süreç hatadır. Tüm personel bu konuda bilgilendirilerek dönüşüm başarılmalıdır.

2-Proje Yönetim Ofisi, görev tanımının içine saklanmamalı yani birimler arası ilişkilerin yürütülmesinden ortada kalan bir iş desteklenmesine kadar yapıcı, oyun kurucu ve sonuç odaklı olmalıdır. Proje yönetim ofisinin gücü ve itibarı buna bağlıdır. Ama proje yönetim ofisi hiç bir zaman bir üst düzey yöneticinin sağ kolu, emir eri veya sekreteryası olmamalı kişilere bağlılık söz konusu olmamalıdır.

3-Proje yönetim ofisleri, projelerdeki öğrenilmiş derslere yabancı olmamalı. Bunları bilerek, inceleyerek diğer projelerde de yararlanılması için çaba sarf etmelidir. Bunun için özel toplantı ve yıllık bilgi paylaşım etkinliği planlanmalıdır. Bu bilgi paylaşımını sağlayacak yazılımlar kullanılmalıdır.

4-Proje yönetim ofisleri, kullandıkları yazılımın esiri olmamalıdır. Yazılımlar yani proje yönetim araçları işleri kolaylaştırmak için vardır. Bu sistemlerin kullanılması için proje yöneticilerine ve personele baskı uygulamaktan kaçınılarak doğru sistemi doğru şekilde yapılandırarak doğru bir şekilde kullanmaya ve kullandırmaya çalışmalıdır.

5-Proje Yönetim Ofisleri Zaman ve Bütçe eşiklerini takip etmeye, projelerin oluşturduğu çıktı, sonuç ve değerden daha fazla önem vermemelidir. Çünkü projelerin amacı o organizasyonun ihtiyacını karşılamak ve değer üretmektir.

6-Proje Yönetim Ofisleri kaliteden ödün vermemeli ama kalite yönetim sistemlerinin esiri olmamalıdır. Uygulanması gerekli regülasyon dışında kalitenin uygulanacak süreç ayrıntısı olmadığı bilinmeli ve kalitenin beklentiyi karşılama derecesi olduğu bilinerek hareket edilmelidir.

7-Proje Yönetim Ofisleri, insan kaynağını ne fonksiyonel yöneticiden ne de insan kaynakları departmanından bağımsız yönetmelidir. İlgili yönetici ve birimlerle tam eşgüdümle kaynak yönetimi başarılı olabilecektir.

8-Proje Yönetim Ofisleri, satın alma departmanlarının satın alma süreç ve bilgilerinden mahrum olmamalıdır. Oradaki süreç ve detay hakkında olabildiğince bilgi sahibi olmalıdır. Satın Alma süreçlerinde yaşanacak sorun projeleri etkileyebileceği gibi satın almalarda yaşanan tecrübeler sonraki projelerin planlarına yansıtılarak başarı elde edilebilir.

9-Proje Yönetim Ofisi, ortak riskleri yönetmek için risk birimiyle uyumlu olduğundan daha fazla özellikle projenin dış iletişimi için kurumsal iletişim birimiyle yakın olmalı, bu tür birimleri bypass etmemelidir. Ancak proje yönetim ofisi doğru olan bilgiyi doğru kişiyle paylaşmalıdır. Ne çalışandan yönetime ne de yönetimden çalışana, ne dışardan organizasyona ne de organizasyondan dışarıya gizli ya da ilgisiz bilgi taşınmamalıdır.

10-Proje Yönetim Ofisleri organizasyonun sektörüne ve proje yönetim dünyasındaki gelişmelere, yeniliklere ve sorunlara uzak kalmamalı. Takipçi, katılımcı, deneyen ve destekleyen rol üstlenmelidir. Bu çabaları kendi yapısını ve organizasyon yapısını güçlendirecektir. Sürekli gelişim mantığıyla yenilikçi olmalıdır.

PMI PMP ve Proje Yönetimi

21 Oca

PMI (Project Management Institute) 1969 Yılında Amerika merkezli olarak Proje Yönetimi Sürecinin standartlaştırılması için kurulmuştur. Geçen 50 yıllık süreçte yaklaşık 600 Bin üyesi olan organizasyonun akredite ettiği sertifika sahiplerinin sayısı 1 Milyonu geçmiştir.

PMI Proje Yönetimi ve ilgili konularda standart, uygulama pratikleri ve rehber kitapları yayınlamakta ve Proje Yönetimi ile ilgili yan uzmanlık alanlarının sertifika sınavlarını merkezi olarak düzenlemektedir.

PMBOK(Project Management Body of Knowledge) Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kılavuzu 6.Versiyonu yayındadır. Bu kitap PMI’ın dünyadaki tüm PMI gönüllülerinin katkıları ile hazırlanmıştır. Geniş bir kitlenin tecrübesini içeren ve Proje Yönetim Standardının da referansı olan bu kitap en iyi pratikleri içerdiği ve genel olarak kabul gördüğü için PMI Proje Yönetim Standardı dünyada en çok kabul gören Proje Yönetim Standardıdır. Bu standart konu, meslek ve branş bağımsız tüm proje tipleri için standarttır.

PMI, kendini liderlik enstitüsü olarak tanımlar. Ülkelerdeki dernek uzantılarıyla proje yöneticileri için profesyonel gelişim anlamında kariyer yolu sağlar. PMI tarafında gönüllü olarak görev alan profesyoneller PMI toplantı ve etkinlikleriyle profesyonel gelişimini destekler. Türkiye’de de 1.000’e yakın PMI üyesi ve 4 Binden fazla PMP® Sertifikalı profesyonel vardır. İnşaat Sektöründen Bilgi Teknolojilerine, Savunma Sanayinden Finans Sektörüne tüm sektörlerden üye ve sertifikalı proje yöneticileri üyeler arasındadır.

215’den fazla ülkede 300’den fazla yerel organizasyonla yaygınlaşma ve farkındalık çalışmalarını yürüten PMI’a üye olmanın ve PMP®(Project Management Professional) yani Proje Yönetimi Profesyoneli Sertifikasına sahip olmanın avantajları aşağıdaki gibidir.

  1. PMP® Sertifikası sahiplerinin proje yönetimi konusundaki bilgileri, becerileri ve tecrübeleri yapılan sınavla tescillenmiştir.
  2. PMP® Sertifikası, proje yöneticilerinin uluslararası olarak bu unvana sahip olduğunu ifade eder.
  3. PMP® Sertifikası Proje Yönetimi için planlama teknikleri ve iletişim yönetimi gibi önemli yeteneklerin Proje Yöneticisinde olmasını sağlar.
  4. PMI Üyeleri Proje Yönetimi konusunda kitap, makale ve yayınlara ücretsiz erişir.
  5. PMP® Sertifikalı Proje Yöneticileri Projenin uçtan uca tüm süreçlerinde neyi nasıl yapacağına hakimdir. Bu hakimiyet sayesinde Proje Planlama ve Koordinasyon becerisini projeye yansıtarak Projenin başarılı olmasını sağlar.
  6. PMP® Sertifikası bir çok ihale sürecinde Proje Yöneticisi niteliği olarak aranmaktadır.
  7. PMP® Proje Yönetim Süreçleri projelerde iş birliği yapan şirketler arasında ortak dilin oluşturulması için önemlidir.

Dünya’daki güncel PMI Üye ve Sertifikalı profesyonel sayıları aşağıdaki gibidir:

2019 Yılı Sonbahar Dönemi İlk Eğitimlerimiz

16 Ağu

Proje Yönetimi ve PMP Sınavına Hazırlık Eğitimi, Program Yönetimi Eğitimi ve Agile Proje Yönetimi Eğitimlerimizin Sonbahar ayındaki ilk eğitim tarihleri belirli oldu.

KAİD Bir PMI REP kuruluşudur.

Detaylı Bilgi ve Kayıt için: info@kaid.com.tr

KAİD Web Sitesi: www.kaid.com.tr

BTK PYO – Kamu için Örnek Proje Yönetim Ofisi

3 Oca

2017 Yılında Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumunda yürüttüğümüz Proje Yönetim Ofisi çalışmalarımızı, Başarılı Proje Yöneticilerine Teşekkür Belgesi ve Eğitim Katılımcılarına Katılım Sertifikası Takdim Töreni ile taçlandırdık.

Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu – BTK Ailesine ve bu çalışmaları destekleyen Kurum Başkanımız Sayın Ömer Fatih Sayan’a Teşekkür Ediyorum.

BTK Proje Yönetim Ofisi olarak, BTK’ya özel Proje Yönetim Metodolojisi oluşturduk ve Yıllık Master Proje Planlamasıyla Portföy Yönetim Süreci yapılandırıp izleme ve kontrol süreçlerini işlettik. Bu süreçte haftalık düzenli takip ve raporlamayla projelerin başarılı olması için çabaladık. Detaylarını daha sonra paylaşacağım bu süreç, bence Kamunun gerçeklerine, mevzuatına ve ihtiyaçlarına uygun güzel bir çözüm oldu.

Kurumsal Proje Yönetişimine Çağrımdır

1 Oca

Geleneksel iş yapış şekillerimiz, takip çabalarımız ve kontrol amaçlı raporlama taleplerimiz aslında dünayda çok uzun süredir, bizde ise malesef yakın zamanda geride kaldı. Hatta Dünyada çoğu gelişmiş ülkede kurumsal organizasyonlar yeni düzenli yapılarının eksiklerini sorgulayarak yeni kavramları tartışmaya açıyorlar. Bu kavramlardan en dikkat çekeni ise YÖNETİŞİM. Öyle ki klasik yönetim anlayışımızdaki yönetim talimatları, kuralları ve kontrol dayatması verimli ve kaliteli iş süreçleri için terk edilme noktasına geldi. Şimdi konuşmamız gereken olgu ise sosyalleşen insanın, iş birliği, mükemmellik ve otonom yapıya alışabilme gücüdür. Bu doğrultuda insanın insanı, işin önünde tutarak güvensiz bir kurguyla takip etmesinden ziyade sistemin bir dişlinin çarkları şeklinde en iyisi için kendiliğinden çalışabilmesi, insanın kendisine verilen görevi yenilik vizyonuyla güvenli, tutarlı, doğru ve kaliteli yönetebilmesini sağlamak gerekiyor. İşte bu şartlarla sağlayacağımız olguya Yönetişim diyebiliyoruz. Bu olguyu Proje Yönetim Süreçlerinden fotoğrafın bütününe uyguladığımızdaysa Proje Yönetişimini konuşabiliyoruz.

Benim için Proje Yönetişiminin olmazsa olmazları organizasyonun stratejik hedeflerinin belirli olması, bu hedeflerle ilişkili yapılanma ve bu yapıyla doğrudan organik bağlantılı iş yapış şeklidir. Bu kavramları daha net ifade edersek Stratejik hedeflerle ilişkili Portföylerin yapılandırılarak bu portföyler altında Program veya Projelerin yönetimiyle diğer işlerin etkin takibinin sağlanması, yine aynı şekilde Programların, Portföylerin altında konumlandırılarak gerekli yönetici desteği sürece yansıtılarak program altında da yönetilecek projelerin başlatılması önemlidir.

Bu yapının faydası organizasyon kaynaklarının öncelikli portföylere ayrılması, portföy içinde de öncelikli program ve projelerin kaynaklara ulaşmasının sağlanması olarak görülür. Yine uçtan uca bakıldığında da tüm yapının mantıksal kırılımlar şeklinde ayrıştırılarak planlanabilir, kontrol edilebilir yani yönetilebilir yapıya kavuşturulduğu görülebilir.

Eskalasyon ve delegasyon işlemlerinin sağlıklı işletildiği organizasyonlarda proje hedefleri haricinde proje dışındaki rutin işler yani operasyonel işlerin de kaynak ve sorun bazlı olarak takip edilmesi mümkün olabilecektir.

Bu doğrultuda yapabileceğimiz şeyleri, tanımlı kurallarla; prosedür çalışmaları, etkili içerik ürettirecek şablon geliştirmeleri ve yapıyı güçlendirecek teknolojik araç ve destekleyici eğitim çalışmaları olarak sıralayabiliriz. Tüm bu çerçeve içerisinde tabi ki yeniliğe açık olma, sürekli iyileştirme prensibine hazır olma ve en iyisi için tüm çalışmalara lider olunması gerektiği unutulmamalıdır.

Sonuç olarak en alt seviyede uluslararası kabul görmüş en iyi uygulamaların süreçlere dahil edilerek yapının işletilmesi dışında organizasyonun tüm uzuvlarının bütünleşik olarak tanımlı kurallarla etkileşimli olarak yönetiminin sağlanması yani kurumsal proje yönetişimine geçilmesi önemli bir atılımdır.