Kamuda 1,5 Yılda Güzel Projeler ve İşler Yaptık

Gençlik ve Spor Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığında çalıştığım son 1,5 yılda yönettiğimiz başarılı projeleri ve önemli faaliyetleri bir raporda topladık.

Bu raporları hazırlarken bu projeleri geliştirdiğimiz günlere döndük. Bazıları için geç kalınmıştı bazıları için ise kamuda yapılabileceği bile hayal edilemiyordu. Ama sonunda yapılması gerekeni ve fazlasını özverimizle yapmış olduk.

Benim gibi sözleşmeli bilişim personellerinin istihdam edilme sebebi olan da aslında kamunun mevcut kaynaklarla ve mevcut istihdam sistemiyle yapamadığı işleri yapmaktı. Fakat ne kadar iyi bir ekibiniz olsa da her zaman yönetim desteğine ihtiyacınız vardır. Biz de yönetim desteğini de alarak, yapılması gerekli dijital dönüşüm projelerini başlattık ve alanında ilk olan projeleri tamamladık.

Organizasyonun ideal anlamda yapılanması, süreçlerin tanımlanması ve doğru kapsamla planların onaylanmasıyla 1,5 yılda güzel şeyler yaşadık. Bunların hepsi hem benim hem de tüm personel için güzel tecrübelere vesile oldu. Herkesin emeğine sağlık, Herkese ayrı ayrı teşekkür ediyorum.

Hazırladığımız raporda bunları görebilir diğer faaliyetlerimiz hakkında bilgi edinebilirsiniz.

Proje Başarı Hikayeleri

Bu Raporun Tanıtımı için Kısa Video

Bazı Örnek Projeler:

Reklam

NUSRAT – Çanakkale Mobil Oyunu

Çanakkale Zaferinin 100.Yılı onuruna T.C. Gençlik ve Spor Bakanlığı tarafından geliştirilen NUSRAT Mobil Oyunu ilk haftalardan beri büyük beğeni topladı.

Bakanlık Bilgi İşlem Dairesi olarak Proje yönetimini ve tüm koordinasyonunu üstlendiğimiz mobil oyun çeşitli tipteki oyun bölümleriyle Çanakkale ruhunu gençlere yaşatmayı hedefliyor.

Proje Yöneticileri olarak bizler için ilk ve eşsiz bir deneyim fırsatı sunan proje yapımından yayınına kadar sahiplendiğimiz bir iş oldu.

Önce Android sonra IOS cihazlardan indirilebilir hale gelen oyun 2 haftada Google Play Store’dan 60 Bin kez indirildi.

Projenin Başlangıç, Planlama ve Yürütme süreçlerinde kısmen keşif kısmen eğlenceye dönen süreçler bizi oyuna olan ilgiyle daha da mutlu etti.

NUSRAT’ı herkesin indirmesini tavsiye eder, projede emeği geçen herkesi tebrik ederim.

Web Sitesi: http://www.nusrat.gsb.gov.tr/

Twitter: https://twitter.com/GSBnusrat/

Facebook: https://www.facebook.com/GSBnusrat

Google Play Store Linki:  https://play.google.com/store/apps/details?id=com.nusratmobiloyun.canakkale/

IOS AppStore Linki: https://itunes.apple.com/us/app/nusrat/id990541585?mt=8/

Oyun Teaser:

Oyun Fragmanı:

 

Sporda Dijital Dönüşüm Projesi

Spor Genel Müdürlüğünün artan ihtiyaçları ve teknolojik gelişmelerin iş süreçlerine uygulanarak kamu hizmetlerinin sorunsuz, hızlı, güvenilir ve sağlıklı işletilmesine imkân sağlaması sebebiyle Spor Genel Müdürlüğünün tüm faaliyetlerini kapsayacak şekilde “Sporda Dijital Dönüşüm Projesi” Kasım 2014 tarihinde başlatılmıştır.

Bu proje kapsamında Gençlik ve Spor Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi ve Spor Genel Müdürlüğü Strateji Geliştirme Dairesi Bilgi İşlem Şubesi personellerinden oluşan 8 kişilik proje ekibi tarafından Spor Genel Müdürlüğünün 25 biriminde yüz yüze yazılım analizi çalışmalarına başlanmıştır.

Tüm bu birimlerde yapılacak detaylı iş analizi çalışmaları sonucunda birimlerin ve faaliyetlerinin ihtiyacı olan teknik gereksinimler ve yazılım gereksinimleri ortaya konup fazlar halinde işlerin önceliğine bakılarak gerekli dijital sistemler devreye alınacaktır.

Bu proje kapsamında yapılan ön analiz çalışmaları 255 sayfalık Analiz Rehberi Raporu olarak konsolide edilmiştir. Bu rapor içeriği Spor Genel Müdürlüğü birimlerinden katılacak 100 kadar personelle “4-5 Nisan 2015 tarihinde Antalya’da yapılacak Rehber Çalıştayı” ‘nda kurum personelinin görüşüne açılacaktır. Görüşler sonucu ortaya çıkacak ihtiyaç önceliği sırasına göre detaylı iş süreç analizleri planlanacaktır. Yapılan planlama sonrası gerçekleştirilecek detaylı analiz çalışmaları sonrasında da süreç iyileştirme çalışmaları için Mayıs ayı sonunda Dönüşüm Çalıştayının daha geniş katılımla gerçekleşmesi beklenmektedir.

Spor Genel Müdürlüğü yazılım ihtiyaçlarının fazlar halinde analiz edilerek geliştirileceği bu projede ilk faz çalışmalarının 2015 yılı 3.çeyreğinde, ikinci faz çalışmalarının 2015 yılı sonunda ve ağırlıklı olarak sunulan hizmetlerin e-devlet hizmetine dönüştürülmesinin hedeflendiği üçüncü faz çalışmalarının da 2016 yılı ilk yarısında bitirilmesi hedeflenmektedir.

Bu proje kapsamında yapılacak çalıştay için biz BABOK’ın ilgili bölümünü rehber edindik.

Yine çalıştay sonuçlarını sizinle buradan paylaşacağım.

KYK Değişim ve Dönüşüm Çalıştayı ve Tekniğimiz

PMBOK ve BABOK’dan yararlanarak yönettiğimiz ve yönlendirdiğimiz projemizde; Gereksinimlerin netleştirilmesi için Süreç İyileştirme aşamasında Çalıştay ile çalışmalarımıza devam ediyoruz.

Çalıştayımızda uygulayacağımız tekniğin detaylarını aşağıdaki gibi belirledik.

1.ADIM GENEL BİLGİ VERME

Süresi: 10 dk.

Süreçlerden sorumlu Proje Analisti sürecin kapsamı, işleyişi ve paydaşları hakkında bilgi verir.

Salon Koordinatörü uygulanacak tekniği katılımcılara anlatır.

2.ADIM SORUNLARI TESPİT ETME

Süresi:20 dk.

İlk 10 dakika; Masalardaki Proje Analistleri ve raportörler daha önceden tespit ettikleri sorunları masadakilerle paylaşır. Raportörlerin koordinasyonunda, masa katılımcıları kendilerine dağıtılan süreçlerin aşamaları bazında sarı renkte post-it’lere süreçte gördükleri sorunları her soruna bir kağıt olacak şekilde keçeli kalemle büyük harfle kısa özet şeklinde yazar. Proje analistleri, raportörler ve salon koordinatörleri katılımcılara yardımcı olur.

Son 10 dakika; Proje Analisti balık kılçığı tekniğini kısaca tarif ettikten sonra masa katılımcılarının bulduğu sorunları post-it’lerden sesli okuyarak, balık kılçığı diyagramını yeterince büyük şekilde duvarda ayrı bir alana yapar. Raportör Balık kılçığındaki sorunları ve kırılımları Süreç Aşamalarına göre detaylı numaralandırarak not alır. Bu notları ayrı bir yerde herkesin göreceği şekilde yazılır. Salon koordinatörleri masalar arasında varsa farklı sorunlar diğer masalarında kılçığına bu farklılıkları yazmasını sağlar.

3.ADIM ÇÖZÜM BULMA

Süresi: 30 dk.

İlk 15 dakika; Masa katılımcıları tespit edilen her soruna karşılık sorun numarasıyla beraber çözüm önerisi özetini her post-it kağıdına bir çözüm önerisi gelecek şekilde yazar. Proje analistleri, raportörler ve salon koordinatörleri katılımcılara yardımcı olur.

Son 15 dakika; Proje Analisti yazılan çözümleri aşama bazında sorun numarasına göre sırayla okuyarak masa katılımcılarına oylamaya sunar, raportör sorunlara karşılık gelen önerileri oylarıyla beraber not alarak sıralar. Çözüm önerilerinin fazla olması durumunda raportör en fazla oy alan 5 öneriyi (eşitlikle sayı artabilir) masa kararı olarak 4.Adımda dile getirebilir.

4.ADIM ÇÖZÜMLERİ KONSOLİDE ETME

Süresi: 30 dk.

Salon koordinatörleri süreç aşamalarına göre sırayla masa raportörlerine söz vererek çözüm önerilerini salon raportörüne not aldırır. Alınan notlar salon katılımcılarına sesli ifade edilerek varsa görüş ve itirazları çok uzun tutulmadan değerlendirilerek not alınır.

Gerekli Malzemeler:

1. Katılımcı sayısının 2 katı kadar sarı ve beyaz (iki farklı renkte ), ortalama avuç içi büyüklüğünde (76X127) POST-IT Not Kağıdı
2. Katılımcı sayısından 50 fazla Siyah Keçeli Kalem
3. Masa Sayısı kadar Duvar Alanı, Flip Chart, 2 katı kadar iki farklı renkte Tahta Kalemi
4. Masa Sayısı kadar Proje Analisti, Masa Raportörü, Laptop (Raportör Kullanımı için)
5. Salon Sayısı kadar Salon Koordinatörü, Salon Raportörü

 

BALIK KILÇIĞI TEKNİĞİ

Balık kılçığı diyagramı, bir örgütün süreçlerinde ve sistemlerinde ortaya çıkan problemleri ve bu problemlerin doğmasına neden olan temel sebepleri belirlemeye yardımcı olur. Bu yapıda, temel problemleri doğuran nedenlerin yanı sıra bu nedenlerin nedenleri de analize tabi tutulur. Analizin sonucunda problemler kökenlerinden itibaren çözülmeye başlanır.

Örnek Çıktı Şablonu

SÜREÇ İSMİ
Aşama1			Aşama…			AşamaN
Sorun1	Çözüm1	Oy Sayısı	SorunN	Çözüm1	Oy Sayısı	SorunN	Çözüm1	Oy Sayısı
	…	Oy Sayısı		…	Oy Sayısı		…	Oy Sayısı
	ÇözümN	Oy Sayısı		ÇözümN	Oy Sayısı		ÇözümN	Oy Sayısı
SorunN	Çözüm1	Oy Sayısı	SorunN	Çözüm1	Oy Sayısı	SorunN	Çözüm1	Oy Sayısı
	…	Oy Sayısı		…	Oy Sayısı		…	Oy Sayısı
	Çözüm1	Oy Sayısı		Çözüm1	Oy Sayısı		Çözüm1	Oy Sayısı