BULUTUN KAMUDAKİ SORU İŞARETLERİNE CEVAP BULMASI GEREKİYOR

Orman ve Su İşleri Bakanlığımız bünyesinde bulunan merkez ve bağlı birimlerin mevcut sistemlerini ve ihtiyaçlarını inceleme çalışmalarını proje olarak, verimlilik hedefiyle başlatmış bulunuyoruz. Bu doğrultuda aynı amaçlar için geliştirilmiş yazılımlar ve temin edilmiş sistemlerin tespiti neticesinde merkezileştirme çalışmalarına başlayacağız.

Bu inceleme çalışmalarında kurumumuzdaki envanteri çıkarırken iş süreçleri üzerinde de çalışmalar yaparak verimliliği sadece fak edilir aşamada değil analizlerle tespit edilecek seviyelerde de artırmaya çalışıyoruz. Öyle ki birçok iş sürecinde zamana bağlı değişiklikler artık gereksiz süre ve kaynak harcamasına neden oluyor. Bu iş süreçleri çalışmasında ayrıca işlerin sürdürülebilirliği ve vatandaş memnuniyeti açısından güncellenerek kaynak tasarrufu haricinde fayda-maliyet dengesi gözetilerek verimlilik sağlanmış olacaktır.

Detayda ise aynı amaca hizmet eden yazılımlar dışında kullanılmayan kapasitelere sahip makinaların ve gereksinim duyulan diğer cihazların merkezileştirilmesi ile verimlilik için bu sistemlerin sanallaştırma, bulut bilişim ve ortak konumlandırma planlarını hazırlıyor olacağız.

Gelişen teknoloji ve artan ihtiyaçlar sebebiyle Bulut bilişim çözümlerini, yakın vadede planlama gerekliliği durumunu görmezden gelmiyoruz. Geçen günlerde incelediğim Global 2015 IT Trends raporuna göre de toplam bütçedeki %12 pay ile bulut çözümler kurumların en fazla yatırım yaptığı alan olarak BI, Yazılım Geliştirme ve Veri Merkezi çalışmalarından sonra 4.sırada. Fakat bulut bilişim çözümlerinin bazı yönleri sebebiyle, kamu bakış açısıyla oluşan soru işaretlerine cevap bulunması gerekiyor.

Kamunun güvenlik endişesiyle verilerine fiziksel sahip olma duygusu ve erişilebilir sistemlere hızlı müdahale talebi şimdilik ilk akla gelen soru işaretleri. Bu soru işaretlerine rağmen hibrit ve native birçok uygulama için adı telaffuz edilmese de bulut bilişim ile kullanılan sistemler yönetimimizi ve kaynaklarımızı da rahat ettirmektedir. Öyle ki belki fark etmeden, soru işaretlerini giderdikçe daha fazla kullanmaya başlayacağımız bu çözümlerle verimliliği amaç olmaktan araç konumuna da çekmiş olacağız. Kamu için alınacak mevzuat önlemleriyle soru işaretleri de giderilir ve temin için sağlıklı mekanizmalar tanımlanırsa diğer ağ altyapılarının da güçleneceği gelecekte planlarımızda bulut çözümleri ağırlıklı göreceğimiz aşikârdır. Özel sektörün kamunun hassasiyetlerine göre bu konuda stratejisini geliştirmesini, mevzuat çalışmalarını tetiklemesini ve güven duygusu için farkındalık ve bilgilendirme çalışmalarını artırması gerektiğini düşünüyorum.

bthaber.pdf erişimi için tıklayın

Reklam

Orman ve Su İşleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Proje Yönetim Süreci ve Süreç Tanımlama Projesi Sunumu

Orman ve Su İşleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairemizdeki çalışma arkadaşlarımıza, daha verimli çalışmamız için Yeni Proje Yönetim Süreci ve Süreç Geliştirme Projesini anlattık, Başarılı projeler için yola çıkmış olduk.

Yaptığımız sunumda hedeflerimizi, yol haritamızı ve proje planını paylaşmış olduk.

Kamuda 1,5 Yılda Güzel Projeler ve İşler Yaptık

Gençlik ve Spor Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığında çalıştığım son 1,5 yılda yönettiğimiz başarılı projeleri ve önemli faaliyetleri bir raporda topladık.

Bu raporları hazırlarken bu projeleri geliştirdiğimiz günlere döndük. Bazıları için geç kalınmıştı bazıları için ise kamuda yapılabileceği bile hayal edilemiyordu. Ama sonunda yapılması gerekeni ve fazlasını özverimizle yapmış olduk.

Benim gibi sözleşmeli bilişim personellerinin istihdam edilme sebebi olan da aslında kamunun mevcut kaynaklarla ve mevcut istihdam sistemiyle yapamadığı işleri yapmaktı. Fakat ne kadar iyi bir ekibiniz olsa da her zaman yönetim desteğine ihtiyacınız vardır. Biz de yönetim desteğini de alarak, yapılması gerekli dijital dönüşüm projelerini başlattık ve alanında ilk olan projeleri tamamladık.

Organizasyonun ideal anlamda yapılanması, süreçlerin tanımlanması ve doğru kapsamla planların onaylanmasıyla 1,5 yılda güzel şeyler yaşadık. Bunların hepsi hem benim hem de tüm personel için güzel tecrübelere vesile oldu. Herkesin emeğine sağlık, Herkese ayrı ayrı teşekkür ediyorum.

Hazırladığımız raporda bunları görebilir diğer faaliyetlerimiz hakkında bilgi edinebilirsiniz.

Proje Başarı Hikayeleri

Bu Raporun Tanıtımı için Kısa Video

Bazı Örnek Projeler:

Kamuda Proje Yönetimi Deneyimlerim

Kamuda bugüne kadar 1,5 yıl süren Proje Yönetim deneyimimi 7 yıllık Proje Yönetim Deneyimimle yorumlamak istedim. Söylemek istediklerimi 10 maddede aşağıdaki gibi toparlamaya çalıştım. Belki ilerleyen günlerde eklemeler yapabileceğim.

1-Kurum Mevzuatını ve Durumunu Öğrenme

Öncelikle Kamu kurumlarındaki mevzuatların özellikle satın alma-ihale mevzuatlarının proje kapsamında sağlıklı yönetilebilmesi için iyi bilinmesi gerekmektedir. Öyle ki bu süreçler kamuda özel sektörden tamamıyla farklıdır. İnsan Kaynağının yönetimi, eskalasyon ve diğer idari süreçler için mevzuatın öğrenilmesi önemlidir. Mevzuatın yanı sıra çalışılan kamu kurumunun mevcut durumunun iyi analiz edilmesi, kullanılan yazılımlar, sistem ve network altyapısı ve ihtiyaçlar iyi tespit edilmeli, Kurum organizasyonu ve stratejilerle eş güdümlü ihtiyaçlar iyi anlaşılmalıdır.

2-Kuruma Özgü Proje Yönetim Süreci Belirleme

Kurumun organizasyon yapısı, uyması gereken mevzuat ve yasalar göz önüne alınarak uluslararası standartlar ışığında süreçler roller ve formlar belirlenecek şekilde yapılandırılmalıdır. Özellikle karar vericiler ve doldurulması gerekli formlar detaylı çalışılmalıdır.

3-Kurum Kültürü Oluşması için Faaliyetleri Planlama ve Uygulama

Kurumun durumuna ve yapısına uygun Proje yönetim süreci bir kültür olarak yaşaması için kurumdaki ilgili birimlere anlatılmalı, deklare edilmeli ve günlük taleplerde proje yönetimine yönlendirme yapılarak bilgi verilir.

4-İletişim Altyapısı Oluşturma ve Etkili Kullanım

Kurum kültürüne, ihtiyaçlarına ve amaçlarına uygun toplantı, mail ve telefon gibi iletişim kanalları kurularak bu kanallarda etkili ve düzenli iletişim yapısı planlanır.

5-Kurum Altyapısını Değerlendirme, Güncelleme ve Yenileme

Kurumda geliştirilecek yeni sistemler ve yazılımlara hazır olunması için mevcut alt yapının değerlendirilmesi gerekir. Fayda Maliyet analizi yapılarak sistemlerin güncellenmesi gerekmektedir.Bu yenilenme ve dönüşüm çalışmaları için iş süreçleri analiz edilmeli süreç ilişkileri ve paydaş gereksinimleri detaylı ortaya konmalıdır.

6-İnsan Kaynağı Yönetimi ve Proje Uygulama

Projelerde Proje Yöneticisinin idari amir olmaması sebebiyle Proje Yöneticisinin sorumlu ve yönetici olarak tanıtılması ve tanınması gerekmektedir. Güçlü Matris organizasyonun uygulanması için gerekli planlama ve duyurular yapılmalıdır.

7-Teknik Süreç ve Tedarik (Satın Alma) Yönetimi

Satın Alma ve İhale Mevzuatı öğrenilerek (Doğrudan Temin-Davet Usülü ve Açık İhale) Şartname Hazırlama ve Kabul Süreçleri Proje Yönetimine entegre edilmeli roller ve sorumluluklar net belirlenmelidir.

8-Problem Yönetimi

Ortaya çıkan problemlerin çözümü için gerekli komiteler ve süreçler planlanmalı, sorunların çözülmesi için ilgili birimlerle bir araya gelinerek çözüm için gerekli aksiyonların fiilen sözlü görüşmelerle yapılmalıdır.

9-Değişiklik Yönetimi

Kamuda Proje Yönetiminin kaçınılmaz unsuru değişiklik yönetimidir. Mevzuat ve şartlar değişebilmekte bunun yanı sıra proje gereksiniminde de değişiklikler belirsizlik olarak projeyi çıkmaza sürüklemektedir. Bu durumda proje yöneticisi değişikliği iyi analiz etmeli, durduramıyorsa yapılması için gerekli tedbir ve onayı alarak uygulamaya çalışmalıdır. Uygulama sonrası etkilerini iyi raporlamalı ve etkilerini elemine edecek önlemleri almalıdır.

10-Sürdürülebilir Proje Yönetişimi

Kurumda proje yönetiminin kurum kültürüne uygun yapılandırılması, öğrenilmiş derslerle olgunlaşması ve ideal sürece yönelik yapılan değişiklikler sonrası yönetişimin sürdürülebilir olması için süreçlerin, prosedürlerin ve formların resmileşmesi benimsenmesi zorunlu tutularak başarısının ödüllendirilmesi veya takdir edilmesi gerekmektedir.

 

Kamuda Bilgi Teknolojileri ve Proje Yönetimi

Kamuda Bilgi Teknolojileri ve Proje Yönetimi

Gelişen teknolojinin iş hayatında daha fazla kullanılmasıyla beraber bilgi teknolojileri projeleri de gerek harcanan kaynaklar gerekse zaman olarak kurumların üzerinde önemle durması gereken konulardan biri olmaya başlamıştır. Günümüzde, her sektörden çoğu kurumda bilgi teknolojileri projeleri yürütülmekte ve bu projelerin sonuçları stratejik öneme sahip olmaktadır. Bu nedenle kurumların BT proje süreçlerini kendi yapılarına, kabul görmüş uygulamalara ve mevcut kaynaklarına göre tasarlaması ve uygulanmasının süreklilik kazandırılması gerekmektedir. Zira içinde bulunan durumun ve hedeflenen amacın iyi analiz edilmesine rağmen kurum gerçeklerine ve teknoloji gereklerine göre yanlış seçilen yol amacımızdan bizi uzaklaştırabilecektir.

Kurum içi görevlerimiz kapsamında Bilgi Teknolojileri faaliyetlerimizi ayrı olarak değerlendirdiğimizde de bu konunun kendine özgü kritik boyutları olduğunu görüyoruz. Teknolojinin hızlı ve sürekli gelişmesinin yanı sıra BT yatırımlarının maliyeti, kaynakların niteliği ve güvenlik unsurları her zaman tekrar tekrar değerlendireceğimiz kritik boyutlar olarak karşımıza çıkmaktadır. Bu nedenle günlük BT operasyonel işlerimiz veya uzun soluklu projelerimizde bu kritik boyutların etkisinin derinlemesine incelenmesi gerekmektedir. Günümüzde teknolojinin imkânları sayesinde iş hayatındaki çoğu iş süreçlerini dijital ortama aktarma kabiliyetinde olabilsek de bu dönüşüm çalışmalarında başarı için belirlenen bu kritik boyutların üzerinde durmamız gerekmektedir.

BT çalışmalarının kendine ve uygulandığı kuruma özgü gerçekleri ve yine BT çalışmalarının üstlendiği stratejik sorumluluklar sebebiyle BT çalışmalarının ve BT projelerinin yönetiminin ayrı bir öneme sahip olduğu görülebilmektedir.

Öyle ki yanlış yatırım tercihleri, operasyonel işlerin yanlış yönlendirilmesi ve uzun sürelerde yoğun emek sarfiyatıyla ortaya çıkan işlerin kullanılamaması sorunlarıyla karşılaşılabilmektedir. Bu sorunlarla karşılaşma ihtimalinin en aza indirilmesi için izlenmesi gerekli yol da belirlidir. Bu yol, üzerinde uzun zamandır kafa yorulmuş global en iyi uygulamaları içerdiği gibi uygulanacak kurum ve sektör gerçekleriyle tecrübenin harmanlamasıyla elde edilebilecektir.

Burada bahsedilen doğru BT Proje Yönetimine yol göstermek ve yönetişimi sağlamaya yönelik pratikte kullanılmakta olan pek çok standart vardır. Bu standartların bir kısmı genel olarak proje yönetimini hedeflerken bazıları da bilgi güvenliği ve BT hizmet sunumu gibi özel konulara odaklanmaktadır. Örneğin “Project Management Institue(PMI)” tarafından yayımlanan “Project Management Body Of Knowledge(PMBOK)” sadece sektör bağımsız proje yönetimini tariflerken “Information Technology Infrastructure Library (ITIL)” ve “Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT)” BT Hizmet Yönetimi, Güvenlik ve diğer BT Operasyonu için kontrol noktaları ve ideal süreç tanımları sunmaktadır.

Bu standartların her biri çok detaylıdır ve etkin bir şekilde organizasyonlar içerisinde anlaşılmaları ve uygulanmaları oldukça karmaşıktır. O nedenle, organizasyonların BT projelerinin başarılı olması için gerekli kontrolleri tüm standartları inceleyerek ortaya koyacakları pratik araçlara ihtiyaç vardır. Bu araçların kuruma özgü, kurum BT profosyonelleri tarafından kurum stratejik hedeflerine uygun hazırlanması gerekmektedir.

Stratejik hedeflerden bağımsız yürütülen BT projeleri bir noktada stratejik hedeflerde ulaşılmak istenen amaçtan uzak kalabilmektedir. Öyle ki Bilgi Teknolojileri organizasyonu her zaman kurumun ihtiyaçlarına en kısa sürede en kaliteli şekliyle cevap vermesi beklenen birimlerdir. Kurumun stratejik hedefi daha fazla insana aynı anda bir çok online hizmeti, sorunsuz, kesintisiz ve güvenli vermek şeklinde tanımlanırken BT organizasyonunun bu hedefleri bilmeyerek altyapısında ve kaynaklarında gerekli yatırım ve planlamayı yapmaması ilerleyen zamanda büyük riskler oluşturacaktır.

Bu nedenle BT projelerinin başarılı olabilmesi için BT çalışmalarının stratejik hedeflerinin belirgin, çalışma kurallarının da belirli iş ihtiyaç ve öncelikleriyle ilişkili olarak kurgulanması gerekmektedir.

Bizler de her ne kadar iyi projelerimizi nihai sonuçları aklımızda olarak başlatsak da ideal olan BT Proje Yönetim süreçlerimizi tanımlayarak çalışmalarımıza başlıyoruz. Tabi ki bu süreçlerimiz de yukarda bahsedildiği gibi kurumun stratejik hedefleri doğrultusunda bizim kurumumuzda bağlı olduğumuz en üst amirimize onaylatılarak işletilmeye başlanıyor.

Belirlenen proje yönetim sürecimiz işimizin detaylı olarak ne olduğu ve niçin yapıldığının detaylı tarfiyle başlıyor bu şekilde kapsamı net belirliyoruz. Belirlenen kapsamla da planlama yapabiliyoruz. Plan gerçeğin anlatımı değil de geleceğin nasıl olabileceğine dair bir görüş olduğundan bu görüşümüz üstünde risklerimizi, sorunlarımızı ve aksiyonlarımızı belirliyoruz. Sonrasında da belirlenen işleri iyi takip etmek ve sorunları çözmek için harcadığımız çabayla yolumuza devam ediyoruz.

Bu süreç içerisinde dijital dönüşüm projelerine özgü olarak öncelikle yapılacak çalışmalarda iş süreçlerinin mevcut durumunun detaylarını ve açık noktalarını kavramak daha sonra bu süreçleri iyileştirerek daha sorunsuz, hızlı, verimli, tutarlı ve güvenli iş süreçleri tasarlayıp kullanılabilir bir şekilde dijital ortamda geliştirme yapıp kullanıma almak benimsediğimiz ideal yol haritası oluyor. Bu şekilde amaçladığımız işi daha doğru ve kullanılabilir elde etmiş olduğumuzu yapılan işlerin detayındaki faydadan anlayabiliyoruz. Bu tür projelerde bizlerin üzerinde durduğu en önemli konu işin niteliği ve kullanılabilirliği olduğundan kullanıcılarımızla onların ihtiyaçlarını ve beklentilerini detaylı konuşabileceğimiz çalıştaylar yapıyoruz.

Tüm süreçlerimizde işin nihayetinde de sadece kalite kontrol aşamasından geçirdiğimiz işleri kullanıma alarak kendimizden emin, görevimizi başarılı yapabilmenin verdiği rahatlıkla projelerimizi kapatıyoruz. Bu anlattığım süreci her uyguladığımızda paydaşlarımızdan her zaman olumlu yorumlar almakta ve ortaya çıkan sonuçlarla da izlediğimiz yönetimi her seferinde daha iyiye doğru geliştirebiliyoruz.

Aslında bizim kurumumuzda proje yöneticileriyle ve onların da yönetimiyle yapmaya çalıştığımız ve önerdiğimiz şey bir orkestra şefi olmaktan farklı bir şey değil. Bilgi Teknolojileri Proje Yönetimi de bir orkestra şefi gibi bizim için; gerekli kaynakları bir araya getirdikten sonra belirlenen görevlerde ekibin uyumlu çalışmasını sağlayıp duymayı arzu ettiğimiz sesi dinlemeyi başarmaktır.

Kaynak: http://www.bthaber.com/kamuda-bilisim-teknolojileri-ve-proje-yonetimi