Olmazsa Olmaz 7 Proje Yönetim Becerisi

İyi bir proje yöneticisi nasıl tanımlanabilir? Projeleri başarılı bir şekilde yönetmek için hangi becerilerin gerekli olduğunu öğrenmek için proje yönetimi uzmanları ve yöneticilerinin görüşleri derlenmiştir.

İyi veya kötü bir IT proje yöneticisi, zamanında ve bütçeyle gelen bir proje arasında fark yaratabilir ve başarısızlıkla sonuçlanabilir. Birinin “Proje yöneticisi” ünvanına sahip olması, projeleri etkin bir şekilde nasıl yönetileceğini bildiğinin anlamına gelmez. Bir çok CIO ve diğer IT yöneticileri tecrübe ederek öğrenirler.

Etkili bir proje yöneticisi olmak için, projeleri ve ekibi yolda tutabilen bir bilgi birikiminden daha fazlasını gerektirir. Aynı zamanda bir takım teknik olmayan becerilere de ihtiyaç duyulur. Çoğunlukla bir proje yöneticisinin ve projesinin başarılı olup olmayacağını belirleyen de bu hassas becerilerdir.

Projeleri başarılı bir şekilde yönetmek için hangi becerilerin gerekli olduğunu öğrenmek için proje yönetimi uzmanlarını ve yöneticileriyle görüştük. İşte proje yöneticileri için teknik olmayan en önemli beceriler.

Liderlik

PC ve mobil aygıtlar için optik karakter tanıma, belge yakalama ve dil yazılımı sağlayan, uluslararası yazılım firması ABBYY’nin Ar-Ge Direktör Yardımcısı Tatiana Danielyan, “İyi bir lider olmak, sadece görevleri ve süreçleri bir yönetici olarak denetlemek ve koordine etmek değil aynı zamanda vizyonu ana hatlarıyla belirtmek ve yol haritasını tanımlamak, motive etmek ve cesaretlendirmek anlamına gelir” diyor.

Ayrıca, proje yöneticisinin veriyi – ya da belirli bir durumu – hızlı analiz edebilme ve iyi kararlar yeteneğine sahip olması çok önemlidir diyor ve ekliyor: “Günün sonunda, son sözü söyleyecek kişi sizsiniz – ve projenin başarılı olup olmadığı konusunda nihai sorumlulukta.

Motivasyon

Mobil uygulama geliştiricisi Clearbridge Mobile’ın Ürün Direktörü Kofi Senaya, “İyi bir proje yöneticisi, zor zamanlarında ekibini mutlu edebilmeli. Projeler zor ve stresli olabilir, genellikle de son teslim tarihi gizli tutulanlarda. Bir proje yöneticisi olarak, işiniz herkesin motive etmesini sağlamak. Sonuç olarak, bu verimliliği ve iş kalitesini artıracaktır” diyor.

“Proje yöneticilerinin kullanabileceği bazı taktikler var. İyi işlerden övgüyle söz etmek, ekip üyeleriyle faaliyetler yapmak ve iş birliğine dayalı bir çevre geliştirmek”

İletişim

B2B pazarlama ajansı Sagefrog Marketing Group’un proje yöneticisi Mike Mills, “Proje yöneticileri, hem ekibiyle hem de müşterileriyle aynı dili konuşmalıdır.” diyor. “Bu biraz klişe ama gerçekten müşteri ilişkileri kurmanıza veya bozmanıza bunlardan en önemli yeteneklerinden biri olduğunu söyleyebilirim” diye ekliyor Mills.

Danielyan, “İletişim becerileri, bir proje yöneticisinin beceri setinin temel parçasıdır” diyor. “İyi bir iletişimci olan bir proje yöneticisi hemen her konuyu açıkça belirtmek suretiyle çözümleyebilir ya da önleyebilir ve engelsiz bir bilgi akışını teşvik eder. Bu da doğru bilgiyi doğru kişiye doğru kanal aracılığıyla tam olarak ihtiyaç duyulduğunda (temin etme) anlamına gelir” diye ekliyor.

Organizasyon

Bir proje yöneticisinin basmakalıp imajı, mükemmel bir çoklu görev yapan biri olarak tanımlanır. Ancak “tek başına birden fazla görev, proje yöneticilerinin rollerinde karşılaştıkları tüm talepleri yerine getirmesine yardımcı olamaz. Organizasyon önemlidir” diyor Mills. “Bu, görevleri önceliklendirmek, karışıklığı önlemek için projeleri bölümlere ayırmak ve ileride başvurmak ve kolay erişmek için her şeyi düzgün bir biçimde belgelemek anlamına geliyor. Organizasyon sürecinin bir kısmı da projenin ömrü boyunca tüm adımları ve ortaya çıkabilecek sorunları öngörmeyi sağlar” diye ekliyor.

“Bir proje yöneticisi olarak, göreviniz süreçlerin sorunsuz çalışmasını sağlamak ve ortak hedefler doğrultusunda olmasını sağlamak” diyor Danielyan. Bu nedenle “belirsiz koşullarda çok karmaşık süreçleri düzenleme olanağı hayati önemlidir.- ve öncelik sıralaması, planlama ve zamanlama becerileri de kritik. İstediğiniz sonucu hızlı ve verimli bir şekilde elde etmek için her zaman on adım ileride olmalısınız” diye devam ediyor.

Önceliklendirme

Proje yönetimi yazılımının geliştiricisi Wrike’nin CEO’su Andrew Filev, “Aşırı bilgi yükü özellikle modern iş yerlerinin en gerçek olgusudur” diyor. “Aklımızın işleyebileceği şeylerin bir miktarı, yani bilişsel yükümüze göre bir sınırımız var. ” Dolayısıyla önümüzdeki on yılda başarılı olmak için (proje yöneticileri) bu veri yığınını yönetmeli ve kullanışlıları seçip çıkartması gerekiyor.

“Başarılı olmayı planlıyorsa zaman yönetimine öncelik vermekte usta olmaları gerekir” diye devam ediyor. “Ve odaklanmayı sürdürmeye devam etmeli ve yangın söndürmek için koşuşturacak tüm ping’lere ve bildirimlere rağmen stratejik olmalısınız”

Problem çözme

Bir proje yönetimi bağlamında problem çözmenin büyük kısmı, riski tanımlamak ve yönetmektir. Bir IT destek yönetilen hizmetler şirketi olan Virtual Operations’in IT İş Hizmetleri Başkan Yardımcısı Tim Platt, “Birçok proje beklenmedik sürprizlerden dolayı faaliyet alanı, bütçesi veya teslimat zaman çizelgesini gözden kaçırıyor” diyor.

“İyi bir Proje Yöneticisi riske her zaman dikkat eder ve bu riski nasıl hafifletebileceğine de. Ekibin nasıl zor sorular soracağını bilir ve kararları, zaman çizelgelerini ve bağımlılıkları sürekli olarak gözden geçirir. İyi giden bir projede, sürpriz olmamalı. Tüm kalemler için bir risk günlüğü ve hafifletme planları olmalı ve proje yöneticisi bundan emin olmak için en iyi pozisyondur.”

Danielyan “Engellerle ilgilenmek hiç şüphesiz bir proje yöneticisi için çok önemli bir yetenektir” diye belirtiyor. “İyi bir proje yöneticisi riski erkenden belirleyebilir, sorunun nedenlerini bulabilir, farklı seçenekleri tartabilir ve mümkün olan en iyi çözümü tanımlayabilir ve uygulayabilir” diyor.

Uyum yeteneği

Senaya, “Özellikle teknoloji endüstrisi, hızlı ve tempolu bir çevre yaratıyor. Yeni süreçler, standartlar veya teknolojiler olsun – Sürekli bir değişim içinde” diyor ve ekliyor:
“Planlama hayati bir konudur ancak değişikliklere uyum sağlama ve zorlukların üstesinden gelmek için ekibinizle birlikte çalışma olanağı da aynı derecede önemlidir.” Hızla bir geçici çözüm getirme veya rotayı değiştirme kabiliyeti kesinlikle “hızlı ve tempolu bir çevrede başarılı olmak için gereklidir”.

 

Kaynak: http://www.computerworld.com.tr/haberler/olmazsa-olmaz-7-proje-yonetim-becerisi/

Reklam

PMBOK 6 Yayınlandı!

Merakla beklenen Proje Yönetim Bilgi Birikim Kılavuzunun 6.Versiyonu yayınlandı.

PMBOK v6’yı PMI üyeleri bu linkten ücretsiz indirebilir veya şu linkten kitaplar satın alınarak sipariş edilebilir.

 

 

PMBOK en çok kabul gören temel Proje Yönetim Referans kitabıdır.

 

Değişen koşullar ve gelişen metodolojiler ile güncellenen PMBOK 6 ilk defa Rehber ve Standart Kısmı ayrı olarak karşımıza çıktı.

Bir yenilik ise Agile Pratikler Rehberi ile PMBOK birlikte yayınlandı.

BİLGİ ALANI VE SÜREÇ DEĞİŞİKLİKLERİ

1)      47 olan süreç sayısı 49’a çıktı.

2)      Üç adet yeni süreç eklenirken bir adet süreç de çıkarıldı.

3)      İki adet bilgi alanının ve altı adet sürecin adı değişti.

Eklenen Yeni Süreçler:

Manage Project Knowledge

Control Resources

Implement Risk Responses

Çıkarılan Süreç:

“Close Procurements”. Bu süreçteki fonksiyonlar, “Close Project or Phase” süreci içinde ele alınıyor.

Adı Değişen Bilgi Alanları:

“Project Human Resource Management” sürecinin adı “Project Resource Management” şeklinde; “Project Time Management” sürecinin adı ise, “Project Schedule Management”şeklinde değişti.

 

 

 

PMBOK 6 ile Gelecek Değişiklikler

PMBOK^® 6. versiyonun 2017 yılı son çeyreğinde çıkması bekleniyor. Yeni kitaba göre güncellenecek olan PMP Sınavlarının ise Ocak 2018’de başlaması ön görülüyor.

Dikkat! Aşağıdaki linklerden yapılan pratikler PMP sınavına hazırlık sürecinde hayat kurtarır:

https://www.projectmanagement.com/PMwars/

https://www.projectmanagement.com/PMchallenge/

1. BİLGİ ALANI VE SÜREÇ DEĞİŞİKLİKLERİ

1)      47 olan süreç sayısı 49’a çıkıyor.

2)      Üç adet yeni süreç eklenirken bir adet süreç de çıkarılıyor.

3)      İki adet bilgi alanının ve altı adet sürecin adı değişiyor.

Eklenen Yeni Süreçler:

Manage Project Knowledge

Control Resources

Implement Risk Responses

Çıkarılan Süreç:

“Close Procurements”. Bu süreçteki fonksiyonlar, “Close Project or Phase” süreci içinde ele alınıyor.

Adı Değişen Bilgi Alanları:

“Project Human Resource Management” sürecinin adı “Project Resource Management” şeklinde; “Project Time Management” sürecinin adı ise, “Project Schedule Management”şeklinde değişiyor.

Adı Değişen Süreçler:

Eski İsim	Yeni İsim
Perform Quality Assurance	Manage Quality
Plan Human Resource Management	Plan Resource Management
Acquire Project Team	Acquire Resources
Control Communications	Monitor Communications
Control Risks	Monitor Risks
Control Stakeholder Engagement	Monitor Stakeholder Engagement

1. CHAPTER VE İÇERİK DEĞİŞİKLİKLERİ

v  Chapter 1’den 3’e kadar olan kısımdaki bilgiler, 2 ayrı chapter’da ele alınıyor. Yeni Chapter 3’de ise Proje yöneticisinin rolü, PMI® yetenek Üçgeni ile bağlantı kurularak adresleniyor.

v  Kılavuz boyunca, süregelen (Ongoing) süreçler ile devamlı olmayan (Non-Ongoing) süreçleri ayrt etmemize olanak sağlayan notasyonlar kullanılacak. Kılavuzda ilk defa böyle bir konsept kullanılıyor.

v  Project Scope ve Product Scope kavramlarına belirgin bir vurgu yapılıyor.

v  Kazanılmış Değer Araç Kiti (Earned Value tool kit), ““Earned Schedule Management” kavramını da içerecek şekilde güncelleniyor.

v  İletişim (Communication, iki insanın iletişimi vb.) ile İletişimler (Communications, iletişim sonucu ortaya çıkanlar, yayınlanmış epostalar vb.)  arasındaki farklılık anlatılıyor. (Buna gerçekten ihtiyaç vardı, kim düşündüyse eline sağlık…)

v  Yeni stratejide “Escalate Responses” sayesinde PY, riski başka bir partiye eskale edebiliyor. Bu durumda ister riski risk register’dan silecek, isterse de listede bırakıp onu “Escalated/Assigned To” olarak sınıflayacak.

v  “Lessons Learned Register”,  ITTO’nun bir parçası olarak yerini alıyor. Proje yöneticileri, bunu sadece proje veya fazların sonunda değil, proje boyunca istedikleri aralıklarda güncellemeleri adına teşvik ediliyor.

v  Bazı alanlarda, zorunluluk belirtmeden ziyade daha isteğe bağlılığı vurgulayan bir dil kullanılıyor. Örneğin, “Kullanılabilecek araçların bir listesi şöyledir. Siz projenize en uygun olduğunu düşündüklerinizi seçebilirsiniz”…

v  13) The PMBOK® Guide itself is taking on more of a voluntary instead of mandatory tone in some areas. For instance, for Requirements Collection, they might now say something to the effect that, “Here is a list of possible choices of tools. Choose any of these that best might fit your current project.”

v  ITTO tablolarındaki girdi ve çıktılar basitleştiriliyor.  Araç ve teknikler ise ana başlıklar altında gruplanıyor.

Sınav için hangi PMBOK® versiyonuna çalışmalıyım?

 

1 Ocak 2018 tarihine kadar sınava girecekseniz, PMBOK 5 versiyonu üzerinden sınava hazırlanmaya devam edebilirsiniz. Yeni kitap sınava Ocak 2018’den itibaren dahil olacak.

 

Kaynak: http://www.pmpegitimi.com/pmbok6-ile-neler-degisiyor/

Proje Yöneticisinin Güçlendirmesi Gerekli Beceriler

Proje Yönetimi konusunda yıllarımızı harcadıktan sonra yeni bulunduğumuz her yerde proje yöneticisini anlatırken özellikle anlattığımız unsur Proje Yöneticisinin sadece Bilgiye değil gerekli Becerilere ve Performansa sahip olması gerektiğidir. Öyle ki yapılan araştırmalar Proje Yöneticisinin sadece Proje Yönetimini nasıl yapacağını bilmesiyle projenin başarılı olmadığını göstermektedir. Bu doğrultuda Proje Yöneticisinin geliştirmesi gereken Kişiler arası iletişim becerilerini PMI’ın da ifade ettiği gibi şu şekilde sıralayabiliriz:

Liderlik

Proje Yöneticisi, projenin ve ekibinin lideridir.

Takım Kurma

Proje Yöneticisi, doğru işe doğru insanı seçen kişidir.

Motivasyon

Proje Yöneticisi, tüm proje ekibi ve muhataplarını motive edebilendir.

İletişim

Proje Yöneticisi, tüm paydaş ve muhataplarıyla sağlıklı, etkili iletişim kurabilendir.

Etkileme

Proje Yöneticisi, başkalarının kararlarına ikna olmasını sağlayan kişidir.

Karar Verme

Proje Yöneticisi, her durumda tüm parametreleri değerlendirerek doğru kararlar verebilen kişidir.

Politik ve Kültürel Farkındalık

Proje Yöneticisi, çevresel etkenlerin farkında olan tüm etkenlere göre projesini yönlendiren ve etkenlerden olumsuz değil olumlu etkilenendir.

Müzakere

Proje Yöneticisi, farklı görüşlerin söz konusu olduğu durumda çözümü bulabilendir.

Güvenilirlik

Proje Yöneticisi, ekibinin ve muhataplarının kendisine özüyle ve sözüyle güvendiği kişidir.

Çatışma Yönetimi

Proje Yöneticisi, anlaşmazlığın veya sorunun olduğu yerde sorunu bitirendir.

Yönlendiricilik

Proje Yöneticisi, ekibini örnek olarak ve sorularla yönlendirendir.

Peki bu konuda PMI’ın görüşünü ifade eden PMI Talent Triangle – Yetenek Üçgeni kavramı nedir ?

PMI Talent Triangle – Yetenek Üçgeni, günümüzün rekabetçi koşullarında sektörel ihtiyaçlara  göre daha etkin ve verimli  proje yönetiminin gerçekleştirilebilmesi için proje yöneticisinin   sahip olması gereken  3 temel yetkinliğin oluşturduğu bir kavramdır. Bu yetkinlikler:

• Technical Project Management  (Proje Yönetim Tekniği )
• Leadership (Liderlik)
• Strategic and Business Management ( Strateji ve İş Yönetimi ) Olarak tanımlanmıştır.

• Technical Project Management  (Proje Yönetim Tekniği ) :

Proje yönetiminin kullanılan metodolojinin gerekleri doğrultusunda doğru proje yönetim teknikleri  uygulanarak yapılması, bilgi alanlarına ve süreçlere hakimiyet becerisi.

• Leadership (Liderlik) :

Proje yöneticisinin güvenilen, mentorluk ve koçluk meziyetlerinin olduğu, sorunları ve çatışmaları diplomatik bakış açısıyla  çözebilen, ekip ruhunu oluşturan ve geliştirebilen özetle “soft skills” olarak adlandırılan “kişiler arası iletişim” becerisi.

• Strategic and Business Management ( Strateji ve İş Yönetimi ) :

Proje yönetiminde çalışılan organizasyonun stratejik ve iş yönetimi gereksinimlerine uygun iş zekasına sahip olarak endüstriyel gereksinimler doğrultusunda paydaş ve organizasyon beklentilerine cevap verebilme becerisi.

 

Kurumsal Proje Yönetişimine Çağrımdır

Geleneksel iş yapış şekillerimiz, takip çabalarımız ve kontrol amaçlı raporlama taleplerimiz aslında dünayda çok uzun süredir, bizde ise malesef yakın zamanda geride kaldı. Hatta Dünyada çoğu gelişmiş ülkede kurumsal organizasyonlar yeni düzenli yapılarının eksiklerini sorgulayarak yeni kavramları tartışmaya açıyorlar. Bu kavramlardan en dikkat çekeni ise YÖNETİŞİM. Öyle ki klasik yönetim anlayışımızdaki yönetim talimatları, kuralları ve kontrol dayatması verimli ve kaliteli iş süreçleri için terk edilme noktasına geldi. Şimdi konuşmamız gereken olgu ise sosyalleşen insanın, iş birliği, mükemmellik ve otonom yapıya alışabilme gücüdür. Bu doğrultuda insanın insanı, işin önünde tutarak güvensiz bir kurguyla takip etmesinden ziyade sistemin bir dişlinin çarkları şeklinde en iyisi için kendiliğinden çalışabilmesi, insanın kendisine verilen görevi yenilik vizyonuyla güvenli, tutarlı, doğru ve kaliteli yönetebilmesini sağlamak gerekiyor. İşte bu şartlarla sağlayacağımız olguya Yönetişim diyebiliyoruz. Bu olguyu Proje Yönetim Süreçlerinden fotoğrafın bütününe uyguladığımızdaysa Proje Yönetişimini konuşabiliyoruz.

Benim için Proje Yönetişiminin olmazsa olmazları organizasyonun stratejik hedeflerinin belirli olması, bu hedeflerle ilişkili yapılanma ve bu yapıyla doğrudan organik bağlantılı iş yapış şeklidir. Bu kavramları daha net ifade edersek Stratejik hedeflerle ilişkili Portföylerin yapılandırılarak bu portföyler altında Program veya Projelerin yönetimiyle diğer işlerin etkin takibinin sağlanması, yine aynı şekilde Programların, Portföylerin altında konumlandırılarak gerekli yönetici desteği sürece yansıtılarak program altında da yönetilecek projelerin başlatılması önemlidir.

Bu yapının faydası organizasyon kaynaklarının öncelikli portföylere ayrılması, portföy içinde de öncelikli program ve projelerin kaynaklara ulaşmasının sağlanması olarak görülür. Yine uçtan uca bakıldığında da tüm yapının mantıksal kırılımlar şeklinde ayrıştırılarak planlanabilir, kontrol edilebilir yani yönetilebilir yapıya kavuşturulduğu görülebilir.

Eskalasyon ve delegasyon işlemlerinin sağlıklı işletildiği organizasyonlarda proje hedefleri haricinde proje dışındaki rutin işler yani operasyonel işlerin de kaynak ve sorun bazlı olarak takip edilmesi mümkün olabilecektir.

Bu doğrultuda yapabileceğimiz şeyleri, tanımlı kurallarla; prosedür çalışmaları, etkili içerik ürettirecek şablon geliştirmeleri ve yapıyı güçlendirecek teknolojik araç ve destekleyici eğitim çalışmaları olarak sıralayabiliriz. Tüm bu çerçeve içerisinde tabi ki yeniliğe açık olma, sürekli iyileştirme prensibine hazır olma ve en iyisi için tüm çalışmalara lider olunması gerektiği unutulmamalıdır.

Sonuç olarak en alt seviyede uluslararası kabul görmüş en iyi uygulamaların süreçlere dahil edilerek yapının işletilmesi dışında organizasyonun tüm uzuvlarının bütünleşik olarak tanımlı kurallarla etkileşimli olarak yönetiminin sağlanması yani kurumsal proje yönetişimine geçilmesi önemli bir atılımdır.

2023 hedefleri için yenilikçi projelere ve projecilere ihtiyaç var

PMI TR’ın her yıl PM SUMMIT markası altında geniş katılımlı olarak düzenledikleri  Proje Yönetim Zirvesi, “Projelerle Geleceği Şekillendirmek” temasıyla 12 Mayıs tarihinde Ankara’da Cer Modern’de gerçekleştirildi. BThaber’in de sponsorları arasında yer aldığı etkinlikte, proje yönetiminin bir zorunluluk ve meslek olduğu vurgulandı.
‘Proje Yönetim Zirvesi’nin açılışına katılan Orman ve Su İşleri Bakanlığı Müsteşar Yardımcısı Sedat Kadıoğlu, STK’ların önemine vurgu yaparak “STK’lar ne kadar güçlüyse ülke de o kadar güçlüdür” ifadesini kullandı. Kadıoğlu, proje ve proje yönetimi kavramına değinerek “Projelerin hazırlanması gerekiyor. Uygulamaya geçmesi de devamlılığı açısından çok önemli. Zaman, iş ve para yönetimi bir arada yapılabilirse başarılı olunabilir. Orman ve Su İşleri Bakanlığı olarak her yaptığımız çalışmayı projelendiriyoruz” şeklinde konuştu. PMI Türkiye PM SUMMIT Proje Yöneticisi Meliha Bayrak, “Geleceği şekillendirmek; tüm zamanların proje ve mirasına doğru çıkılan bir yolculuktur. Bizler, proje yönetim dünyasının geçmişten geleceğine doğru uzanan bu yolculuğa sizlerin katılımlarıyla çıkıyoruz. Bu yolculukta bilgi ve birikimlerimizi paylaşıyor, elde etmiş tecrübelerimizi aktarıyor ve yeni nesil yönetim bakış açısıyla geleceği projelerle ele alıyoruz” dedi.

Proje paydaşlarımızın arasında buzdolabındaki domates de olacak!
PMP Türkiye Yönetim Kurulu Başkanı İsmail Kurtoğlu, nesnelerin internetinin ve büyük verinin proje yönetimini çok etkilemeye başladığına dikkat çekerek “Gelecekte proje paydaşlarımızın arasında buzdolabındaki domates de olabilecek; ondan gelen veriyi alabileceğiz. Her şeyin birbirine bağlı olması projelerimizi de etkiliyor. Projeleri tek tek ele almaktansa, bir bütün olarak yönetilmesi gerektiğini düşünüyoruz. Projelerin insana dönük olması çok önemli” açıklamasını yaptı. SPL Grup CEO’su ve PMI Fellow Aaron J. Shenhar, ‘Gelecek Burada – Proje Yönetimini Yeniden Şekillendirmek’ başlıklı sunumunu gerçekleştirdi. Projelerin bugün çok daha karmaşık olduğunu aktaran Shenhar, üç yeni elementi; strateji, liderlik ve inovasyon olarak adlandırdı. Proje Yöneticisi ve StratejistLevent Erkan, konuklara “Dünyanın en büyük insani krizinin merkezindeyken sizlere ihtiyaç var!” şeklinde seslendi.

Geleceğe hazırlanmak yaratıcılık yönümüzü geliştirmekten geçiyor
‘2023 Vizyonuyla Gelecekteki Proje Yönetimi Stratejilerimiz’ panelinin moderatörlüğünü, ‘PMI Turkey Chapter’ Ankara Şube DirektörüEmre Alıç gerçekleştirdi. Panele; Avrupa Birliği Bakanlığı, Proje Uygulama Başkanı Bülent Özcan, Havelsan Süreç Yönetim MüdürüZeynep Arzu Çelik, Aselsan Bilgi Teknolojileri Direktörü Fatih Bilgi ve Türksat Bilişim İş Geliştirme ve Proje Yönetim DirektörüÖmer Faruk Çöllüoğlu katıldı. Özcan, dünyada önemli bir aktör olabilmek için Türkiye’nin kendine bir yol haritası çizmesi gerektiğini belirterek “İddialı hedeflere ulaşmak için yapısal dönüşüm gerekiyor. Türkiye önümüzdeki 10 yılda çok daha fazla proje konuşacak. Türkiye’nin proje kültürü açısından değişime ihtiyacı var. 2023 hedefleri için taklit değil, daha yaratıcı, yenilikçi projelere, dolayısıyla projecilere ihtiyaç var. Hâlâ proje uzamanı ihraç edemiyoruz!” açıklamasını yaptı. Stratejik planlamanın Havelsan için büyük önem taşıdığını kaydeden Çelik, savunma sanayinde hedeflere ulaşmak için iş birliğine ihtiyaç olduğunu vurgulayarak “Milli teknolojileri geliştirmek çok önemli. Her zaman bir adım daha önde olmalıyız. Üniversite – sanayi iş birliği büyük önem taşıyor. Türkiye’nin genç nüfus oranı hepimiz için fırsat. Bizi bekleyen projelerle deneyimli proje yöneticileri sayesinde başa çıkabiliriz” dedi. Bilgi, BT projesinin BT’den çok süreci ilgilendirdiğine dikkat çekip proje tarifleri başarısız olduğu için BT projelerinin başarısız olduğunun altını çizdi. Projelerin basit ve hedefe yönelik olması gerektiğine vurgu yapan Bilgi, “Basitleştirin, karmaşıklaştırmayın! Basitlik ve yalınlık daha iyi yönetim süreçleri için çok önemli” ifadesini kullandı. Türksat’ın BT tarafında entegratör görevi gördüğünü belirten Çöllüoğlu, “Değişime adapte oluyorsanız, zaten geç kalmış oluyorsunuz. Ülke olarak proje yönetiminde farkındalığımız var mı? ‘Proje Yönetimi’ ders olmalı, proje yönetimi artık bir zorunluluk ve bir meslek. İyi işler iyi ekiplerle ortaya çıkıyor” değerlendirmesini yaptı. Alıç, “Yönetebilmek için önce ölçmek gerekiyor; tüm çalışmalarda tehdit ve fırsatları yönetmek için teknolojiyi araç olarak kullanmak lazım” ifadesini kullanarak “Geleceğe hazırlanmak yaratıcılık yönümüzü geliştirmekten geçiyor” dedi. Projectivity Solutions Şirketinin CEO’su ve Başkanı, PMI Silikon Vadisi Bölümünün Kurucusu Phil Bristol da yaptığı konuşmada; proje yönetimi ofislerinin başarısızlığına sebep olan nedenler arasında sabit fikirliliği, ‘proje polisi’ olmayı, ölçümleme yapmamayı sayarken bir liderin marifetini de; motive etmek, ilham vermek ve çözüm üretmek olarak açıkladı. Tüm gün süren etkinlikte; paneller ve çalışma atölyelerinin yanı sıra proje yönetiminde gelecekte kullanılması muhtemel yöntemler ve eğilimler de ele alındı.

 

Kaynak: http://www.bthaber.com/kamu/2023-hedefleri-icin-yenilikci-projelere-ve-projecilere-ihtiyac-var/1/18080

PROFESYONELLERİN SIRRI

İşinizi yapmayı en çok ne zaman seversiniz? İşinizi sevmek her ne kadar değişen koşullar ve yorucu çalışma temposunda aklınıza çok sık gelmeyen bir kavram olsa da yaptığınız işe devam etmeniz ve başarılı olmanız aslında bu kavramdan geçmektedir. Öyle ki çoğu tecrübe kaynağının aktardığına göre 3 temel unsur yaptığınız işlerde sizi başarıya götürecektir; “Bilgi”, “Beceri” ve “Performans”. Aslında bu 3 temel kriter hem bir birleriyle ilişkili hem de kendi içlerinde başarıyı getiren detayları içeriyor. Bu detayları sebepleriyle anlamak da başarı için zorunlu bir süreçtir.

Öncelikle bilgiyi konuşmak gerekirse bilginin her şeyin temelinde ve her karar anının arka planında olduğunu görmezden gelemeyiz. Öyleyse sağlam işler ve doğru kararlar için doğru, tam ve tutarlı bilgiye sahipsek doğru kararlar verebilir başarılı olabiliriz. Peki, bilgiye sahip olmak, bilgiyi kullanmak ve yönetmek ne kadar kolay? Şüphesiz bilgiye sahip olmak için tecrübe etmek ve öğrenmek gerekli fakat başka tecrübe ve bilgi birikimlerinden yaralanmak daha kolay bir yol. Bu nedenle çok fazla tecrübeye sahip, bilgi birikimi olan toplulukların paylaşımıyla üretilen standart ve en iyi uygulamaların benimsenmesi ve uygulanması bilgiyi kullanmak adına güzel yollardan birisidir diyebiliriz.

Peki, beceri olmadan sahip olduğunuz bilgiyi kullanabilir misiniz? Bu her şeye sahip ve her şeyi bilecek imkâna sahip kişi ve organizasyonların üzerinde en çok düşündükleri, en çok yatırım yaptıkları konudur. İşinizde çok iyisinizdir, bu yeteneğiniz sizi bazı üst pozisyonlara taşımıştır fakat bilgiyi kullanma, iletişimi sağlama ve yönetimi sağlama beceriniz gelişmemiş ise çoğu şey eksik kalır veya yanlış ilerler. İşte bu nedenle çoğu kurumsal firma yöneticilerine bu konularda eğitim aldırmayı tercih eder. O zaman beceriyi kendimizde aramamız normal ve bu yolu da denediysek farklı yollar da bizi becerikli yapabilir mi? Bunun cevabı aslında yine çoğu zaman bir anda kendimizi bulduğumuz bilgi birikimi kılavuzlarında. Yani o kılavuz ve standartlara baktığınızda şunu görürsünüz; “Bir süreci yürütürken kullanılacak girdiler ve üretilecek hedef çıktılar vardır, hedef çıktıları elde etmek için girdileri işleyeceğiniz doğru araç ve teknikleri seçerek hızlı, kolay, doğru ve sağlıklı süreçler yürütebilirsiniz.” Bunu da öğrendiğimizi kabul edersek bize bu standartlar tarafından önerilen araç ve teknikler sahip olduğumuz bilgileri işleyeceğimiz bize beceri kazandıracak yardımcı unsurlardır diyebiliriz. Hatta gelişen teknolojiyle bilgi teknolojileri ürünleri yani yönetim bilgi sistemleri yazılımları neredeyse yeteri kadar becerikli olmamızı sağlayabilir diyebiliriz.

Tüm bunlar tamam ama sahip olduğunuz bilgileri becerilerinizle kullanıyorsunuz ama etkin olamıyorsanız hala eksik olan şey nedir? İşte bu noktada her şeyin üstünde ama her şeyin canlanmasını sağlayarak etkinlik katacak unsura, performansa sahip olmamız gerektiğini söyleyebiliriz. Bilgiye erişmek, beceriye sahip olmak çok kolay olmamalıdır hatta bilgi ve beceriye sahip olan kişinin başarı için önünde çabalaması, ilerlemesi ve engelleri aşması gerekecek uzun bir yol vardır. Bu uzun yolun mümkün olduğunca kısa sürmesi ve kolay geçilebilmesi için de performans göstermek yani çalışmak, konuşmak, dinlemek ve anlatarak ikna etmek gerekecektir.

Başarı için temel kriterler olarak anlattığım bu üç temel kriter artık yeni yapılan araştırmalar ve literatür çalışmalarıyla Yönetişim kavramı içerisinde hayat buluyor. Her konuda yürütülen çalışmalarda ayrı bir yönetişim yapısı söz konusu olabilirken tüm sektörleri ve çalışmaları kapsayacak şekilde yürütülen tüm projeler ve yönetilen kurumlar için Proje Yönetişimi ve Kurumsal Yönetişim kavramlarını artık daha fazla konuşmaya başlıyor ve altlarını her geçen gün daha çok dolduruyoruz.  Tam anlamıyla bizim için yönetişim, sahip olunan bilgi birikimiyle yazılmış kuralların oluşturduğu bir organizasyonda, becerileri geliştirilen insanların sürdürülebilir performanslarıyla başarılı işler gerçekleştirmesidir. Bu ifadenin ideal düzeye gelmesi için geçilecek aşamalar olduğu da aşikârdır. Bilgiye, beceriye sahip olma, beceriyi geliştirme ve performansını doğru şekilde kullanarak artırma konuları bir organizasyon için planlanması ve sistemli bir şekilde aşamalar halinde yürütülmesi gerekli konulardır. Yönetişim kavramının ideale yakın yerlerde uygulandığı yapılarda; tanımlı iş süreçleri işletilmekte, öğrenen, kendini kontrol eden ve sürekli gelişimle önleyici, düzenleyici çalışmaları yapan sistemler çalışmaktadır diyebiliriz.

Yönetişim kavramının her faaliyet alanı ve detayında, yürütülen işler için entegre bir aktivite olduğu düşünülürse proje veya iş yönetimi süreçlerinde gereksinim, zaman, maliyet, risk ve iletişim süreçlerinin etkin yönetildiği kabul edilebilir. Fakat etkin yönetimin, insanoğlunun hafıza ve kabiliyet limitleri içerisinde tam anlamıyla sağlanması, büyük, karmaşık ve zor işlerde geleneksel yöntemlerin çaresiz kalabileceğini kabul etmemiz gerekir.

Bu nedenle kazanılmış tecrübelerle oluşmuş bilgi birikimi ile tasarlanmış, teknolojinin sunmuş olduğu nimetlerle size üstün beceriler kazandıracak ve hızlı çalışmanızı sağlayacak bir yazılım, araç olarak işinizi kolaylaştıracak, düzenleyecek ve başarılı olmanız için gereken yardımı size sağlayacaktır.

Sonuç olarak; bizler her ne kadar işimizi severek yapıyor olsak da işimizi, en çok yaptığımız işler kolaylaşınca severiz. Kolaylaşan işler bize başarıyı getirir. Bu nedenle de sahip olduğu unsurları doğru yerde ve doğru şekilde kullanarak başarılı olan kişiler, profesyonellerdir. Ve profesyonellerin sırrı doğru araç ve gereçlerle yapılacak işi kolaylaştırmaktır.

Emre ALIÇ, PMP

Profesyonel Proje Yöneticisi

BULUTUN KAMUDAKİ SORU İŞARETLERİNE CEVAP BULMASI GEREKİYOR

Orman ve Su İşleri Bakanlığımız bünyesinde bulunan merkez ve bağlı birimlerin mevcut sistemlerini ve ihtiyaçlarını inceleme çalışmalarını proje olarak, verimlilik hedefiyle başlatmış bulunuyoruz. Bu doğrultuda aynı amaçlar için geliştirilmiş yazılımlar ve temin edilmiş sistemlerin tespiti neticesinde merkezileştirme çalışmalarına başlayacağız.

Bu inceleme çalışmalarında kurumumuzdaki envanteri çıkarırken iş süreçleri üzerinde de çalışmalar yaparak verimliliği sadece fak edilir aşamada değil analizlerle tespit edilecek seviyelerde de artırmaya çalışıyoruz. Öyle ki birçok iş sürecinde zamana bağlı değişiklikler artık gereksiz süre ve kaynak harcamasına neden oluyor. Bu iş süreçleri çalışmasında ayrıca işlerin sürdürülebilirliği ve vatandaş memnuniyeti açısından güncellenerek kaynak tasarrufu haricinde fayda-maliyet dengesi gözetilerek verimlilik sağlanmış olacaktır.

Detayda ise aynı amaca hizmet eden yazılımlar dışında kullanılmayan kapasitelere sahip makinaların ve gereksinim duyulan diğer cihazların merkezileştirilmesi ile verimlilik için bu sistemlerin sanallaştırma, bulut bilişim ve ortak konumlandırma planlarını hazırlıyor olacağız.

Gelişen teknoloji ve artan ihtiyaçlar sebebiyle Bulut bilişim çözümlerini, yakın vadede planlama gerekliliği durumunu görmezden gelmiyoruz. Geçen günlerde incelediğim Global 2015 IT Trends raporuna göre de toplam bütçedeki %12 pay ile bulut çözümler kurumların en fazla yatırım yaptığı alan olarak BI, Yazılım Geliştirme ve Veri Merkezi çalışmalarından sonra 4.sırada. Fakat bulut bilişim çözümlerinin bazı yönleri sebebiyle, kamu bakış açısıyla oluşan soru işaretlerine cevap bulunması gerekiyor.

Kamunun güvenlik endişesiyle verilerine fiziksel sahip olma duygusu ve erişilebilir sistemlere hızlı müdahale talebi şimdilik ilk akla gelen soru işaretleri. Bu soru işaretlerine rağmen hibrit ve native birçok uygulama için adı telaffuz edilmese de bulut bilişim ile kullanılan sistemler yönetimimizi ve kaynaklarımızı da rahat ettirmektedir. Öyle ki belki fark etmeden, soru işaretlerini giderdikçe daha fazla kullanmaya başlayacağımız bu çözümlerle verimliliği amaç olmaktan araç konumuna da çekmiş olacağız. Kamu için alınacak mevzuat önlemleriyle soru işaretleri de giderilir ve temin için sağlıklı mekanizmalar tanımlanırsa diğer ağ altyapılarının da güçleneceği gelecekte planlarımızda bulut çözümleri ağırlıklı göreceğimiz aşikârdır. Özel sektörün kamunun hassasiyetlerine göre bu konuda stratejisini geliştirmesini, mevzuat çalışmalarını tetiklemesini ve güven duygusu için farkındalık ve bilgilendirme çalışmalarını artırması gerektiğini düşünüyorum.

bthaber.pdf erişimi için tıklayın

PMSummit 2015 Ankara – “Kalkınma ve Proje Yönetimi”

PMI (Project Management Institute, www.pmi.org), dünya üzerinde Proje Yönetimi alanında standartları belirleyen lider ve kar amacı gütmeyen küresel bir kurumdur. Dünya üzerinde 700 bini aşkın üyesi ve 204 ülkede 274 yerel dernek (Chapter) ile faaliyetlerde bulunmaktadır.

PMI Türkiye (www.pmi.org.tr), PMI’ın belirlediği standartları ülkemizde yaymak, Proje Yönetimi konusunda farkındalık yaratmak, Türkiye üzerinde yetkin ve yetişmiş Proje Yöneticilerinin sayısını fazlalaştırmak ve rekabet kabiliyetimizi artırabilmek için 600’ün üzerinde üyesiyle Profesyonel Gelişim Faaliyetleri yürüten bir Sivil Toplum Kurumudur.

 

PMI Türkiye, proje yönetimi alanındaki sertifikaların yaygınlaştırılmasını da kendine amaç edinmiştir. PMI tarafından verilen ve dünya çapında 650 binden fazla kişinin sahip olduğu PMP (Project Management Professional) Sertifikasına ait sınav sorularının Türkçeleştirilmesi ve bu sınava baz olan PMBOK^® Kılavuzu’nun (Project Management Body of Knowledge – Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kılavuzu) yerelleştirilmesi yine PMI Türkiye tarafından gerçekleştirilmektedir. Bu sayede Türkiye, PMI tarafından proje yönetimi alanında dünyanın 9’uncu en büyük pazarı olarak belirlenmiştir.

 

PMI Türkiye geleneksel olarak her yıl “PM Summit” markası altında geniş katılımlı Proje Yönetimi Zirvesi düzenlemektedir. Bu yıl 27 Ekim 2015 tarihinde Ankara TOBB ETÜ Sosyal Tesisleri’nde düzenlenecek olan 8’inci Zirvenin teması “Kalkınma ve Proje Yönetimi  (Development of Country and Project Management)” olarak belirlenmiştir.

 

Zirvede Ulaştırma, Finans, Sağlık, Bilişim, Savunma, İnşaat ve Enerji Sektörlerinden değerli konuşmacılar aşağıdaki tema alt başlıklarında sunumlar gerçekleştirecek olup, bunun yanı sıra Bilgi Teknolojileri Proje Yönetiminde Trend bir konu olan Agile Scrum ve Etkili İletişim konularında ana salon oturumlarıyla eş zamanlı workshop oturumları gerçekleştirilecektir. Tüm gün sürecek zirve PMP sertifikalı Proje Yöneticileri için 7 PDU değerindedir.

 

Zirve Tema Alt Başlıkları:

• Kalkınma Programı ve Sürdürülebilir Büyüme
• Paydaş İş Birliği (PPP Projeleri)
• Proje Program Portföy Yönetimi
• Çevresel, Sosyal, Ekonomik ve Kültürel Faktörler
• İnsan Kaynağı Yönetimi
• Proje Başarı Hikayeleri-Öğrenilmiş Dersler
• İletişim ve Problem Yönetimi

 

Bu kapsamda, Ankara’da gerçekleşecek “Kalkınma ve Proje Yönetimi (Development of Country and Project Management)” temalı Proje Yönetim Zirvesi etkinliğimize katılımınız bizi sevindirecektir.

 

Zirve Hakkındaki Detaylı Bilgiye aşağıdaki Adresten ulaşabilirsiniz.

http://pmiturkey.org/summit/ankara/

Zirveye Kayıt Olmak ve Erken Kayıt Fiyat avantajlarından yararlanmak için

Aşağıdaki bağlantıyı kullanabilirsiniz. (Erken Kayıt için Son Gün 31 Ağustos)

Kayıt Olmak için Tıklayın!

Sporda Dijital Dönüşüm Projesi

Spor Genel Müdürlüğünün artan ihtiyaçları ve teknolojik gelişmelerin iş süreçlerine uygulanarak kamu hizmetlerinin sorunsuz, hızlı, güvenilir ve sağlıklı işletilmesine imkân sağlaması sebebiyle Spor Genel Müdürlüğünün tüm faaliyetlerini kapsayacak şekilde “Sporda Dijital Dönüşüm Projesi” Kasım 2014 tarihinde başlatılmıştır.

Bu proje kapsamında Gençlik ve Spor Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi ve Spor Genel Müdürlüğü Strateji Geliştirme Dairesi Bilgi İşlem Şubesi personellerinden oluşan 8 kişilik proje ekibi tarafından Spor Genel Müdürlüğünün 25 biriminde yüz yüze yazılım analizi çalışmalarına başlanmıştır.

Tüm bu birimlerde yapılacak detaylı iş analizi çalışmaları sonucunda birimlerin ve faaliyetlerinin ihtiyacı olan teknik gereksinimler ve yazılım gereksinimleri ortaya konup fazlar halinde işlerin önceliğine bakılarak gerekli dijital sistemler devreye alınacaktır.

Bu proje kapsamında yapılan ön analiz çalışmaları 255 sayfalık Analiz Rehberi Raporu olarak konsolide edilmiştir. Bu rapor içeriği Spor Genel Müdürlüğü birimlerinden katılacak 100 kadar personelle “4-5 Nisan 2015 tarihinde Antalya’da yapılacak Rehber Çalıştayı” ‘nda kurum personelinin görüşüne açılacaktır. Görüşler sonucu ortaya çıkacak ihtiyaç önceliği sırasına göre detaylı iş süreç analizleri planlanacaktır. Yapılan planlama sonrası gerçekleştirilecek detaylı analiz çalışmaları sonrasında da süreç iyileştirme çalışmaları için Mayıs ayı sonunda Dönüşüm Çalıştayının daha geniş katılımla gerçekleşmesi beklenmektedir.

Spor Genel Müdürlüğü yazılım ihtiyaçlarının fazlar halinde analiz edilerek geliştirileceği bu projede ilk faz çalışmalarının 2015 yılı 3.çeyreğinde, ikinci faz çalışmalarının 2015 yılı sonunda ve ağırlıklı olarak sunulan hizmetlerin e-devlet hizmetine dönüştürülmesinin hedeflendiği üçüncü faz çalışmalarının da 2016 yılı ilk yarısında bitirilmesi hedeflenmektedir.

Bu proje kapsamında yapılacak çalıştay için biz BABOK’ın ilgili bölümünü rehber edindik.

Yine çalıştay sonuçlarını sizinle buradan paylaşacağım.