Gerçek Sorunlara Kalıcı Çözümler

Çözümü nasıl bulacağımızı, şimdi daha iyi anlamak için biraz daha geriye, biraz daha detaya inmemiz gerektiğini anlatmak istiyorum. Ama bunu anlatırken ne çok teknik ne de çok basit ifadeler kullanmalıyım. Çünkü çözümler ne kadar zor olursa olsun zihniniz ne çok karışık, ne kadar kolay olursa olsun  ne de çok rahat olmamalı.

Öncelikle çözüm istediğimiz için soruna odaklanmamız gerekmektedir. Yani ilk soru, gerçek sorun veya sorunlarımız nedir? olmalıdır. Öyle ki çoğu tecrübemiz göstermektedir ki, organizasyonlar çoğu zaman yanlış iş, yanlış insan, yanlış teknoloji, yanlış araç veya yanlış süreç seçimi yaptıklarını düşünürler. Bu seçeneklerden bazen biri söz konusu olurken bazen bir kaçının varlığı bizi soruna götürmektedir. Ama doğru sorunu bulmak için en başta sorun aradığımız organizasyonu iç ve dış mevzuatıyla, kültürüyle ve mevcut işleyişiyle tanımamız gerekmektedir. Bu incelemeyle görülür ki dış veya iç mevzuat eksik veya anlaşılmaz veya da yanlış anlaşılmış, amaçlanan işler yanlış düşünen personel ile farklı süreçlerle yürütülmüş ve yanlış araçlar bizi çıkmaza sürüklemiş durumda olabilir. Bu tür durumlar en sık karşılaşılan durumlar olarak her zaman karşımıza çıkıyor. Bu noktada artık gerçek sorunları kalem kalem listeleyip, bu sorunlarla ilişkili ihtiyaçlarımızı belirlemeye geçebiliriz. Öyle ki iç, dış mevzuat çalışması öncesinde sektör araştırması, yapılacak işin analizi çalışması tüm paydaşlarla çözüm bulunacak şekilde ortaya koyulmalıdır. İç ve Dış Mevzuat, yapılan analizlerle sağlam dayanaklarla güçlendirilmeli akabinde iç süreç işleyişleri kaliteli ve verimli olacak şekilde en iyi uygulamalarla geliştirilmelidir.

Peki geldiğimiz noktada sürdürülebilir kalıcı çözümlere nasıl ulaşabiliriz? Her iyi sistemin sürdürülebilir bir yapıya kavuşması için şüphesiz doğru insanlara sahip olması gerektiği ortadadır. Peki nasıl bir insan doğru başlanan işi doğru devam ettirebilir? İşte bu hususta da 3 kriterle olması gerekeni ifade edebiliriz. BİLGİ, BECERİ ve PERFORMANS. Gerekli bilgiye ve tecrübeye sahip insan neyi nasıl yapacağını ve hangi durumda neyi yapmanın doğru olduğunu bilir. Kişiler arası iletişim becerisine sahip insan yani insanları dinleyebilen, anlayabilen ve anlatanbilen insan çözüm ve sorunsuzluk konusunda katkısı olan insandır. Bilginiz ve beceriniz olsa da çabanız olmadıkça organizasyonunuz için hiç bir öneminiz olmayacaktır. O yüzden çabalayan yani fedakarlıkla ve ciddi bir şuurla çalışan insan sistemin sürdürülebilirliği için vazgeçilmezdir.

Gelmek istediğimiz yerse artık ortadadır. Mevcut durumu iyi bir analizle ortaya koyarak olması durumu tarif edip kurumsal olgunlaşma ile o amaca doğru tüm unsurlarımızla gelişimi desteklememiz gerekmektedir. Gerçek sorunların tespit edilip olması gereken durumların örnek alınıp gerekli geliştirmelerin yapılması kalıcı çözüme giden ilk yoldur. Sistemin iyi ve doğru araçlarla, hafızayı güncel ve geleceğe aktarabilir duruma geldiği anlaşıldığından kaliteli işler için kaliteli insanlara zaman ve kaynak ayrılabilir ve döngü bu şekilde verim alınacak şekilde idame ettirilebilir.

Reklam

Bilgi Teknolojisi, Bilgisayar Mühendisliği ve Diğer Meslek Dalları

Son yıllarda ülkemizde gelişen teknolojik olaylardan sonra son 50 yıla damgasını vuran bilgisayar ve bilgisayar teknolojileri hayatımızın ayrılmaz parçası oldu.
Bundan 50 yıl öncesine kadar dijital hiçbir faaliyeti olmayan akıllı makinelerin bugün hayatımızın girmediği alanı yok gibi. İnsanoğlunun ilk bilgisayar ile başlayan elektronik bir cihazı işlerini kolaylaştırmak için kullanma çabası bugün her alanda en son noktasına kadar kendini gösteriyor ve daha ilerisi için umut vaat ediyor. Önce devlet karar kademelerinde daha sonra kurumsal kurumlarda çok önemli ve çok büyük işlerde kullanılan bilgisayarlar 80’lerin ortalarında kişisel bilgisayarlara ve her alana yaygınlaşabilecek kullanım kolaylığına sahip makinelere dönüşmeye başladı.
90’lar ve yaygınlaşan network alt yapısı bilginin paylaşmasını artırdı. Bilginin paylaşılması ihtiyaçların teknoloji ile çözülmesi anlamına geliyordu. Bu noktada uç kullanıcılar teknoloji ile daha fazla iç içe kaldı ve beklentileri onlara ürün ve hizmet olarak dönmeye başladı. Bu aynı zamanda Bilgi Teknolojileri Sektörünün de doğması anlamına geliyordu.
Önce kendini geliştirerek kendisi için zaman ve para harcayan kitleleri memnun eden Bilgisayar teknolojisi ileri seviye gelişmişliği ve internet denen ağların ağıyla; artık Teknoloji için insan mantığından, İnsan için teknoloji mantığına geçmeye çalışıyordu.
Bilgi ve Bilgiyi işleme teknolojileri öncelikle geliştirilen yazılımlar ve yazılımları destekleyen daha zeki donanımlarla insanların en çok ihtiyaç duyduğu Tıp sektörüne destek oldu. Geliştirilen yazılımlar eski verileri kullanabiliyor, anlık verileri daha çabuk anlamlandırabiliyor ve belirli kuramlara göre elde edilen görüntüleri yorumlayabiliyordu. En son olarak da diğer bilim dallarıyla birlikte çalışan bilgisayar teknolojileri bunların hepsini yapabilen nano teknolojik ürünler olarak insan vücudunun içinde yer alabiliyor.
İnsanların etkileşim içinde yaşadığı anları önem sırasına koyduğumuzda bunların başında şüphesiz ticaret gelecektir, özellikle günümüzün küreselleşen dünyasında pazarların ve ekonomik faaliyetlerin sınır tanımaması finans ilişkilerinin karmaşıklığını, erişebilirliğini ve yorumlanması sorunlarını beraberinde getirmektedir. Burada en basitinden finansal işlemleri bir insan beyninden daha çabuk yapabilen ve bunları istediğiniz şekilde istediğiniz süre saklayabilen sistemler ilk ihtiyacı karşıladı. Teknolojik destekle büyüyen finans sektörü bir anda teknolojiyi kendi dinamiği olarak benimsedi. Öyle ki teknolojik üstünlük finansal markaların rekabet gücü olmaya başladı. Bilginin Güvenliği, Sağlamlığı ve bütünlüğü her zaman sorun olsa da teknolojinin gelişimini destekleyen en büyük sektörlerden biri de şüphesiz Finans sektörü oldu. İnternet ile uç kullanıcı ile buluşması gereken bu sektör bu sayede teknoloji ile insanları buluşturan her köşe başında bir bilgisayarla insanlara hizmet eden ve bu sayede insanlara belki de bilgisayarı ilk sevdiren sektör oldu. Kendi içindeki teknolojik alt yapı ve gerekesinimlerini kendi standartlarıyla kontrol etmesini bilen bu sektör özellikle ülkemizde ileri yasal denetlemeler ve Cobit gibi kabul edilmiş standartlarla teknoloji ile büyümeye devam ediyor. Finans sektörüne ait tüm bu düşüncelerin önemi ve bir ülkenin ekonomik alt yapısının önemi bizi ileri teknolojik yatırımlarla büyüyen bir finans sektörü gerçeğine götürür.
Bilgi Teknolojileri kendi gelişimi için kitleleri yavaş yavaş eğitirken, eğitim sektörünün bir çok ihtiyacına çare olmuş, ileri teknolojik yazılım ve donanımlarla eğitim camiasında fertlerin interaktif bir şekilde bilgiye ulaşmasını sağlamıştır. Günümüzde devletler seviyesinde teknolojik eğitim yatırımları önem kazanmıştır. Bugün de ülkemizde Fatih projesi ile akıllı tahtalarla donatılan okullarda tablet pc’lerle öğrencilerin eğitim alması öngörülmektedir.
İnsanoğlunun ilk zamanlardan beri merakı ve çabası olan ulaşım konusunda da bilgi teknolojileri insanlara maksimum faydayı sağlamıştır. GPS uydularıyla insanlar dünya üzerinde nerede olduklarını görebilmişler. Uydu ve diğer elektronik cihazlardan alınan verileri akıllı bir şekilde yorumlayan yazılım ve donanımlarla zeki ulaşım araçları tasarlamışlardır. Sensörlü araçlar, kendini park eden araçlar, otomatik denge sağlayan araçlar gündelik yaşantımızdan bu konuya örnek gösterilebilir.
Sanayi devriminden sonra sanayi sektörünün en büyük ivme sağladığı düşünülen zaman periyodu milenyum olarak da adlandırılan bilgi çağı olmuştur. Makineler kendilerine yüklenen programlarla akıllı öğrenmeler gerçekleştirmiş, üretimler otomatize olmuş ve sıfır hata ile verimli üretimler gerçekleştirilmiştir.Minumum sayıda insan emeği,maksimum teknolojik yatırımla çalışan fabrikalar artmış kalite ve güven sağlanmıştır.
Yaşamın her alanında teknoloji ile kuşatılmış insan internet ağının da genişlemesi ile en son yapabileceği insanlar arası ilişkileri sanal ortama taşıma işini de bilgi teknolojileri ile yapmaktadır. Sosyolojik kısıtlar ve sorunlar insanları bu sanal dünyaya çekmiş, kendini ifade edebileceği sınırsız bu dünyada kendisini anlatmaya başlamıştır. Günümüzde facebook, twitter gibi sosyal ağ sitelerinde insanlar kendileri ve hayatlarındaki her şeyi paylaşarak bazen günlük gerçek hayatlarını hiç durmayan bir dünyada devam ettiriyor bazen de gerçeğinden tamamen farklı bir anlatımla sahip olmak istediği hayatı internet denen dünyada yaşatıyor. Bu kişisel sanal hayatın bir de bedeli olduğundan bu konuda bazı sorumlulukları da hatırlamak gerekiyor.
Tüm bu gelişmelerin yanı sıra genç bir sektör olan Bilgi Teknolojileri sektörünün en zayıf olduğu konu Hukuk olarak görülmektedir. Çoğu ürünü sanal ve yoruma çok açık olan bu sektörde henüz oyunun kuralları net çizilememiş hiçbir zaman yeterince sağlam hukuki alt yapı hazırlanamamıştır. Bu konudaki sorunlar hep kanaatlere bırakılmış, ihtiyaçların çözümünün çok zaman alacağı belirtilmiştir. Bu noktada günümüz Bilgisayar Bilimcilerinin Hukukçularla değişik platformlarda bir araya gelerek bu boşluğu doldurmalarına ihtiyaç vardır.
Bu işlerin çoğunu yapan Bilgi Teknolojileri çalışanları dünyada IT Çalışanları diye adlandırılıyor. Bu alanda ülkemizde de en çok bilinen meslek Bilgisayar Mühendisliği. Tabi ki bu tüm mühendisler yukarda anlatmaya çalıştığımız işleri yapmaya çalışmıyor. Kendi içinde Yazılım Mühendisliği, Donanım Mühendisliği, Sistem Mühendisliği ve Network Mühendisliği olarak ana gruplara ayrılan bu meslek son yıllarda sadece teknik konulara bağlı kalmayıp yukarda anlattığımız konularla da bağlantılı kalmak için Sosyal Bilgisayar Mühendisliği kavramını da ortaya atmıştır. Bir iş ihtiyacı için ne kadar fazla teknolojik cevap bulabilirizin sonucu iş tarafı baskın mühendisler kavramını ortaya çıkarmıştır. Yüksek lisanlarla desteklenen bu ilişkiler günümüz iş dünyasında kendini göstermektedir. Endüstri Mühendisliği bu ilişki ihtiyacından ortaya çıkmıştır.
Ben de Lisans yıllarımda sırasıyla donanım, sistem ve yazılım konularıyla ilgilensem de son olarak Bilgi Teknolojileri Süreçlerinin Geliştirilmesi ve Yönetilmesi konusuyla ilgileniyorum. Buradaki amacım Bilgi Teknolojilerinin kendinden istenen ihtiyaçlara maksimum fayda sağlaması ve doğru çalışması. Bu işe biz BPM ( Business Process Management) diyoruz yani İş Süreçleri Yönetimi.Bu iş için çeşitli uygulamalarda kullanıyoruz. Süreçlerin verimliliği ve daha çok insan memnuniyeti için çalışıyoruz.Tam olarak yapmaya çalıştığımız var olan teknolojiyi iyi kullanmak ve gereken teknolojiyi sağlamak. Biz bu işlerde Süreç Zekası kavramını hayatımıza yerleştirirsek tahmin ediyoruz ki bütün insanlar yakın gelecekte hayatlarının her anında teknolojiden olumlu yönde fayda sağlayacaktır.
Emre ALIÇ
10.10.2011

SÜREÇ YÖNETİMİ

SÜREÇ YÖNETİMİ
Kuruluşlar, üretmiş oldukları ürün ya da hizmetlerden yararlanan müşterilerinin ihtiyaç ve beklentilerini karşılamak için, süreçlere gereksinim duyar. Süreç yönetimi son yıllarda özellikle performanslarını arttırmak isteyen kuruluşların ilgilenmeye başladığı güncel konulardan birisidir. Süreç yönetimi, Avrupa Kalite Yönetim Vakfı’nın İş Mükemmelliği Modeli’ nde yer alan dokuz kriterden birisidir. Ayrıca ISO 9000/2000 Revizyonu da önemli ölçüde süreç modeline dayandırılarak hazırlanmıştır. Bu her iki neden, organizasyonların ister istemez süreç yönetimi konusuna eğilmelerine yol açmıştır. Süreç yönetimi kimi kuruluşlarda fonksiyonel örgüt yapısına uygun olarak süreçlerin sürekli olarak iyileştirilmesi için, kimi kuruluşlarda ise bir yönetim tarzı olarak ele alınmaktadır. Şüreç yönetimi; fonksiyonel örgütlenmeye bağlı kalınarak süreçlerin sistematik iyileştirilmesi olarak ele alındığında “Süreçlerin Yönetimi”, bir yönetim tarzı olarak ele alındığında ise “Süreçlerle Yönetim” olarak adlandırılabilir.

“Süreçlerin Yönetimi”, mevcut fonksiyonel ve hiyerarşik örgüt yapılarına bir şekilde uygulanabilirken, “Süreçlerle Yönetim” başta örgüt yapısı olmak üzere, pek çok klasik yönetsel yaklaşımın sorgulanmasını gündeme getirmektedir. Süreçlerle yönetimde geleneksel fonksiyel ve hiyerarşık örgüt yapısı değişmekte, görevler ve kadro unvanları süreçlere göre yeniden şekillendirilmektedir. Ülkemizin önde gelen kuruluşlarının bazılarında süreçlerin yönetim anlayışı uygulanırken, bazılarında da süreçlerle yönetim ya da diğer bir deyişle süreç bazlı organizasyon yapıları uygulanmaktadır. Süreçlerle yönetim anlanın uygulanabilmesi için kuruluşta süreç yönetimi anlayışının var olması gerekmektedir.

1.1. Süreç Yönetiminin Tanımı
Süreç yönetimi, süreçlerin sürekli ve düzenli olarak izlenmesi ve geliştirilmesini garanti altına almak için yapılan faaliyetler dizisidir. Süreç yönetimi süreçlerin tasarımı, sürdürülmesi, müşteri ihtiyaçlarının daha iyi karşılanması için sürekli değerlendirme, analiz ve geliştirmeleri kapsayan bir çevrimdir.

Süreç yönetimi temelinde şu prensipler yer alır:
• İnsanları, prosedürleri, malzeme ve ekipmanı içeren süreçler, işletilme yönetim ve becerilerine göre ya da kötü sonuçlar üretir.
• Sonuçların (süreç performansının) değiştirilmesi ve iyileştirilmesi isteniyorsa, süreçlerin işleyiş biçimleri değiştirilmelidir.
• Süreçler, sorumluları tarafından değiştirilene dek, mevcut durumlarını ve işleyişlerini korur.
• İnsanlar, sürecin unsurlarından birisidir, ancak insanlar süreç iyileştirilemediği sürece tek başlarına sonuçları iyileştiremez.

1.2. Süreç Yönetimi Uygulama Nedenleri
Organizasyonlar yaşayan organizma gibidirler. Bu nedenle gelişmelerini sürdürmek için sürekli olarak değişime uğrarlar. Bu bağlamda sürekli bir şekilde gelişen yönetim, teknik ve uygulamalarına bağlı olarak, yönetim anlayış, uygulama ve yöntemlerini değiştirirler. Doğal olarak her kuruluş, zorluğu herkes tarafından kabul edilen gelişmeye dayalı değişim sürecine girmez, aslında girmek zorunda da değildir. Bu süreci başlatan kuruluşlar, gelecekte başarılarını sürdürme şansına sahip olan kuruluşlardır. Ayrıca, bu tür kuruluşlar aslında bir bakıma müşterilerine duyarlı, kalite ve performanslarını artırarak maliyetleri düşürmeyi hedefleyen kuruluşlardır. Kuruluşları sürekli gelişmeye zorlayan kuruluş içi ve dışı bazı nedenler vardır:
1. Kuruluş Dışı Nedenler:
* Globalleşme
* Yavaş bir şekilde de olsa gelişmesini sürdüren demokratikleşme
* Bilgi teknolojisindeki baş döndürücü gelişmeler
* Dünya çapında giderek artan rekabet
* Politik ve siyasi gelişmeler
* Ekonomik platformdaki değişimler
* Kuruluşların varlık nedenleri olan müşterilerin beklentilerindeki artış ve değişimler
* Üretim/hizmet gerçekleştirme ve sunma teknoloji ve sistemlerindeki gelişmeler
* Yönetim yaklaşımlarındaki değişme ve gelişmeler

2. Kuruluş İçi Nedenler
* Müşteri istek ve beklentilerine duyarlı olamama
* Müşteri beklentilerinin karşılanamaması
* Müşteri şikayetlerindeki artışlar
* Uygun bir planlama yapılamaması
* Hedef ve politikalardaki değişiklikler
* Performans göstergelerindeki bozulmalar
* Ürün hayat çevriminin (süresinin) kısa olması
* Geleneksel fonksiyonel ve hiyerarşik bölümlemelere dayalı hantal ve yavaş işleyen organizasyon yapıları
* Ürün/hizmet kalitesinde ve verimliliğinde azalma
* Kalite maliyetlerinde artış
* Çalışanların artan istek ve beklentileri
* Moral ve motivasyon düzeyinde azalma

Süreç odaklı yönetim yaklaşımının uygulamada kendini yoğun olarak hissettirmesi aslında oldukça eskilere, Toplam Kalite Yönetimi (TKY) anlayışının gelişmeye başladığı yıllara kadar uzanır. 80 li yıllardan bu yana dünyada etkisini hissettirmeye başlayan TKY nin en önemli unsurlarından birisi “ Süreçlerin Sistematik Olarak İncelenmesi” dir.

1.3. Süreç Nedir
Bir ya da daha fazla girdinin kuruluş içi ve/veya dışındaki müşteriler için çözüm oluşturan bir ya da daha çok çıktı şekline dönüştürülmesinin sağlandığı bir faaliyet ya da karşılıklı ilişkileri olan faaliyetler kümesidir. Girdileri olan, bunlara müşterileri için değer ekleyen ve çıktı üreten bir faaliyetler dizisidir. Belirli bir çıktı (ürün ya da hizmet) elde etmek için, birbirleriyle etkileşim içerisinde bulunan insanlar, ekipman, malzemeler, yöntemler ve çevresel unsurların bir toplamıdır.

İşletme girdilerini, işletme çıktılarına dönüştüren faaliyetlerin birleşimidir.

Süreçler, üç temel faaliyetler çeşidinin bir bileşimidir: değer yaratan yani müşteriler için önem taşıyan faaliyetler; temel olarak fonksiyonel, bölümsel veya örgütsel sınırlar arasında iş akışını sağlayan faaliyetler; kontrol faaliyetleri.

Bir organizasyonel süreç, başı ve sonu belli olan iş demektir. Bir başka deyişle, bir işi yapmak için gerekli alt işlerin ve detay işlerden oluşan faaliyetler kümesidir. Süreçler, en yalın açıklamayla, bir işletmenin müşterileri için “ne yaptığı” dir. Süreçler, işletmenin sunduğu ürün/hizmetleri yaratan mantıksal iş toplamıdır.

Bir süreç girdilerin (insan gücü/hizmetler, ekipman, malzemeler, yöntemler ve ortam) çıktı (insan gücü/hizmetler, ekipman, malzeme ve yöntemler) şekline dönüştürülmesidir. Dönüştürme; zaman, yer ve şekil konularında değer eklenmesi ya da yaratılmasını da içerir. Değer ile ilgili konular aşağıdaki gibi zaman, yer ve şekil değeri olarak incelenebilir:
• Zaman Değeri: Gereksinim duyulan şeylerin zamanında elde edilmesi; örneğin acıktığımız zaman yiyiceklerin hazır olması ya da materyal girdilerinin zamanında hazır olması gibi.
• Yer Değeri Gereksinim duyulan şeylerin, gereksinim duyulan yerde hazır olması; örnek olarak yakıtın rafineride değil de, aracımızın deposunda olması, ya da lastik imalatında kauçuğun fabrikada olması gibi.
• Şekil Değeri: Herhangi bir şeyin gereksinim duyulduğu şekilde hazır olması, örneğin ekmeğin kızartma makinesine girmeden önce dilimlenmiş olması, evrakların dosyalanmadan önce delinmiş olması gerekliliği gibi. Şekil 1 de temel bir sürecin unsurları görülmektedir.
Süreç, belirli bir dizi girdiyi, müşterileri için belirli bir dizi faydalı çıktıya dönüştüren tanımlanabilen, yinelenebilen, ölçülebilen ve birbirine bağlı değer yaratan faaliyetler dizinidir.

Bir süreç herhangi bir işin tamamlanması için gerekli olan işlem basamaklarının ve kararların toplamıdır.

Kaynak:İnternet.