Gelişen bilişim teknolojilerinin yaygın bir şekilde kullanılmasıyla beraber tüm sektörlerde belirli ihtiyaçlara bilişim çözümleriyle cevap bulma eğilimi artmaktadır. Öyle ki günlük hayatımızın her anına dâhil olmuş bilişim teknolojileri özellikle insan hayatına hitap eden üreticiler ve hizmet sunucular için her geçen gün daha fazla tercih edilmektedir.
Bilişim ürün ve hizmetlerinin gelişmesi, daha fazla tercih edilmesi ve bu konularda yapılan çalışma ve projelerin hızla artması birçok problemi de beraberinde getirmiştir. Bilişim sektöründe ürün veya hizmet üretimi yapan her organizasyon yürütülen işlerin, idare edilen personelin ve tüketilen kaynakların doğru yönetilmesi için her geçen gün yeni yollar denemekte ve ideal yönetim süreçlerini araştırmaktadır.
Bilişim sektöründe ürün ve hizmet üreten veya bilişim ürünü veya hizmeti tedarik eden her organizasyon bu iş ve projelerin yönetimi için farklı yöntemler takip etmektedir. Bu yöntemler organizasyonuna göre bazen belirsiz olup duruma göre değişirken bazı organizasyonlarda da standartlaşmış süreçler olarak karşımıza çıkmaktadır.
Uluslararası olarak tüm dünyada yaygın kullanımı olan ve kabul gören PMI(Project Management Institue) Proje Yönetim Süreci standardı, COBIT(Control Objectives and Related Information Technologies) çerçeve dokümanı ve ITIL(Information Technology Infrastructre Library) bilgi teknolojileri kütüphanesi gibi yayımlar hem organizasyonların bilişim ürün ve hizmet üretim süreçleri hem de ürün ve hizmet tedarik süreçleri için standartlar, hedefler ve ideal süreçler tanımlamaktadır.
COBIT, bir organizasyon için tanımlı kuralların stratejik hedefler doğrultusunda uygulanma kültürü kazanılması anlamında; yönetişim kavramı üzerinde durmakta, yapılan bilişim iş ve projelerinde başarının, tanımladığı hedeflere uyulması durumunda elde edileceğini söylemektedir. COBIT tüm bilgi teknolojileri süreçleri için kontrol hedefi sunarken “APO10 Manage Suppliers” süreciyle de tedarik yönetimi için tedarikçi seçimi, sözleşme süreci yönetimi ve tedarikçinin performansının izlenmesi için kontrol hedefleri tanımlamaktadır. COBIT, “APO10.03 Manage supplier relationships and contracts” yönetim pratiği ile tedarik yönetimi sürecinin başarısını tedarik sürecinde resmi olarak işin kalitesinden sorumlu olacak kişilerin belirlenmesi olarak belirtmektedir. Bu nedenle tüm süreçlerin teknik anlamda yetkinlikle yürütülmesi, incelenmesi, onaylanması ve takip edilmesi için yetkin ve sorumlu kişilerin belirlenmesinin önemi ifade edilmiştir. (1)
ISO/IEC 20000, ITIL 2011 ve PMBOK(PMI Project Management Body of Knowledge) standartları da COBIT gibi tedarikçi seçiminde, sözleşme ve diğer tedarik belgelerinin hazırlanmasını ve sözleşme dâhilindeki tedarik yönetim sürecinde uygulanması gerekli kuralları ifade ederken bu süreçleri işletecek doğru, sorumlu ve yetkin insan kaynağının önemini vurgulamaktadır.(2,3)
PMBOK ise tedarik yönetimi bilgi alanında “Expert Judgment” yani uzman görüşü şeklinde önerdiği araç ile tedarik yönetiminde tedariğe konu olan ürün ve hizmetlerin detaylı dokümante edilmesi, şartnamesinin hazırlanması ve sözleşme sürecinin takibinde teknik detaylar dâhil tüm hususlar için uzman personelin görüşünün ve onayının alınmasının önemli olduğunu ifade etmektedir.(2)
Tedarik yönetim süreçleri öncelikle yürütülen sürecin nasıl yürütüleceğinin planlanmasıyla yani hangi aşamalarda hangi belgelerin ve hangi araçların kullanılacağının belirlenmesiyle başlamalıdır. Tedarik yönetim sürecinin planlanması aşamasında ayrıca sürecin devamında kullanılacak teknik şartname gibi dokümanlar geliştirilir sözleşme tipi seçilir. Teknik şartnamelerin yeteri kadar detaylı ve önemli hususları içerecek şekilde tam ve tutarlı hazırlanması sürecin baştan sona başarılı yürütülmesi için gereklidir. Bu nedenle şartnameyi hazırlayan ya da kontrol eden kişilerin yetkin ve nitelikli olması yapılan işin kaliteli ve sağlıklı yürütülmesi için önemlidir. Şartname dokümanı geliştirme işi dışında tedarikçi seçimi için önemli kriterleri belirleme ve bu kriterlere göre objektif tedarikçi seçimi önemli detaylardandır.
Tedarik yönetim süreci, tarafların sözleşmeyi imzalamasıyla farklı bir boyut kazanırken sözleşme kurallarının takip edilmesi ve şartnamedeki teknik detayların teslimatlarda kontrolü, sürecin başarılı olması için önemli hususlardır. Kontrol ve kabul aşamaları olarak ifade edeceğimiz bu aşamalarda da söz konusu işin teknik özelliklerine uygun yetkinlikte sorumlu bir personelin işin detayları konusunda inceleme yapması ve sahip olduğu sorumluluk ile yerine göre düzeltici ve önleyici önlemleri raporlaması işlerin başarısı açısından önemlidir.
Gerek özel sektörde gerekse kamu kurumlarındaki bilişim proje yönetimi ve tedarik yönetimi süreçlerinin yürütülmesi hususunda bazı sorunlarla karşılaşılmaktadır. Bazen yapılması gerekli işin eksik ve yeteri kadar teknik detay içermeyecek şekilde ifade edilmesi, sürecin maalesef baştan yanlış idare edildiğini göstermektedir. Bu şekilde gereksinimlerin veya şartnamelerin detay içermeden tarif edilmesi hem tedarikçi seçimini hem de sözleşme dâhilinde işin geliştirme ve teslimat sürecini olumsuz etkilemektedir. Planlanmayan ve tarif edilemeyen işlerin takip edilemediği ve sonunda kullanılamayan ürün ve hizmetlerin ortaya çıkması kurum ve firmalar için zaman ve para israfına yol açmaktadır.
Yeteri kadar teknik detay içermeyen veya söz konusu işin sağlıklı yürütülmesi için gereken mühendislik bilgilerinden uzak planlanan süreçler başarısızlıkla sonuçlanmaktadır. Bu nedenle bilgi teknolojileri mühendisliği konusunda eğitim almış ve aldığı eğitimi tecrübe ve uzmanlık konularındaki diğer eğitimlerle tescil edilebilir yetkinliğe dönüştürmüş, sorumluluk alan mühendislerin bilişim projelerindeki başarısı kaçınılmazdır.
Tedarik yönetimi süreci boyutu dışında yapılan araştırmaların gösterdiği gibi yürütülen projelerdeki başarı oranının düşük oluşu(%28-Chaos Report) ve Maliyet ve zaman aşımından kaynaklanan proje başarısızlıkları oranının yüksek oluşu(%74-Gartner Report) bu projelerde uygulanması gerekli standartların ve yetkin mühendislerin önemini anlamımıza yardımcı olmaktadır. (4,5)
Bu nedenle ülkemizde de özellikle bilgi teknolojileri ve ilgili teknolojiler kapsamındaki iş ve projelerin yönetiminde mesleki standardın oluşması ve bilgisayar mühendislerinin yetkin mühendis; eğitimli ve tecrübeli, sorumluluk alan yani imza yetkisine sahip mühendisler olması için Bilgisayar Mühendisleri Odası 2015 yılında yaptığı çalışmalarla bu yolda ilerleme kaydetmiştir.
Sonuç olarak, her sektörde yürütülen bilgi teknolojileri projelerinde başarılı olmak için organizasyon stratejilerinin dikkate alınması, işletilen süreçlerde tecrübelerle meydana gelmiş uluslararası standartların ve en iyi uygulamaların kullanılması ve bu işlemlerin yetkin bilgisayar mühendisleri tarafından yürütülmesi, onaylanması ve izlenmesi önem arz etmektedir. Bu nedenle bilgisayar mühendisliği mesleğinin standartlarının belirlenmesi ve özlük haklarının iyileştirilmesi faaliyetlerinin yanı sıra ilgili kurum ve kamu kaynaklarının verimli yönetilmesi ve zamanın etkin yönetilmesi için yürütülen proje süreçlerinde sorumluluk alabilecek yetkin mühendis kavramının geliştirilmesi ve resmileştirilmesi de önemlidir. Nitelikli Bilgisayar Mühendisliği lisans eğitimini tamamlayan mühendislerin, uzmanlık alanlarında alacağı eğitimler ve edineceği tecrübeyle sahip olacağı imza yetkisi, dâhil olacakları projelerde ve tedarik yönetim süreçlerinde onların teknik olarak doğru ve tutarlı karar vermelerini sağlayacak böylece yürütülen projeler ve tedarik yönetimi süreçleri başarılı olacaktır.
Emre Alıç, PMP
Proje Yöneticisi
Orman ve Su İşleri Bakanlığı
Kaynaklar:
- IT Governance Institute: Cobit 5, IT Governance Institute, United States of America(2012).
- Project Management Institute: PMBOK5 A guide to the project management body of knowledge, Project Management Institute Newtown Square, Pennsylvania, USA (2013).
- ITIL 2011, TheOffice of Government Commerce (OGC) UK Government (2011)
- Dominguez, J.: The Curious Case of the CHAOS Report 2009. http://www.projectsmart.co.uk/the-curious-case-of-the-chaos-report-2009.php (2009)
- Karl E.Wiegers, “Know your enemy: Software Risk Management”
Visit Linkedin Profile
Emre Alıç, PMP 