İş Analizi Ekip Yönetimi Nasıl Olmalı

İş Analizi Ekip Yöneticileri uygulama odaklı bakış açısına sahip olmalıdır. Kendilerine bağlı çalışanlara katkı sağlamaları için ekip üyelerinin yetkinliklerini çok iyi bilmeleri, güçlü ve zayıf yönleri için eğitim planları hazırlamaları gerekmektedir. Bunun için yöneticilerin de iş analizi uygulama yetkinliklerinin gelişmiş, kullanıyor ve güçlendirmeye devam ediyor olmaları gerekir. İyi bir yönetici olabilmek için koçluk, mentorluk ve eğitim becerilerinin de bulunması gerekir. Ayrıca ekip üyelerine açık ve samimi iletişim ortamı sağlanması çalışma ortamı iyileştirecek ve ekip bilincine sağlayacaktır.

İş Analizi Ekip Yöneticisinin Temel Görevlerini özetlemek gerekirse;

İşe Alım: İş Analizi Ekip Yöneticileri ihtiyaç durumunda ekibi güçlendirmek için işe alım süreçlerinde aktif rol alır. Bu süreçte Yöneticilerin sadece iş analizi yetkinliklerine sahip adaylara değil, aynı zamanda stratejik ihtiyaçlara uygun ve kurum kültürüne adapte olabilecek adayları değerlendirmesi gerekmektedir.

Oryantasyonu ve Eğitim. İşe alım süreci sadece başlangıçtır. Ekibe yeni katılan üyelerin başarı gösterebilmesi için çaba gösterilmesi gerekiyor. Yeni katılımların oryantasyon süreçlerinin alan bilgisi eğitimi, devam eden projelerde süreç gözlemi ve projelerde bağımız görev verilerek adapte edilmesi ile desteklenmesi gerekmektedir.

Koçluk, Ekip ve Kişisel Gelişimin Desteklenmesi. Yöneticilerin ekip üyeleri ile birebir görüşmeler yapması gerek yöneticiler gerekse ekip üyeleri için ciddi katkı sağlamaktadır. Bu katkıyı sağlamak için önerebileceğimiz bir yaklaşım ekip üyelerine gündeme getirmek istedikleri konular ile ilgili toplantı ajandasını belirleme görevinin verilmesidir. Birebir görüşmeler sırasında ekip üyelerinin gündeme getirmek istedikleri konular dışında yöneticiler ekip üyelerinin çalışma yöntemleri, proje paydaşları ile ilişkileri ve proje görevleri ile efor tahminlerini ve sürelerini gözden geçirmek isteyebilir. Bu görüşmeler aynı zamanda bazı projelerin statüsü, ekip üyelerinin zamanlarını nasıl yönettikleri ve başka görevler için uygunluk durumlarını değerlendirmek için fırsat da oluşturabilir. Ekip bilincinin geliştirilmesi için ekip üyelerinin birlikte çalışabileceği fırsatlar yakalanmaya çalışılmalıdır.

İş Analizi Süreçlerinin Tanımlanması. Her organizasyonun iş analizi süreçleri o kurumun ihtiyaçları doğrultusunda özelleşmiştir. Proje ve hizmet verilen alan bazında kurum süreçlerinin özelleştirilmesi durumları da söz konusu olabilmektedir. Yöneticilerin önemli görevlerinden bir tanesi de uygulanacak süreçlerin, kullanılacak araç ve şablonların ekip üyeleri tarafından kullanılmasını sağlamaktadır.

Kaynak Ataması ve Planlaması. Ekip yöneticileri projelere gerekli yetkinliklere sahip kaynak atamaları gerçekleştirmek ve gelecek projeler için gerekli kaynak ihtiyaçlarını planlama görevlerini de yerine getirmektedir.

Kurumsal Hedeflerin Gözetilmesi. İş Analizi yöneticilerinin en önemli görevlerinden bir tanesi kurumsal hedeflere ulaşma konusunda yapabilecekleri katkıların farkında olmalarıdır. Bu farkındalığı ekipte oluşturmak ve ekibin kurumsal hedeflere ulaşma konusunda katkı oluşturmalarını sağlamak da gerekmektedir. Kurumsal hedefler veya öncelikleri zaman içerisinde değişebilmektedir. Bu değişimler konusunda ekip üyelerinin zamanında bilgilendirilmesi önemlidir.

Bazı organizasyonlarda veya projelerde yukarı da belirtmiş olduğumuz görevlere ek olarak iş analizi yöneticilerinin projelerde iş analizi süreçlerinin yerine getirilmesinde aktif olarak yer alması söz konusu olabilmektedir.

İş Analizi ekip yöneticilerinin görevleri yer aldıkları organizasyonun büyüklüğüne göre değişebilmektedir. Sizinle paylaşmış olduğumuz görevler daha çok orta veya büyük ölçekli organizasyonlar için geçerli olmakla birlikte, daha küçük organizasyonlarda bu görevlerin farklı roller tarafından üstlenilmesi söz konusu olabilmektedir.

 

Kaynak: theBASolutions

http://projeegitimmerkezi.com/bdetail-d-222-is-analizi-ekip-yonetimi-nasil-olmali

Reklam

BABOK İş Analizi Süreçleri Bilgi Alanları

Uluslararası İş Analizi Enstitüsü (IIBA) tarafından yayınlanan ve sektör tarafından kabul edilmiş İş Analizi standartlarını içeren BABOK Guide V2 İş Analizi süreçlerinde 6 farklı bilgi alanına işaret etmektedir.

1. İş Analizi Planlama ve İzleme : Bu bilgi alanı bir Proje veya Programın İş Analiz süreçlerinin yerine getirilmesi için gereken görevlerin İş Analistleri tarafından nasıl belirleneceği ile ilgili görevleri ve teknikleri içermektedir. Bu bilgi alanındaki görevler Proje veya Programın İş Analizi süreçlerinin performansını yönetmektedir.

 

2. Gereksinim Toplama : İş Analistlerinin Paydaşların ihtiyaçlarını ve çekincelerini anlamak için ne tip çalışmalar gerçekleştireceğini, ve bulundukları çevre koşullarını nasıl değerlendireceklerini tanımlar. Gereksinim Toplama çalışmalarının temel amacı, Paydaşların ifade etmiş olduğu ihtiyaçların ardındaki gerçek nedenleri anlamaktır.

3. Gereksinim Yönetimi ve İletişimi : İş Analistlerinin çatışmaları, sorunları ve değişiklik taleplerini nasıl yöneteceğini tanımlar. Paydaşlar ve Proje Ekibinin çözüm mutabakatının nasıl sağlanacağını, Gereksinim İletişiminin Paydaşlar ile nasıl gerçekleştirileceğini ve kazanılan tecrübelerin ileri tarihli çalışmalarda nasıl kullanılmasının sağlanacağını içermektedir.

4. İşletme (Girişim) Analizi : İş Analistlerinin bir iş ihtiyacını nasıl tespit ettiğini ve tanımladığını, organizasyon tarafından kabul edilebilir bir çözümün nasıl belirlediğini tanımlar. Bilgi alanı problem tanımı ve analizini, iş vakası geliştirmeyi, fizibilite çalışmalarını ve çözüm kapsamı tanımlamayı içermektedir.

5. Gereksinim Analizi : İş Analistlerinin Sponsor konumundaki organizasyonun ve paydaşların ihtiyaçlarını karşılamak üzere Proje Ekibinin üreteceği çözüm için Paydaş ve Çözüm gereksinimlerini nasıl önceliklendirdiğini ve detaylandırdığını tanımlar. Paydaş ihtiyaçlarını karşılamak üzere bir çözüm tanımlamak amacıyla Paydaş ihtiyaçlarının analiz edilmesini, iş süreçlerinin mevcut durumunun analiz edilerek gelişim noktalarının belirlenmesini ve tespit edilen gereksinimlerin onaylanmasını ve gerçekleştirilmesini içermektedir.

6. Çözüm Değerlendirme ve Onay : İş analistlerinin iş ihtiyaçlarını karşılayabilecek çözümler arasından en iyi çözümü belirlemek için yapacağı değerlendirmeleri içermektedir. Bu amaçla olası çözümlerin nasıl değerlendirileceğini, çözümlerin ihtiyaçları karşılamadığı noktalarda iyileştirmelerin nasıl tespit edileceğini ve çözüm üzerinde yapılması gereken değişikliklerin nasıl tanımlanacağı ile ilgili görev ve tekniklerden oluşmaktadır. Bilgi alanı aynı zamanda uygulamaya alınmış bir çözümün Proje veya Program kapsamında belirlenmiş ihtiyaçları ne ölçüde karşıladığı ile ilgili değerlendirmenin İş Analistleri tarafından yapılacağını tanımlar.

Kaynak: http://www.thebasolutions.com/blog-babok-is-analizi-surecleri-bilgi-alanlari-73

TheBASolutions

Proje Ekiplerinde İş Analistlerinin Rolleri

Uluslararası İş Analizi Derneği iş analistini şöyle tanımlar; “Organizasyonun yapısını ve politikasını anlamak ve hedeflerine ulaşmak için organizasyona çözümler öneren, paydaşlar ve organizasyon arasındaki koordinasyonu sağlayan köprüdür.”Tüm organizasyonlarda yönetim ve paydaşlar tarafından iş analisti, çeşitli yollarla maliyeti azaltan, işin değerini arttıran kişi olarak tanımlanır.

İş analistinin bir projedeki temel görevi projenin teslimatında esas olan kapsamını yönetmektir. İş analisti, kapsamın izlenmesi ve kontrol edilmesi sırasında gereksinimleri ortaya koyar ve bu gereksinimleri analiz edip planlar. Ayrıca müşteri kabul testleri sırasında gereksinimleri belirlenmesine ve test sonunda da müşteri beklentilerinin doğrulanmasına yardımcı olur.

İş analizi faaliyetlerinin olmadığı organizasyonlarda bilgi işlem personeli ve iş arasında iletişim kopuklukları görülür. Yöneticiler ekibe iş analistinin dahil edilmesinin işin değerini arttırdığını ve uzun vadede projede tasarruf yapılmasını da sağladığını fark etmelidirler.

İŞ ANALİZİ İLE PROJENİN DEĞERİNİ ARTTIRMANIN 5 YOLU

1)Değerlerine göre gereksinimlerin önceliğini belirlemek

Bu şekilde paydaşlar, en yüksek önceliğe sahip olan gereksinim üzerinde odaklanırlar.

2)Yeni iş gereksinimlerinin tespit edilmesi

IT ve yönetim tarafından tespit edilememiş gereksinimler iş analizi sayesinde tespit edilebilir. Tespit edilememiş gereksinimler zaman ve para kaybına sebep olur. İş analizi ile güncel gereksinimler keşfedilir, bu şekilde başarılı bir proje için ne gerektiği organizasyon tarafından anlaşılır.

3)Bilgi işlem ve iş arasındaki iletişimi arttırır

İletişim başarılı bir projenin temel anahtarıdır. Bilgi işlem ve iş arasındaki iletişim hayati bir önem taşımaktadır. İş ve bilgi işlem arasındaki iletişimin tüm proje ömrü boyunca devam etmesi maliyet tasarrufu sağlanmasına sebep olur.

4)Ölçeklendirilmiş bir bilgi işlem takım çerçevesi oluşturun

Paydaş ve proje sayısının arttırılması ile organizasyon büyür.İş analizi ile küçük birr takım büyük bir takıma ölçeklendirebilir.Proje sayısının artması karda da bir artış sağlayadcaktır.

5)İşlem değişikliği tavsiyesi

Toplam proje değerini arttıracak bir işlem değişikliği keşfedilebilir.

İŞ ANALİZİ İLE MALİYETİ DÜŞÜRMENİN 5 YOLU

1)Doğru gereksinimlerin belgelenmesi

İş analistleri son kullanıcının ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlayan gereksinimleri tanımlama ve belgelendirme konusunda deneyimlidirler.

2)Tekrar yapılan işleri azaltma

Doğru gereksinimlere odaklanıldığı zaman projedeki gereksiz değişiklik yapılma miktarında ciddi azalmalar görülecektir.

3)Proje süresini kısaltmak

Proje süresinde azalma sağlamak, proje kaynaklarını diğer projeler için de kullanılabilir hale getirir bu şekilde potansiyel gelir arttırılmış olur.

4)Paydaşlara harcanan zamanın azaltılması

Paydaşların zamanı değerlidir ve verimsiz tartışmalarla zamanlarını harcamamak gerekir. İş analizi ile karar verme, tartışmaları takip etme, tartışmaların belgelenmesi sağlanır bu şekilde aynı tartışmaların yeniden yaşanıp zaman kaybedilmesinin önüne geçilir. İş analisti durumu özetleyip raporlayarak paydaşlara hızlı bilgi sağlayabilir.

5)Maliyet odaklı çözümler keşfedin

Bir problem için araştırma yaparken mali odaklı çözümler üretmek toplam maliyetin azalmasını sağlayacaktır. Yönetim tarafından keşfedilememiş para tasarrufu sağlanacak birçok alan iş analisti tarafından tespit edilebilir.

 

Kaynak: The BA Solutions

http://projeegitimmerkezi.com/bdetail-d-234-proje-ekiplerinde-is-analistlerinin-rolleri