Proje Yönetim Ofisleri Ne Yapmamalı?

Proje Yönetimini yaygınlaştırmış olan veya yaygınlaştırmaya çalışan tüm organizasyonlar farklı amaçlarla Proje Yönetim Ofisleri kurmaya çalışıyor. Kurumsal yapıların merkezi kontrol kaygısıyla uyumlu olan proje yönetim ofisi, özellikle ortak insan kaynağı, bütçe, satın alma ve riskleri yönetmek için çok ideal bir çözüm. Ayrıca üst yönetimle projeler arasında bilgi alışverişini sağlarken üst yönetime yakınlığı nedeniyle hem şeffaflığı hem de çoğu talimatın daha hızlı yerine getirilmesini sağlıyorlar.

Bu doğrultuda bazı proje yönetim ofisleri sadece projeleri takip ediyor, bunu yapmak için de bazı standart süreçleri ve şablonları proje yöneticilerine kullandırmaya çalışıyorlar. Bu durumu daha çok proje yönetim olgunluğu düşük ya da daha yolun başında olan organizasyonlarda görüyoruz.

Bazı Proje Yönetim Ofisleri de iç eğitimleri vermek ve yerine göre destek görevini de üstlenmek üzere kurgulanabiliyor. Bu yapıların bazen yetkisi de fazla olabiliyor. Böylece daha kontrolcü olabiliyorlar. Bazı proje yönetim ofislerinde proje yöneticilerinin dedike olarak proje yönettiği ve program ve portföy yönetim ilişkisinde olduklarını da biliyoruz.

Kurumsal Proje Yönetim Ofisi gibi bir tür ve isimlendirme de görebiliyoruz. Bu yapılar daha merkezi olarak organizasyonun stratejisinin gerçekleşmesini projeler üzerinden takip etmekle sorumlu olabiliyor.

Proje Yönetim Ofisleri zamanla proje yönetim yaklaşımlarına göre format, görev ve isim değişikliğine de uğradı. Çevik organizasyonlarda Çevik Proje Yönetim Ofisi (APMO), Çevik Mükemmeliyet Merkezi (AEC) veya Değer Üretim Merkezi (VDO) gibi kavramları artık daha fazla duymaya başladık.

Türü, görev tanımı ve adı ne olursa olsun Proje Yönetim Ofisleri, organizasyonun verimlilik, koordinasyon ve raporlama beklediği merkezi bir yapı. Projelerin seçimi, proje yönetim süreçlerinin özelleştirilmesi, organizasyonel gelişimin sağlanması, dönüşümün yönetilmesi, bütüncül izlemenin yapılması ve sürekli iyileştirmenin yapılması gibi görevlerin yerine getirilmesi konusunda herkesin mutabık kaldığını söyleyebiliriz. Peki Proje Yönetim Ofisleri Ne Yapmamalı?

1- Proje Yönetim yaklaşımlarını ve standlarını olduğu gibi yani kurum kurallarını, kültürüne ve dinamiklerine göre özelleştirmeden uygulamaya çalışmamalı. Her organizasyon benzersizdir. Bu nedenle özel çözümler denenmelidir. Bu çözümler organizasyonun da dönüşümü anlamına geldiğinden tüm personelin olmadığı bir süreç hatadır. Tüm personel bu konuda bilgilendirilerek dönüşüm başarılmalıdır.

2-Proje Yönetim Ofisi, görev tanımının içine saklanmamalı yani birimler arası ilişkilerin yürütülmesinden ortada kalan bir iş desteklenmesine kadar yapıcı, oyun kurucu ve sonuç odaklı olmalıdır. Proje yönetim ofisinin gücü ve itibarı buna bağlıdır. Ama proje yönetim ofisi hiç bir zaman bir üst düzey yöneticinin sağ kolu, emir eri veya sekreteryası olmamalı kişilere bağlılık söz konusu olmamalıdır.

3-Proje yönetim ofisleri, projelerdeki öğrenilmiş derslere yabancı olmamalı. Bunları bilerek, inceleyerek diğer projelerde de yararlanılması için çaba sarf etmelidir. Bunun için özel toplantı ve yıllık bilgi paylaşım etkinliği planlanmalıdır. Bu bilgi paylaşımını sağlayacak yazılımlar kullanılmalıdır.

4-Proje yönetim ofisleri, kullandıkları yazılımın esiri olmamalıdır. Yazılımlar yani proje yönetim araçları işleri kolaylaştırmak için vardır. Bu sistemlerin kullanılması için proje yöneticilerine ve personele baskı uygulamaktan kaçınılarak doğru sistemi doğru şekilde yapılandırarak doğru bir şekilde kullanmaya ve kullandırmaya çalışmalıdır.

5-Proje Yönetim Ofisleri Zaman ve Bütçe eşiklerini takip etmeye, projelerin oluşturduğu çıktı, sonuç ve değerden daha fazla önem vermemelidir. Çünkü projelerin amacı o organizasyonun ihtiyacını karşılamak ve değer üretmektir.

6-Proje Yönetim Ofisleri kaliteden ödün vermemeli ama kalite yönetim sistemlerinin esiri olmamalıdır. Uygulanması gerekli regülasyon dışında kalitenin uygulanacak süreç ayrıntısı olmadığı bilinmeli ve kalitenin beklentiyi karşılama derecesi olduğu bilinerek hareket edilmelidir.

7-Proje Yönetim Ofisleri, insan kaynağını ne fonksiyonel yöneticiden ne de insan kaynakları departmanından bağımsız yönetmelidir. İlgili yönetici ve birimlerle tam eşgüdümle kaynak yönetimi başarılı olabilecektir.

8-Proje Yönetim Ofisleri, satın alma departmanlarının satın alma süreç ve bilgilerinden mahrum olmamalıdır. Oradaki süreç ve detay hakkında olabildiğince bilgi sahibi olmalıdır. Satın Alma süreçlerinde yaşanacak sorun projeleri etkileyebileceği gibi satın almalarda yaşanan tecrübeler sonraki projelerin planlarına yansıtılarak başarı elde edilebilir.

9-Proje Yönetim Ofisi, ortak riskleri yönetmek için risk birimiyle uyumlu olduğundan daha fazla özellikle projenin dış iletişimi için kurumsal iletişim birimiyle yakın olmalı, bu tür birimleri bypass etmemelidir. Ancak proje yönetim ofisi doğru olan bilgiyi doğru kişiyle paylaşmalıdır. Ne çalışandan yönetime ne de yönetimden çalışana, ne dışardan organizasyona ne de organizasyondan dışarıya gizli ya da ilgisiz bilgi taşınmamalıdır.

10-Proje Yönetim Ofisleri organizasyonun sektörüne ve proje yönetim dünyasındaki gelişmelere, yeniliklere ve sorunlara uzak kalmamalı. Takipçi, katılımcı, deneyen ve destekleyen rol üstlenmelidir. Bu çabaları kendi yapısını ve organizasyon yapısını güçlendirecektir. Sürekli gelişim mantığıyla yenilikçi olmalıdır.

BTK PYO – Kamu için Örnek Proje Yönetim Ofisi

2017 Yılında Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumunda yürüttüğümüz Proje Yönetim Ofisi çalışmalarımızı, Başarılı Proje Yöneticilerine Teşekkür Belgesi ve Eğitim Katılımcılarına Katılım Sertifikası Takdim Töreni ile taçlandırdık.

Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu – BTK Ailesine ve bu çalışmaları destekleyen Kurum Başkanımız Sayın Ömer Fatih Sayan’a Teşekkür Ediyorum.

BTK Proje Yönetim Ofisi olarak, BTK’ya özel Proje Yönetim Metodolojisi oluşturduk ve Yıllık Master Proje Planlamasıyla Portföy Yönetim Süreci yapılandırıp izleme ve kontrol süreçlerini işlettik. Bu süreçte haftalık düzenli takip ve raporlamayla projelerin başarılı olması için çabaladık. Detaylarını daha sonra paylaşacağım bu süreç, bence Kamunun gerçeklerine, mevzuatına ve ihtiyaçlarına uygun güzel bir çözüm oldu.

Proje Yönetim Ofisi Unsurları

Proje yönetim ofisini hayata geçirmeden önce,  ilk olarak proje yönetim ofisinin ne için var olacağına ve kapsamına karar vermelisiniz. Bu temel unsurlar olmadan geri kalan yapacağınız tüm faaliyetler tehlikeye düşecektir. Bu size yaptıklarınızda ve yapacaklarınızı neden ve niçin yaptığınızı net bir şekilde anlatmanızda  yardımcı olacaktır. Bu bilgiler herkesin (müşteriler, paydaşlar ve kendi personeliniz) ortak beklentisidir.

Aşağıda Proje yönetim ofisini tanımlamakta kullanılan belli başlı bileşenleri göreceksiniz.

Misyonumuz: Proje yönetim ofisinin ne olduğunu nasıl çalıştığını ve kimler için çalıştığını tanımlayın. Proje yönetim ofisine düzen ve mantıklı süreçler kazandırmak işletme için önemli bir değerdir. Proje yönetimi ofisi misyonunuz için şöyle bir örnek verilebilir : “Acme” Proje yönetim ofisi yöneticilerini projelerini daha hızlı ve daha yüksek kaliteyle sunmalarını için desteklemektedir.

Sponsor: Hemen hemen tüm organizasyonlar sponsor desteğinden yararlanamamaktadır ancak proje yönetim ofisi sponsor desteğine sahiptir. Sponsor genellikle proje yönetim ofisi fonlarından sorumlu olan kişidir ve birçok durumda sponsor proje yönetim ofisinin bildirdiği yöneticidir.

Müşteriler: Müşteriler sizin proje yönetim ofisinizin sağladığı servis ve hizmetlerden yaralanan ana bireyler ya da gruplardır.Birçok paydaşınız olmasına rağmen müşterilerinizin kim olduğunu tespit etmek çok önemlidir. Proje yönetim ofisi iş hedeflerini ve müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamak için müşterilere gereken önemi vermelidir.

Paydaşlar(Ortaklar): Bunlar proje yönetim ofisinin sağladığı ürün yada hizmetlerin kısmi hisselerine sahip kişi veya kişi gruplarıdır. Organizasyonun içinde çalışabilirler ancak tam olarak proje yönetim ofisi çatısı altındadır diyemeyiz.

Amaç: Amaç kısa süre içinde ya da belirli süreye kadar proje yönetim ofisinin neleri başaracağını gösteren, tanımlayan bir ifadedir. Amaçlar yazılı bir şekilde bulundurulmalıdır ki dönem sonu gelindiğinde bu amaçlara ulaşıp ulaşılmadığı değerlendirilebilsin.

Ürünler / Hizmetler: Ürünler proje yönetim ofisinin ürettiği somut ögelerdir. Servisler ise somut bir öge ile sonuçlanmayan ancak paydaşlara yada müşterilere verilen hizmetleri temsil eder. Hizmetler diğer insanlarla sürekli iletişim halinde kalınarak insanların ihtiyaçlarının karşılanması sonucu ortaya çıkan değerdir.

NOT: Bir organizasyon değerlendirilirken proje yönetimi ofisinin sunduğu ürünler ve hizmetler göz önünde bulundurulmalıdır.

Geçici Faaliyetler: Geçici faaliyetler proje yönetim ofisini uygulamak için gerekli olan belirli faaliyetler ve projelerdir. Eğer proje yönetim ofisi yeni ise bu faaliyetler yeni çalışanlar ve organizasyon için düzenlenmelidir. Bu faaliyetler daha önceden organizasyon değerlendirilirken ortaya konulan ürün ve hizmetleri oluşturmak için tasarlanmıştır.Organizasyonun diğer yönleri ise şöyle tanımlanabilir: proje yönetim ofisi vizyonu , ilkeleri , hedefleri ,becerileri, rolleri ve sorumlulukları.

Kaynak: Proje Eğitim Merkezi-PEM

http://www.projeegitimmerkezi.com/bdetail-d-122-proje-yonetim-ofisinipmo-tanimlayan-7-element

Proje Yönetim Ofisi Ne İşe Yarar?

Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) CEO’su Mark A. Langley, bu yılki Pulse of Profession raporunda: “Üst düzey yöneticiler aldıkları tüm stratejik inisiyatiflerin aslında bir proje ya da program olduğunun ve organizasyonlardaki tüm stratejik değişimlerin projeler üzerinden yürütüldüğünün farkına varamazlar” diyor.

Bu söylem üzerinden yola çıktığımızda karşımıza iki önemli olgu çıkıyor. Bunlardan birincisi, organizasyonların küresel rekabetçi ortamda sürekli olarak stratejik kararlar almak zorunda olduklarına, ikincisi ise ilgili stratejik kararların bir takım kurumsal değişimleri beraberinde getirdiğine işaret ediyor.

Stratejik kararlar, şirketlerin sürdürülebilirliği için üst düzey yöneticiler tarafından geminin rotasının belirlenebilmesini sağlıyor. Tabi sonraki süreç alınan bu kararların uygulanmasını gerektiriyor. İşte tam burada uygulamanın nasıl yapılacağı sorusuna cevap verilmesi ihtiyacı doğuyor.Langley’in de belirttiği gibi bu kararlar, genelde proje ve programlar üzerinden hayata geçiriliyor. Çünkü proje ve program yönetimi kullanılarak yönetilen süreçlerde birçok bileşen aynı anda değerlendirilebiliyor. Bu da uygulama tarafındaki risklerinizi azaltmanıza imkân tanıyor.

Buraya kadar hiçbir sorun yok. Şirketiniz küresel pazar gereksinimlerine ve çevresel etmenlere paralel olarak ihtiyaç duyduğu stratejik kararları aldı ve proje-programlar üzerinden uygulamaya başladı.Peki, uygulama sonucunda başarılı olup olamadığınızı nasıl anlayacaksınız? Bunun da iki yolu olduğunu söyleyebiliriz. Çok riskli de olsa eğer gün sonunda şirketimiz hayatta ve kar ediyorsa başarılısınız demektir. İkinci yöntem ise, gün sonunda yapacağınız ölçüm ve değerlendirmeleri bir takım verilere dayandırmak olacaktır. Ancak bu verilerin temin edilebilmesi adına belirli metodolojik süreçleri takip ediyor olmanız gerektiğini unutmamalısınız.

Günümüzde hemen her şirkette proje yönetimi yapıldığı söylenebilir. Ancak proje yönetimi adına gerçekleştirilen bu faaliyetlerin tek başına küresel bir standart takip edilerek yapılıyor olması yeterli olur mu? Örneğin şirketinizde PMI tarafından belirlenmiş olan süreçleri kullanıyor olmanız proje yönetiminde başarılı olduğunuz manasına gelir mi? Bu soruya vereceğiniz cevap “kısmen” olacaktır. Ancak günümüz ekonomik şartlarında “kısmen” cevabının sizi ne kadar tatmin edeceği de bir tartışma konusu olarak kalacaktır.

O halde ne yapmak lazım? Yapılması gereken proje yönetimini organizasyonel bir kültür haline getirmeye çalışmaktır. Dikkat ettiyseniz “getirmektir” ifadesini kullanmıyoruz; çünkü bir şirketin iş yapış şeklinin değiştirilmesi gerçekten de zorlu bir süreçtir. Burada ufak bir ayrıntı üzerinde de durmak lazım. “Değişim” kelimesinin son 10 yılda aşırı kullanımdan dolayı fazla ısındığını bilmeliyiz. Çalışanlarınıza “değişim”, “değişiklik”, “farklılık” gibi söylemlerle yaklaştığınız zaman alacağınız geri dönüş beklediğiniz yönde olmayabilir.

Aslında bu durumun biraz da başarısız uygulamalardan kaynaklı bir algı olarak karşımıza çıktığı söylenebilir.Bu noktada “gelişim” kelimesi personelin bilgi ve kabiliyetlerinin geliştirilmesine ve organizasyonun karlılığını artırabilmesine vurgu yaptığından daha pozitif bir algı oluşturabilecek gibi duruyor. Zira insanlar artık günlük mesailerinde kendilerine ekstra yazılımsal ve bürokratik süreçler zorlayan değişimlerden hoşlanmıyor ve adaptasyon aşamasında direnç gösteriyorlar.

Özetle şirketinizi götürmek istediğiniz hedeflere doğru ilerlerken personelinizin de buna paralel olarak mesleki yeteneklerini geliştirebiliyor ve bunu minimum iş yükü ile yapabiliyor olmaları gerekiyor.Rekabetçi pazara ilişkin gereksinimler, bunlara bağlı stratejik kararlar, projelerin bu stratejik kararların uygulanması noktasındaki rolü, proje yönetimine ilişkin standartlar, organizasyonel kültürün başarıyla ilişkisi ve “değişim-gelişim” konularından bahsettik.

Sonuç olarak proje yönetim ofislerinin varlık sebebi bu olgular arasındaki ilişkilerin etkin bir şekilde yönetimi ve organizasyonel kültürün geliştirilmesi demek oluyor.

Ömer Faruk ÇÖLLÜOĞLU, MBA, PMP