İş Atamalar için Dikkat Edilmesi Gereken 8 Nokta

Proje yöneticisiyseniz muhtemelen bu durumu yaşarsınız. Mesela ekip üyesine önemli bir görevin durumunu sorabilirsiniz ve cevap olarak size projeye atandığından haberi olmadığını söyleyebilir.
Direktiflerinizin ve atamalarınızın ekip üyeleri tarafından anlaşıldığını test etmenin en iyi yolu önlerindeki iki hafta boyunca nelerle sorumlu olduklarını sormaktır. Bu belirli süre aralıklarında sorulduğunda ya da önemli bir projeyi yürütürken değerli olabilir. Eğer üyeler sizin onlardan ne beklediğiniz bilirse, işleri etkili ve açık şekilde tayin etme şansınız olur. Çalışanlar sizlere beklediğinizden farklı cevaplar veriyorsa, açıklık ve kesinlik konusunda daha fazla çalışmanız gerekecektir.
İş tayini yaparken aşağıdaki 8 maddenin net olduğundan emin olmalısınız;
• Etkinlik ismi: İş takviminden gelir.
• Açıklama: Gerektiği takdirde işlerinizi açıklayın.
• Başlangıç ve bitiş tarihi: Proje yöneticisi aktivitelerin başlayacağı ve biteceği tarih konusunda net olmalı. Eğer ekip üyeleri işleri bitiş tarihine yetiştiremeyecekse, proje yöneticisine en kısa zamanda bildirilmeli.
• Tahmini efor süreleri: Proje yöneticisi etkinliğin bitirilmesi için gerekli olan zamanı hesaplamalıdır. Bu durum genellikle önem sıralamasında bitiş tarihinden sonra gelir. Eğer ekip üyeleri tahmin edilen efor sürelerinde işi bitiremezse proje yöneticisine bunu bildirip onayını almalıdır.
• Tahmini gider: Eğer ekip üyeleri tahmin edilen giderler çerçevesinde işi bitiremezse proje yöneticisine bunu bildirip onayını almalıdır. Eğer proje sadece insan gücüne bağlıysa, projenin uzamasından doğan maliyet fazla çalışma saatleriyle direk alakalıdır. Eğer aktivitemiz insan gücüne bağlı değilse, maliyetimiz bütçenin üzerinde olabilir.
• Çıktı: Ekip üyeleri yaptıkları işin içeriğini yada iş sonucunda çıkan çıktıları anlamalıdır. Eğer karşılanması gereken kalite kıstasları varsa ekip üyeleri bunlardan haberdar olmalıdır.
• Bağlılık: Ekip üyeleri diğer aktiviteler ile olan ilişkileri hakkında emin olmalıdır. Birinin başlaması için diğer etkinliğin bitmesi gerekebilir.
• Diğer kaynaklar: Farklı insanlar ve kaynaklar aynı etkinlik içinde kullanılıyorsa iletişim ömemlidir. Ekip üyeleri diğer personelleri ve projenin tamamından kimin sorumlu olduğunu bilmelidir.
Eğer ekip üyeleri işi tam anlayıp ta zamanında teslim edememişse performans probleminiz var demektir. Eğer üyeler atandıkları iş hakkında fikirleri yok ise, net değillerse proje yöneticisinin iletişim problemi var demektir.

Kaynak: Proje Eğitim Merkezi

http://www.projeegitimmerkezi.com

KAYNAKLARIN PLANLANMASI İÇİN 5 İPUCU

Projeler genelde bir grup kişi tarafından yapılır. Bir proje yöneticisi olarak ekibinizdeki kişilere görevlerini dağıtırsınız. Hepsini kendiniz yapmaya kalkarsanız veya doğru kişilere doğru göreve atamazsanız, ciddi biçimde projeniz yavaşlayacaktır. Bundan kaçınmak ve kaynaklarınızın zaman programını daha etkin yapabilmeniz için 5 ipucundan yararlanabilirsiniz;

İpucu 1: Kaynakları görevlere atayın.

 İlk yapmanız gereken iş projenizde yapılması gereken işleri ekip üyelerine atamaktır. Burada önemli nokta doğru işi doğru kişiye atayabilmek için önceden kaynakların profillerini ve yeteneklerini belirleyip görevleri buna dikkat ederek atamanızdır. Bunun için kişilerin kendileriyle ya da birim yöneticileri ile görüşün. Yanlış bir atama yaparsanız, üyeler sizi uyarabilmeli ve hızlıca başka birine atama yapabilmelisiniz

 İpucu 2: Kimin yeterli zamanı olduğunu kontrol edin.

Görevlendirmeleri yaparken, her bir görev için ne kadar uygun /boş zamanı olduğunu bilmeniz gerekecektir. Bunun için kurumsal ölçekte bir kaynak takvimine ihtiyaç duyabilirsiniz. Ya da Microsoft Project veya Primevera gibi planlama yazılımları ile kimlerin uygun olduğunu görerek atamalarınızı yapabilirsiniz.

 İpucu 3: Kimin çok fazla işi olduğunu kontrol edin.

Görevlendirilen kaynakların bazıları birkaç göreve aynı anda atanmış olabilirler. Belirlenen çalışma zamanının üzerinde çalışması beklenen kaynaklarda stres artabilir ve bu da tüm ekibin moralini düşürebilir. Yine Microsoft Project veya Primevera gibi zaman planlama yazılımları yardımıyla fazla yükleme yapılmış kaynakları görüp düzeltmeler yapabilirsiniz.

İpucu 4: İlerlemeyi düzenli olarak gözlemleyin. 

Projenizde sürekli olarak ilerleme ve değişiklikler yaşanacaktır. Çok fazla iş yükü olan bir kişi ilerleme sağlayıp daha sonrasında görevlerini dengeli biçimde yapıyor hale gelebilir veya az iş yükü olan bir kişi de birden çok fazla iş ile mücadele ediyor duruma gelebilir.Takvim ve görevlendirme raporlarınızı düzenli olarak kontrol ederek herkesin iş yükü dengesinin düzgün olduğundan emin olun. Aynı zamanda kimlerin yeni görevler almaya uygun hale geldiğini de takip edebilirsiniz.

İpucu 5: Gerekli durumlarda yeniden görevlendirme yapın. 

Çok fazla görev atanmış bir kaynağın işlerinin tamamını veya bir kısmını aynı yeteneklere sahip başka bir kaynağa atayabilirsiniz. Bazı durumlarda işler başladıktan sonra kaynağın ilerleme performansının istediğiniz gibi olmadığını da fark edebilirsiniz. Bu gibi durumlarda yeteneklerine en uygun başka bir kaynağı görevlendirmek herkesin en uygun şekilde değerlendirilmesini sağlayacaktır. Tabi bu noktada her iki kaynağı da durumdan önceden haberlendirmeniz sürprizlerle karşılaşmalarını engelleyecektir.

Kaynak: Proje Eğitim Merkezi

http://www.projeegitimmerkezi.com