PMBOK 6 Yayınlandı!

Merakla beklenen Proje Yönetim Bilgi Birikim Kılavuzunun 6.Versiyonu yayınlandı.

PMBOK v6’yı PMI üyeleri bu linkten ücretsiz indirebilir veya şu linkten kitaplar satın alınarak sipariş edilebilir.

 

 

PMBOK en çok kabul gören temel Proje Yönetim Referans kitabıdır.

 

Değişen koşullar ve gelişen metodolojiler ile güncellenen PMBOK 6 ilk defa Rehber ve Standart Kısmı ayrı olarak karşımıza çıktı.

Bir yenilik ise Agile Pratikler Rehberi ile PMBOK birlikte yayınlandı.

BİLGİ ALANI VE SÜREÇ DEĞİŞİKLİKLERİ

1)      47 olan süreç sayısı 49’a çıktı.

2)      Üç adet yeni süreç eklenirken bir adet süreç de çıkarıldı.

3)      İki adet bilgi alanının ve altı adet sürecin adı değişti.

Eklenen Yeni Süreçler:

Manage Project Knowledge

Control Resources

Implement Risk Responses

Çıkarılan Süreç:

“Close Procurements”. Bu süreçteki fonksiyonlar, “Close Project or Phase” süreci içinde ele alınıyor.

Adı Değişen Bilgi Alanları:

“Project Human Resource Management” sürecinin adı “Project Resource Management” şeklinde; “Project Time Management” sürecinin adı ise, “Project Schedule Management”şeklinde değişti.

 

 

 

PMBOK 6 ile Gelecek Değişiklikler

PMBOK^® 6. versiyonun 2017 yılı son çeyreğinde çıkması bekleniyor. Yeni kitaba göre güncellenecek olan PMP Sınavlarının ise Ocak 2018’de başlaması ön görülüyor.

Dikkat! Aşağıdaki linklerden yapılan pratikler PMP sınavına hazırlık sürecinde hayat kurtarır:

https://www.projectmanagement.com/PMwars/

https://www.projectmanagement.com/PMchallenge/

1. BİLGİ ALANI VE SÜREÇ DEĞİŞİKLİKLERİ

1)      47 olan süreç sayısı 49’a çıkıyor.

2)      Üç adet yeni süreç eklenirken bir adet süreç de çıkarılıyor.

3)      İki adet bilgi alanının ve altı adet sürecin adı değişiyor.

Eklenen Yeni Süreçler:

Manage Project Knowledge

Control Resources

Implement Risk Responses

Çıkarılan Süreç:

“Close Procurements”. Bu süreçteki fonksiyonlar, “Close Project or Phase” süreci içinde ele alınıyor.

Adı Değişen Bilgi Alanları:

“Project Human Resource Management” sürecinin adı “Project Resource Management” şeklinde; “Project Time Management” sürecinin adı ise, “Project Schedule Management”şeklinde değişiyor.

Adı Değişen Süreçler:

Eski İsim	Yeni İsim
Perform Quality Assurance	Manage Quality
Plan Human Resource Management	Plan Resource Management
Acquire Project Team	Acquire Resources
Control Communications	Monitor Communications
Control Risks	Monitor Risks
Control Stakeholder Engagement	Monitor Stakeholder Engagement

1. CHAPTER VE İÇERİK DEĞİŞİKLİKLERİ

v  Chapter 1’den 3’e kadar olan kısımdaki bilgiler, 2 ayrı chapter’da ele alınıyor. Yeni Chapter 3’de ise Proje yöneticisinin rolü, PMI® yetenek Üçgeni ile bağlantı kurularak adresleniyor.

v  Kılavuz boyunca, süregelen (Ongoing) süreçler ile devamlı olmayan (Non-Ongoing) süreçleri ayrt etmemize olanak sağlayan notasyonlar kullanılacak. Kılavuzda ilk defa böyle bir konsept kullanılıyor.

v  Project Scope ve Product Scope kavramlarına belirgin bir vurgu yapılıyor.

v  Kazanılmış Değer Araç Kiti (Earned Value tool kit), ““Earned Schedule Management” kavramını da içerecek şekilde güncelleniyor.

v  İletişim (Communication, iki insanın iletişimi vb.) ile İletişimler (Communications, iletişim sonucu ortaya çıkanlar, yayınlanmış epostalar vb.)  arasındaki farklılık anlatılıyor. (Buna gerçekten ihtiyaç vardı, kim düşündüyse eline sağlık…)

v  Yeni stratejide “Escalate Responses” sayesinde PY, riski başka bir partiye eskale edebiliyor. Bu durumda ister riski risk register’dan silecek, isterse de listede bırakıp onu “Escalated/Assigned To” olarak sınıflayacak.

v  “Lessons Learned Register”,  ITTO’nun bir parçası olarak yerini alıyor. Proje yöneticileri, bunu sadece proje veya fazların sonunda değil, proje boyunca istedikleri aralıklarda güncellemeleri adına teşvik ediliyor.

v  Bazı alanlarda, zorunluluk belirtmeden ziyade daha isteğe bağlılığı vurgulayan bir dil kullanılıyor. Örneğin, “Kullanılabilecek araçların bir listesi şöyledir. Siz projenize en uygun olduğunu düşündüklerinizi seçebilirsiniz”…

v  13) The PMBOK® Guide itself is taking on more of a voluntary instead of mandatory tone in some areas. For instance, for Requirements Collection, they might now say something to the effect that, “Here is a list of possible choices of tools. Choose any of these that best might fit your current project.”

v  ITTO tablolarındaki girdi ve çıktılar basitleştiriliyor.  Araç ve teknikler ise ana başlıklar altında gruplanıyor.

Sınav için hangi PMBOK® versiyonuna çalışmalıyım?

 

1 Ocak 2018 tarihine kadar sınava girecekseniz, PMBOK 5 versiyonu üzerinden sınava hazırlanmaya devam edebilirsiniz. Yeni kitap sınava Ocak 2018’den itibaren dahil olacak.

 

Kaynak: http://www.pmpegitimi.com/pmbok6-ile-neler-degisiyor/

Orman ve Su İşleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Proje Yönetim Süreci ve Süreç Tanımlama Projesi Sunumu

Orman ve Su İşleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairemizdeki çalışma arkadaşlarımıza, daha verimli çalışmamız için Yeni Proje Yönetim Süreci ve Süreç Geliştirme Projesini anlattık, Başarılı projeler için yola çıkmış olduk.

Yaptığımız sunumda hedeflerimizi, yol haritamızı ve proje planını paylaşmış olduk.

Gazi Üniversitesi, Hitit Üniversitesi ve Kocaeli Üniversitesi Seminerlerim

7 Mayıs Ankara Gazi Üniversitesi , 8 Mayıs Çorum Hitit Üniversitesi ve 25 Mayıs Kocaeli Üniversitesi seminerlerime katılım ve katılımcıların ilgisi çok güzel bir düzeydeydi. Kendilerine Proje Yönetimi, PMI-TR ve Proje Deneyimlerim konusunda bilgi verdim. Onların güncel projelerle ve kariyerlerinde akıllarına takılan sorularla zenginleşen seminerler beni de çok mutlu etti. Özellikle etkinlikler sonrası bana mail atan gençlerin yazdıkları beni daha çok sevindirdi.

Proje yönetimi konusunu daha fazla yerde daha fazla öğrenciye anlatmaya çalışacağım.

Etkinliklerden fotoğraflar:

Gazi Üniversitesi-Ankara/ 7 Mayıs

Ankara Gazi Üniversitesi ABM (Akademi Borsa Merkezi) Proje Yönetim Semineri

Hitit Üniversitesi-Çorum/ 8 Mayıs

Bilgisayar Programcılığı MYO

Çorum Hitit Üniversitesi-Proje Yönetim Semineri

http://www.corumhakimiyet.net/Detay/55817/myo-ogrencilerine-proje-yonetim-egitimi.aspx#.VU5FqU0cTIU

   

Kocaeli Üniversitesi-Kocaeli/ 25 Mayıs

25 Mayıs’da Kocaeli Üniversitesi Bilgisayar Mühendisliği Öğrencileriyle yaptığımız Proje Yönetim seminerine ilgi yüksekti 120 kişinin katıldığı seminer verimli oldu.

 

Proje Yönetimi Seminerlerim

Bu yıl Proje Yönetimi, Proje Yöneticiliği, PMI-TR ve Proje Deneyimlerini anlatacağım seminerlere Mayıs ayında 3 seminerle başlıyorum. Seminerlerdeki izlenimlerimi buradan paylaşacağım.

7 Mayıs 2015 – Gazi Üniversitesi/ANKARA

8 Mayıs 2015-Hitit Üniversitesi/ÇORUM

25 Mayıs 2015 Kocaeli Üniversitesi/KOCAELİ

 

 

 

Sporda Dijital Dönüşüm Projesi

Spor Genel Müdürlüğünün artan ihtiyaçları ve teknolojik gelişmelerin iş süreçlerine uygulanarak kamu hizmetlerinin sorunsuz, hızlı, güvenilir ve sağlıklı işletilmesine imkân sağlaması sebebiyle Spor Genel Müdürlüğünün tüm faaliyetlerini kapsayacak şekilde “Sporda Dijital Dönüşüm Projesi” Kasım 2014 tarihinde başlatılmıştır.

Bu proje kapsamında Gençlik ve Spor Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi ve Spor Genel Müdürlüğü Strateji Geliştirme Dairesi Bilgi İşlem Şubesi personellerinden oluşan 8 kişilik proje ekibi tarafından Spor Genel Müdürlüğünün 25 biriminde yüz yüze yazılım analizi çalışmalarına başlanmıştır.

Tüm bu birimlerde yapılacak detaylı iş analizi çalışmaları sonucunda birimlerin ve faaliyetlerinin ihtiyacı olan teknik gereksinimler ve yazılım gereksinimleri ortaya konup fazlar halinde işlerin önceliğine bakılarak gerekli dijital sistemler devreye alınacaktır.

Bu proje kapsamında yapılan ön analiz çalışmaları 255 sayfalık Analiz Rehberi Raporu olarak konsolide edilmiştir. Bu rapor içeriği Spor Genel Müdürlüğü birimlerinden katılacak 100 kadar personelle “4-5 Nisan 2015 tarihinde Antalya’da yapılacak Rehber Çalıştayı” ‘nda kurum personelinin görüşüne açılacaktır. Görüşler sonucu ortaya çıkacak ihtiyaç önceliği sırasına göre detaylı iş süreç analizleri planlanacaktır. Yapılan planlama sonrası gerçekleştirilecek detaylı analiz çalışmaları sonrasında da süreç iyileştirme çalışmaları için Mayıs ayı sonunda Dönüşüm Çalıştayının daha geniş katılımla gerçekleşmesi beklenmektedir.

Spor Genel Müdürlüğü yazılım ihtiyaçlarının fazlar halinde analiz edilerek geliştirileceği bu projede ilk faz çalışmalarının 2015 yılı 3.çeyreğinde, ikinci faz çalışmalarının 2015 yılı sonunda ve ağırlıklı olarak sunulan hizmetlerin e-devlet hizmetine dönüştürülmesinin hedeflendiği üçüncü faz çalışmalarının da 2016 yılı ilk yarısında bitirilmesi hedeflenmektedir.

Bu proje kapsamında yapılacak çalıştay için biz BABOK’ın ilgili bölümünü rehber edindik.

Yine çalıştay sonuçlarını sizinle buradan paylaşacağım.

KYK Değişim ve Dönüşüm Çalıştayı ve Tekniğimiz

PMBOK ve BABOK’dan yararlanarak yönettiğimiz ve yönlendirdiğimiz projemizde; Gereksinimlerin netleştirilmesi için Süreç İyileştirme aşamasında Çalıştay ile çalışmalarımıza devam ediyoruz.

Çalıştayımızda uygulayacağımız tekniğin detaylarını aşağıdaki gibi belirledik.

1.ADIM GENEL BİLGİ VERME

Süresi: 10 dk.

Süreçlerden sorumlu Proje Analisti sürecin kapsamı, işleyişi ve paydaşları hakkında bilgi verir.

Salon Koordinatörü uygulanacak tekniği katılımcılara anlatır.

2.ADIM SORUNLARI TESPİT ETME

Süresi:20 dk.

İlk 10 dakika; Masalardaki Proje Analistleri ve raportörler daha önceden tespit ettikleri sorunları masadakilerle paylaşır. Raportörlerin koordinasyonunda, masa katılımcıları kendilerine dağıtılan süreçlerin aşamaları bazında sarı renkte post-it’lere süreçte gördükleri sorunları her soruna bir kağıt olacak şekilde keçeli kalemle büyük harfle kısa özet şeklinde yazar. Proje analistleri, raportörler ve salon koordinatörleri katılımcılara yardımcı olur.

Son 10 dakika; Proje Analisti balık kılçığı tekniğini kısaca tarif ettikten sonra masa katılımcılarının bulduğu sorunları post-it’lerden sesli okuyarak, balık kılçığı diyagramını yeterince büyük şekilde duvarda ayrı bir alana yapar. Raportör Balık kılçığındaki sorunları ve kırılımları Süreç Aşamalarına göre detaylı numaralandırarak not alır. Bu notları ayrı bir yerde herkesin göreceği şekilde yazılır. Salon koordinatörleri masalar arasında varsa farklı sorunlar diğer masalarında kılçığına bu farklılıkları yazmasını sağlar.

3.ADIM ÇÖZÜM BULMA

Süresi: 30 dk.

İlk 15 dakika; Masa katılımcıları tespit edilen her soruna karşılık sorun numarasıyla beraber çözüm önerisi özetini her post-it kağıdına bir çözüm önerisi gelecek şekilde yazar. Proje analistleri, raportörler ve salon koordinatörleri katılımcılara yardımcı olur.

Son 15 dakika; Proje Analisti yazılan çözümleri aşama bazında sorun numarasına göre sırayla okuyarak masa katılımcılarına oylamaya sunar, raportör sorunlara karşılık gelen önerileri oylarıyla beraber not alarak sıralar. Çözüm önerilerinin fazla olması durumunda raportör en fazla oy alan 5 öneriyi (eşitlikle sayı artabilir) masa kararı olarak 4.Adımda dile getirebilir.

4.ADIM ÇÖZÜMLERİ KONSOLİDE ETME

Süresi: 30 dk.

Salon koordinatörleri süreç aşamalarına göre sırayla masa raportörlerine söz vererek çözüm önerilerini salon raportörüne not aldırır. Alınan notlar salon katılımcılarına sesli ifade edilerek varsa görüş ve itirazları çok uzun tutulmadan değerlendirilerek not alınır.

Gerekli Malzemeler:

1. Katılımcı sayısının 2 katı kadar sarı ve beyaz (iki farklı renkte ), ortalama avuç içi büyüklüğünde (76X127) POST-IT Not Kağıdı
2. Katılımcı sayısından 50 fazla Siyah Keçeli Kalem
3. Masa Sayısı kadar Duvar Alanı, Flip Chart, 2 katı kadar iki farklı renkte Tahta Kalemi
4. Masa Sayısı kadar Proje Analisti, Masa Raportörü, Laptop (Raportör Kullanımı için)
5. Salon Sayısı kadar Salon Koordinatörü, Salon Raportörü

 

BALIK KILÇIĞI TEKNİĞİ

Balık kılçığı diyagramı, bir örgütün süreçlerinde ve sistemlerinde ortaya çıkan problemleri ve bu problemlerin doğmasına neden olan temel sebepleri belirlemeye yardımcı olur. Bu yapıda, temel problemleri doğuran nedenlerin yanı sıra bu nedenlerin nedenleri de analize tabi tutulur. Analizin sonucunda problemler kökenlerinden itibaren çözülmeye başlanır.

Örnek Çıktı Şablonu

SÜREÇ İSMİ
Aşama1			Aşama…			AşamaN
Sorun1	Çözüm1	Oy Sayısı	SorunN	Çözüm1	Oy Sayısı	SorunN	Çözüm1	Oy Sayısı
	…	Oy Sayısı		…	Oy Sayısı		…	Oy Sayısı
	ÇözümN	Oy Sayısı		ÇözümN	Oy Sayısı		ÇözümN	Oy Sayısı
SorunN	Çözüm1	Oy Sayısı	SorunN	Çözüm1	Oy Sayısı	SorunN	Çözüm1	Oy Sayısı
	…	Oy Sayısı		…	Oy Sayısı		…	Oy Sayısı
	Çözüm1	Oy Sayısı		Çözüm1	Oy Sayısı		Çözüm1	Oy Sayısı

Ways to Earn PDUs

For all PMI certifications except the CAPM^®, you are required to adhere to the Continuing Certification Requirements (CCR), which support ongoing professional development through education and giving back to the profession.

Fortunately, there are plenty of opportunities to earn professional development units (PDUs) toward maintaining your credential(s).

While courses and seminars are ideal ways to stay up-to-date with project management best practices, many other activities occurring in your daily professional life may count toward PDUs, too.

Continue Your Education

1. E-Learning : PMI’s e-learning increases your understanding of project management by applying real-world knowledge through simulations. These include our eSeminarsWorld^® courses and our Publication Quizzes. E-learning also offers flexibility with your schedule.
2. PMI Community Offerings : Our chapters and communities of practice hold events, meetings, webinars and educational sessions. PMI members can join these communities and take advantage of their offerings.
3. The PDU Advantage Program gives PMI members the opportunity to earn PDUs quickly and at no additional cost through their PMI membership. Start now by viewing PDU earning opportunities available as part of PMI membership. Not a member? Join now.
4. MyPMI Mobile App: Are you a current member? Take charge of your information with the myPMI Mobile App. Now available from iTunes and Google Play.
5. PMI^® Global Congresses and Regional Events : Attend a congress or regional event and learn, network and get inspired.
6. SeminarsWorld^® : Held throughout the year, SeminarsWorld events provide in-depth coverage of a single topic for beginning, mid-level and experienced project professionals.
7. Registered Education Provider (R.E.P.) Courses : There are more than 1,100 PMI R.E.P.s worldwide who offer courses that are pre-approved for PDUs.
8. Self-Directed Learning: PMI will recognize activities that involve personally conducted research or study, including discussions or coaching sessions with colleagues or clients. Such activities should make use of informational materials like CD-ROMs, articles, books, videos or instructional manuals.
9. Educational Programs by Outside Providers: PMI recognizes relevant educational activities or programs offered by organizations not registered with PMI.

Give Back to the Profession

1. Create new content. Write project management-related books and articles for professional print or electronic publications, including PMI’s numerous publications or our Knowledge Shelf. If you’re web savvy, write a blog for your company or organization, or present a podcast or webinar. Check out PMI’s Voices on Project Management blog.
2. Volunteer: Earn PDUs for providing your professional services to an organization or group outside of your employer; this includes any elected offices you hold for a project management organization. PMI also has many volunteer opportunities.
3. Do Your Job: When you practice project (project scheduling, risk, or program) management professionally, you can claim PDUs. If you work every day as a project manager, this counts toward credential maintenance.

All activities must be related to project management topics that are substantially consistent with the knowledge areas and processes outlined in the latest edition of A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK^®Guide) and involve appropriate expert resources.

Resource: http://www.pmi.org/Certification/Ways-to-Earn-PDUs.aspx

 

Projelerde Paydaş Yönetimi Süreci

Projelerde Sorumluluk Atama Matrisi (Responsibility Assignment Matrix (RAM)) İş Analizi ve Proje Yönetimi süreçlerinin olmazsa olmaz unsurlarından bir tanesidir. Sorumluluk Atama Matrisi Projede görev alacak Ekibi Üyelerini belirlemekte ve Proje kapsamındaki görevlerini tanımlamaktadır. Gereksinim Toplama, Gereksinim Yönetimi ve İletişimi süreçlerinde İş Analistleri Paydaşlar ile birlikte çalışmakta ve bu kapsamda Paydaş Yönetiminde en önemli görevler İş Analistlerine düşmektedir. Bu yazımızda başarılı bir Paydaş Yönetimi gerçekleştirmek için tavsiyelerimizi sizlerle paylaşacağız.

1. Paydaşlarımız kimlerdir?
Paydaş belirleme süreci kolay bir görev olarak gözükmekle birlikte her zaman atlanan paydaşlar olabilmektedir. Özellikle Projeden doğrudan etkilenmeyen organizasyon üniteleri veya kişiler Paydaş belirleme sürecinde unutulmaktadır. Proje çıktısı ürün veya hizmet ile doğrudan bağlantısı olmayan ama dolaylı olarak ürün veya hizmet ile ilgili bilgilerden etkilenen paydaşları gerek Paydaş Belirleme sürecinde gerekse Gereksinim Toplama sürecinde mutlaka Projeye dahil etmek için dikkatli analiz yapmamız gerekmektedir.
2. Paydaş Beklentilerini nasıl yöneteceğiz?
Proje Yönetmek sadece kaynakları, kapsamı, zamanı ve riski yönetmek demek değildir. Proje Yönetmek aynı zamanda beklentileri yönetmek demektir. Paydaşların beklentileri Proje çıktısı olan ürün veya hizmet ile ilgili olup, beklentileri tespit etmek “çözümden ne bekliyorsunuz” sorusu ile mümkün olsaydı biz İş Analistlerinin işi çok daha kolay olurdu. Beklentilerin toplanması çoğu zaman atlatmaktadır ve genellikle kendi tecrübelerimiz doğrultusunda tamamen göreceli olarak beklentiler ile ilgili varsayımlar oluşturmaktayız. Paydaşların Proje ile ilgili beklentilerini sahiplik, ilgi, etik ve yasal olmak üzere dört temel kavram altında toplayabiliriz ve bu beklentiler göz ardı edilemeyecek niteliktedir.
3. Paydaş Grupları ile İletişimimizi nasıl yönetmeliyiz?
Paydaşların projeye ilgi düzeyi ve Proje üzerine olası etkisi Paydaş Yönetimi sırasında odaklanacağımız kitleyi ve yönetim tarzımızı belirlemekte kullanılmakta olup, bu model Paydaş Yönetimi sırasında dikkate almamız gereken temel unsurlardan bir tanesi olan aciliyetin etkisini göz ardı etmektedir. Aciliyet boyutunu Paydaş Etkisi ve İlgisi Izgara Şemasına (Stakeholder Influence and Interest Grid) eklediğimiz takdirde Güç Meşrutiyeti ve Aciliyeti Modelini (Power Legitimacy and Urgency Model) elde etmiş oluruz. Bu model önceliklerin doğru anlaşılması ve odak noktalarının doğru belirlenmesinde daha gerçekçi bir analiz fırsatı sunmaktadır.
4. Verimli Paydaş İletişimini nasıl oluşturabiliriz?
Paydaş İletişiminin Paydaş ihtiyaçlarına uygun olarak planlanması gerekmektedir. İletişimi doğru yönetebilmek için Proje Planlama sürecinde Paydaş gruplarının hangi bilgiyi, hangi detayda, hangi sıklıkta istediğinin analiz edilmesi gerekmektedir. Gereksinim Yönetimi sürecinden sorumlu İş Analistlerinin bu planlamayı Paydaşlar ile birlikte gerçekleştirmesi gerekmektedir.
5. Paydaşlarımızın zaman ayırmasını nasıl sağlayabiliriz?

Zaman yönetimi özellikle projelerde görevlendirilmiş paydaşların operasyonel sorumlulukları devam ediyorsa problem oluşturan konulardan bir tanesidir. Müzakere ve biraz zorlama ile paydaş katılımını güvence altına almak genellikle gereklidir.
6. Değişim sürecinde Paydaşlarımıza nasıl yardımcı olabiliriz?
Tüm Projeler değişimi tetikler. Değişim yönetimi kapsamında kullanılabilecek etkili yollardan bir tanesi ADKAR Yaklaşımıdır. ADKAR yaklaşımı Farkındalık (Awareness), İstek (Desire), Bilgi (Knowledge), Yetenek (Ability), ve Destek (Reinforcement) unsurlarının oluşturulmasına dayanmakta olup, değişim yönetiminde basit, güçlü ve amaç odaklı bir yöntemdir. Proje başarısı için biz İş Analistlerinin Paydaşlarımızı ve Organizasyonumuzu değişime hazırlamamız gerekmektedir.
7. Paydaş Yönetimi başarısına birey olarak nasıl katkı sağlarız?
Yapılan çalışmalar yapıcı, destekleyici ortamın sağlandığı ve takım ruhunun oluşturulduğu ortamlarda iş sonuçlarına daha hızlı ulaşıldığını ve iş kalitesinin artığını göstermektedir. Projelerde de paydaşlar arasında kurulacak yakınlık, sosyal ilişkiler, güven ortamı ve takım bilinci Paydaş Yönetimi Başarısı ve dolayısıyla Proje Başarısı üzerinde doğrudan etki etmektedir.
8. Paydaşlarımızın birey olarak ihtiyaçları nedir?

Projeler üzerinde kaynak, zaman ve maliyet açısından ciddi baskılar söz konusudur. Çoğu zaman bu kısıtları göz önünde bulundurarak kendimizi ve Projeyi koruma altına almak adına daha yanlı bir tutum sergileyebiliyoruz. Ancak, Paydaş gereksinimlerini ve beklentilerini doğru tespit edebilmek ve yönetebilmek için Paydaş bakış açısı ile Projeye bakabilmeyi becermemiz gerekmektedir. Bunu yapabildiğimiz takdirde, Paydaşların güven duygusu, katılımları ve destekleri artacak sonuç, Proje Başarısı üzerine pozitif etki yaratacak.

 

Kaynak:http://www.thebasolutions.com/blog-projelerde-paydas-yonetimi-sureci-basarisi-72

Proje Yönetim Ofisi Unsurları

Proje yönetim ofisini hayata geçirmeden önce,  ilk olarak proje yönetim ofisinin ne için var olacağına ve kapsamına karar vermelisiniz. Bu temel unsurlar olmadan geri kalan yapacağınız tüm faaliyetler tehlikeye düşecektir. Bu size yaptıklarınızda ve yapacaklarınızı neden ve niçin yaptığınızı net bir şekilde anlatmanızda  yardımcı olacaktır. Bu bilgiler herkesin (müşteriler, paydaşlar ve kendi personeliniz) ortak beklentisidir.

Aşağıda Proje yönetim ofisini tanımlamakta kullanılan belli başlı bileşenleri göreceksiniz.

Misyonumuz: Proje yönetim ofisinin ne olduğunu nasıl çalıştığını ve kimler için çalıştığını tanımlayın. Proje yönetim ofisine düzen ve mantıklı süreçler kazandırmak işletme için önemli bir değerdir. Proje yönetimi ofisi misyonunuz için şöyle bir örnek verilebilir : “Acme” Proje yönetim ofisi yöneticilerini projelerini daha hızlı ve daha yüksek kaliteyle sunmalarını için desteklemektedir.

Sponsor: Hemen hemen tüm organizasyonlar sponsor desteğinden yararlanamamaktadır ancak proje yönetim ofisi sponsor desteğine sahiptir. Sponsor genellikle proje yönetim ofisi fonlarından sorumlu olan kişidir ve birçok durumda sponsor proje yönetim ofisinin bildirdiği yöneticidir.

Müşteriler: Müşteriler sizin proje yönetim ofisinizin sağladığı servis ve hizmetlerden yaralanan ana bireyler ya da gruplardır.Birçok paydaşınız olmasına rağmen müşterilerinizin kim olduğunu tespit etmek çok önemlidir. Proje yönetim ofisi iş hedeflerini ve müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamak için müşterilere gereken önemi vermelidir.

Paydaşlar(Ortaklar): Bunlar proje yönetim ofisinin sağladığı ürün yada hizmetlerin kısmi hisselerine sahip kişi veya kişi gruplarıdır. Organizasyonun içinde çalışabilirler ancak tam olarak proje yönetim ofisi çatısı altındadır diyemeyiz.

Amaç: Amaç kısa süre içinde ya da belirli süreye kadar proje yönetim ofisinin neleri başaracağını gösteren, tanımlayan bir ifadedir. Amaçlar yazılı bir şekilde bulundurulmalıdır ki dönem sonu gelindiğinde bu amaçlara ulaşıp ulaşılmadığı değerlendirilebilsin.

Ürünler / Hizmetler: Ürünler proje yönetim ofisinin ürettiği somut ögelerdir. Servisler ise somut bir öge ile sonuçlanmayan ancak paydaşlara yada müşterilere verilen hizmetleri temsil eder. Hizmetler diğer insanlarla sürekli iletişim halinde kalınarak insanların ihtiyaçlarının karşılanması sonucu ortaya çıkan değerdir.

NOT: Bir organizasyon değerlendirilirken proje yönetimi ofisinin sunduğu ürünler ve hizmetler göz önünde bulundurulmalıdır.

Geçici Faaliyetler: Geçici faaliyetler proje yönetim ofisini uygulamak için gerekli olan belirli faaliyetler ve projelerdir. Eğer proje yönetim ofisi yeni ise bu faaliyetler yeni çalışanlar ve organizasyon için düzenlenmelidir. Bu faaliyetler daha önceden organizasyon değerlendirilirken ortaya konulan ürün ve hizmetleri oluşturmak için tasarlanmıştır.Organizasyonun diğer yönleri ise şöyle tanımlanabilir: proje yönetim ofisi vizyonu , ilkeleri , hedefleri ,becerileri, rolleri ve sorumlulukları.

Kaynak: Proje Eğitim Merkezi-PEM

http://www.projeegitimmerkezi.com/bdetail-d-122-proje-yonetim-ofisinipmo-tanimlayan-7-element